Toda empresa precisa de uma sala de reunião. Ela é o local em que todos podem se reunir, seja para discutir novas ideias, seja para acertar os próximos passos de um plano de negócios.

Esse espaço também é perfeito para receber clientes, parceiros de negócios e realizar videoconferências. Trata-se, afinal, de um ambiente dinâmico que não se resume a uma grande mesa, cadeiras e um projetor.

Por isso, é necessário pensar em criar um espaço que consiga oferecer toda a funcionalidade e o conforto nesse ambiente colaborativo. Pensando nisso, elaboramos este post com 7 dicas para você montar uma sala de reunião perfeita na sua empresa. Acompanhe!

1. Escolha a mesa de reuniões seguindo alguns critérios

A mesa é o ponto focal dominante da maioria das salas de reunião. Para escolher aquela ideal para o seu espaço, considere quatro pontos: formato, função, espaço e estilo.

Formato

Pode parecer bobagem, mas o formato de uma mesa de trabalho pode influenciar o comportamento daqueles que a utilizam. Mesas circulares, por exemplo, ajudam a eliminar distrações mantendo o foco da equipe. Mesas quadradas e retangulares têm impacto semelhante às circulares, mas funcionam melhor em espaços pequenos.

Função

O nome é sala de reunião, mas as funções associadas a esse espaço são diversas. A mesa precisa refletir essa multifuncionalidade e atender melhor aos usuários. Optar por um móvel com portas de entrada para a conexão de notebook e outros equipamentos é indispensável hoje em dia.

Espaço

O ideal é que exista uma distância mínima de aproximadamente um metro e meio entre a mesa e a parede para que as pessoas consigam sentar e se levantar com facilidade. Outra dica é pensar na relação entre a metragem da mesa e o número de pessoas. Uma mesa de 3 metros de comprimento geralmente acomoda 12 pessoas, enquanto uma mesa de 1,8m comporta 6 pessoas.

Estilo

Como as mesas são as estrelas das salas de reuniões, opte por uma peça que consiga refletir o perfil da sua empresa tanto para os colaboradores quanto para o público externo.

2. Escolha cadeiras confortáveis

Reuniões têm hora certa para começar, mas podem se estender por muito tempo. Logo, é preciso pensar nas cadeiras certas no momento de montar a sua sala.

Para que o ambiente ofereça as condições de conforto e produtividade necessárias, invista em ergonomia. Também é importante considerar o espaço disponível e se há a quantidade necessária de cadeiras para os participantes.

Por fim, escolha cadeiras que conversem com o estilo da mesa.

3. Prepare sua sala de reunião para videoconferências

A tecnologia trouxe uma nova dinâmica para as reuniões e comunicações das empresas com outras localidades por meio das chamadas de vídeo.

Os equipamentos essenciais para você transformar a sua sala de reunião em um espaço para a videoconferência são os seguintes.

Monitor

Você pode utilizar uma tela de projeção, televisor ou mesmo um monitor de computador. Lembre-se que quanto melhor for a qualidade da tela, melhor é a comunicação visual.

Câmera

O tipo de câmera varia de acordo com o tamanho do espaço e com o enquadramento desejado.

Microfone

Instale microfones de mesa específicos para videoconferências. Eles garantem uma qualidade de áudio superior e conseguem captar a voz de todos os participantes.

Amplificadores

Se a sala de reunião comportar muitas pessoas, esses equipamentos ajudam a distribuir melhor o som para que todos consigam ouvir com clareza.

Conexão

Certifique-se de que a conexão com a internet permita uma comunicação sem interferências ou interrupções.

Além disso, você precisa pensar na iluminação do local para evitar a sombra nas imagens. Você pode utilizar cortinas e persianas, pois elas ajudam a evitar que a luz externa interfira na visualização da tela.

4. Garanta a conectividade do espaço

Com tanta tecnologia utilizada nos ambientes para reuniões, é fundamental pensar nas conexões e fontes de energia dos equipamentos.

O primeiro passo é fazer uma lista de todos os recursos que serão utilizados na sala para verificar se a instalação dos equipamentos será atendida com as tomadas e os conectores já disponíveis no espaço.

Se for o caso, incremente o número de tomadas. Lembre-se que além dos laptops, projetores e das telas, outros dispositivos também precisam de uma fonte de energia. Não se esqueça de criar entradas VGA, HDMI e para dispositivos de armazenamento.

Outra solução que pode facilitar a conectividade e um bom uso das tecnologias é organizar os aparelhos eletrônicos das salas de reunião em um sistema integrado. Basta um controle remoto para ativar todos os equipamentos para uma videoconferência.

Um ponto de telefonia também é um recurso importante durante as reuniões. Ele pode se conectar ao microfone da videoconferência e ser utilizado para reuniões em áudio, por exemplo.

Por fim, evite problemas de internet oferecendo uma boa conexão na sala. Dependendo do tamanho e da estrutura da sua empresa, é interessante que o espaço tenha uma rede de internet dedicada com Wi-Fi para os usuários.

5. Pense no isolamento acústico do ambiente

A sala de reunião é frequentemente utilizada como um espaço onde são tratados assuntos confidenciais. O inverso também pode ser um incômodo. Sons externos prejudicam o andamento das atividades no espaço — daí a importância de se pensar na acústica.

São muitas as alternativas para o isolamento acústico. Para a absorção das ondas sonoras, é possível inserir uma espuma ou outro material entre as paredes. Outra opção menos onerosa é o uso de carpetes, pois eles impedem o vazamento de sons.

6. Opte por tons sóbrios para as paredes

As cores são um elemento importante em qualquer espaço, mas em uma sala de reunião elas podem influenciar na produtividade da equipe.

O ideal é o uso de cores sóbrias, como os tons neutros, pastel e brancos, que transmitem a impressão de um ambiente iluminado e limpo. Tons de azul-claro também podem ser usados, pois conferem seriedade e calma à sala.

Atenção: mesmo que a sua empresa tenha um perfil mais descontraído, mantenha a sobriedade nas cores. Tons mais vibrantes cansam a visão após um longo período, causando dispersão.

7. Não se esqueça da climatização

Equilíbrio é a palavra-chave na hora de se pensar na climatização adequada para uma sala de reunião eficiente.

Evite ventiladores, uma vez que eles geram barulhos que podem atrapalhar o andamento das reuniões ou espalhar os papéis pela mesa. Um equipamento de ar-condicionado é o mais indicado porque mantém a temperatura agradável em dias quentes ou frios.

Neste post você aprendeu a montar o espaço de reuniões do seu negócio e viu como soluções aparentemente simples podem tornar o ambiente mais eficiente sem abrir mão do conforto dos usuários.

Gostou das nossas dicas para montar uma sala de reunião perfeita na sua empresa? Então, descubra também como aumentar a produtividade no trabalho!