O orçamento de compras on-line é fundamental para garantir o controle financeiro da empresa, a reposição de materiais e a boa gestão dos recursos usados na corporação.
Hoje em dia, com as facilidades da Internet, é possível realizar esse processo com agilidade e eficiência. Mas os desafios não acabam aí: é preciso seguir alguns passos importantes para não errar na sua avaliação e nem sair perdendo no final.
Quer saber como fazer um orçamento de compras on-line corretamente? Confira o nosso post e entenda mais sobre o tema!
O que é o orçamento de compras on-line?
Sempre que a companhia faz uma compra, ela precisa realizar uma pesquisa para saber o preço dos itens que pretende adquirir. É importante, também, que a corporação pesquise vários fornecedores e compare os preços e a qualidade dos produtos.
Esse processo é o orçamento de compras, que deve ser realizado para qualquer tipo de aquisição. Assim, quando se trata de operações em lojas virtuais, esse importante procedimento não pode ser deixado de lado.
O diferencial das compras on-line é a comodidade e a praticidade. Apesar disso, o processo exige um cuidado a mais para que a empresa não perca o controle dos gastos e realmente trabalhe com um fornecedor de confiança.
Sem fazer o orçamento, a corporação não consegue administrar bem as suas finanças, pois ela faz aquisições de forma pouco organizada. Basicamente, ela aceita as condições do primeiro fornecedor e corre o risco de se assustar com os valores a serem pagos no final do processo.
Por isso, é importante que o processo de compra seja feito em tempo hábil e não de última hora, para que a organização evite prejuízos. Assim, dá para fazer o orçamento com diversos fornecedores e considerar vários fatores de peso para tomar a decisão.
Qual a importância de fazer o orçamento de compras on-line?
O orçamento de compras é a avaliação do custo das aquisições para a empresa. Ele é fundamental para estabelecer um bom controle dos gastos e ajudar a manter a saúde financeira do empreendimento.
Se a organização não faz uma boa gestão das aquisições, ela pode ter uma série de prejuízos. Poucas pesquisas feitas ocasionam preços mais elevados e piores condições de pagamento.
Produtos excessivamente baratos também podem apresentar má qualidade. Em pouco tempo, a organização terá que comprar novamente as mesmas mercadorias com outro fornecedor, para repor as peças ruins adquiridas.
Assim, o orçamento de compras ajuda a detectar problemas e evitar danos para o empreendimento, além de ele abrir a possibilidade de pesquisa para melhores condições de pagamento.
Como fazer esse orçamento?
Chegar à projeção dos custos costuma ser uma das etapas mais complexas do orçamento empresarial. Considerando isso, organizamos algumas dicas para ajudá-lo no orçamento de compras virtuais. Confira a seguir!
Faça um bom planejamento
O primeiro passo é planejar quais serão as mercadorias compradas. Para isso, faça um levantamento das necessidades de reposição no empreendimento. Cada setor pode enviar para o profissional responsável uma mensagem contendo os itens de necessidade (como papel, canetas, corretivos, organizadores etc.). É importante, também, indicar o número necessário de cada item.
Nesse momento, aproveite para coletar um feedback da equipe: os materiais utilizados anteriormente foram de boa qualidade? Veja a aprovação dos funcionários e, caso eles não aprovem os recursos utilizados, procure itens diferentes na nova compra.
A lista de produtos que precisam ser adquiridos deve estar de acordo com o orçamento que a empresa tem disponível. Assim, é preciso sintonizar as informações com os dados do setor financeiro, como os valores acumulados em caixa e a previsão de recebimentos.
Desse modo, é possível calcular a quantidade real de dinheiro disponível para realizar novas aquisições.
Peça cotação para, pelo menos, 3 fornecedores
A cotação é o processo de ver os preços, somar valores e verificar quais são as condições de pagamento em cada fornecedor. Esse procedimento deve ser realizado em, pelo menos, 3 fornecedores distintos. Lembre-se de não se ater apenas ao preço. É preciso procurar qualidade e condições favoráveis para quitar os débitos.
É preciso manter o cadastro de fornecedores atualizado e estudar o mercado antes da efetivação da compra. Veja as vantagens e desvantagens de cada negociante.
Defina critérios de seleção e analise
Com critérios específicos, como preço, qualidade e condições de pagamento, faça uma análise de qual fornecedor será selecionado. Você pode, também, considerar outras variáveis, como prazo de entrega e confiança.
Evite repetir negociações com fornecedores que apresentaram algum problema em operações passadas. Artigos que demonstraram baixa qualidade ou que vieram danificados, atrasos que podem ter gerado prejuízos ou, às vezes, negociações que foram muito difíceis não precisam ser repetidos. Considere todos esses fatores antes de tomar uma decisão.
Faça negociações e efetue a compra
Após fazer a escolha, contate o fornecedor e realize a negociação. Busque estabelecer condições melhores de pagamento, minimizar preços e obter prazos mais vantajosos. Veja a possibilidade de ter um desconto ao pagar à vista e se há em caixa dinheiro disponível para fazer a compra dessa forma.
Acompanhe os resultados
Agora é importante observar os efeitos da compra. Verifique se o fornecedor atendeu a condições preestabelecidas, como a data de entrega e se houve a necessidade de fazer uma reclamação ou algum problema desse tipo.
Ao longo do tempo de uso do material, acompanhe a aprovação ou reprovação da equipe pelos itens adquiridos. Ou seja, busque um feedback dos colaboradores, para saber se você continuará comercializando com o fornecedor escolhido.
Contar com materiais de qualidade na corporação é fundamental para garantir um bom desempenho do negócio no mercado. Ao fazer novas aquisições para a corporação pela Internet, é importante realizar o orçamento das compras. Para isso, é imprescindível pesquisar os fornecedores e buscar saber preços e condições de pagamento.
Nesse processo, a organização deve considerar vários critérios, como apresentação do produto, qualidade, preço, condições de pagamento, prazo de entrega e confiança no fornecedor.
Gostou de aprender a fazer o orçamento de compras on-line? Então, aproveite e entre em contato com a nossa empresa. Teremos satisfação em atendê-lo!
