A aquisição de itens para fabricar mercadorias ou vendê-las para o público-alvo é uma atividade bastante importante para as empresas. Afinal, uma boa negociação possibilita oferecer um preço atraente. Por isso, em um cenário de instabilidade econômica, a solicitação de compras ganha um papel crucial para a manutenção e o crescimento de um negócio.

Neste post, destacaremos como o processo de aquisição de produtos funciona, a importância desse procedimento para uma companhia, as atividades para implementá-lo e a elaboração do fluxograma de compras. Confira!

Saiba o que é o processo de compras

Essa iniciativa consiste no trabalho direcionado para adquirir bens e serviços de fornecedores. Ela deve ser executada por profissionais qualificados e que estejam atentos às principais tendências do mercado. Afinal, qualquer equívoco em um investimento pode comprometer a saúde financeira do negócio.

Além disso, a escolha de um fornecedor ruim pode afetar a imagem de uma empresa. Por isso, a administração das compras deve ser uma prioridade para qualquer corporação para que as etapas sejam devidamente planejadas e comunicadas para os funcionários.

Entenda a importância da solicitação de compras

Ao definir as fases de um processo para a aquisição de mercadorias e serviços, as organizações promovem uma relação mais transparente com os fornecedores e ficam mais protegidas contra fraudes e cartéis.

Há, também, outras vantagens obtidas pelas empresas ao mapear as atividades e solicitação de compras, por exemplo:

• aumentar o poder de negociação;
• adotar uma política de preços mais inteligente;
• definir os responsáveis pelos trabalhos de aquisição de bens e serviços;
• documentar as atividades realizadas, facilitando a melhoria contínua do processo;
• ter mais velocidade na compra de itens (impressoras, computadores etc.);
• reduzir despesas.

Veja como implementar

A primeira medida para adotar um processo de compras é fazer uma análise da cadeia de suprimentos. Ou seja, verificar os materiais de que a companhia realmente precisa para manter as atividades. Esse trabalho também deve avaliar a capacidade do estoque e a demanda da empresa.

Outra ação importante é definir os funcionários que serão responsáveis por cada solicitação de compras. O ideal é que eles sejam capacitados para utilizar um sistema de gestão de pedidos, em que podem conferir, em tempo real, o nível do estoque e o tempo gasto para as mercadorias chegarem à empresa.

Também é vital fazer uma escolha adequada dos fornecedores. Afinal, não adianta optar por quem vende barato, pois o atraso na entrega e um produto ruim são fatores que afastam os clientes e dificultam bastante a manutenção do negócio.

A recomendação é que o processo de compras possa ser revisto periodicamente. Dessa maneira, a empresa tem mais condições de avaliar o que pode ser melhorado e minimizar eventuais gargalos.

Compreenda como montar um fluxograma

Para o processo de compras ser bem construído, é interessante elaborar um fluxograma. Nele, devem aparecer todos os responsáveis por um pedido (solicitante, fiscal do contrato, gestor do estoque etc.).

Essa ferramenta é uma maneira de monitorar como estão sendo feitas as aquisições de itens (canetas, lápis etc.) e de serviços em uma empresa. À medida que as etapas são devidamente construídas e controladas, menores serão as possibilidades de erro.

Por meio de capacitações ou atualizações na intranet, é possível mostrar para os empregados como está funcionando o fluxograma de cada solicitação de compras. Mas, para isso, é fundamental que todos entendam a importância desse mecanismo para o desenvolvimento da companhia.

As empresas devem procurar sempre a melhoria contínua, com o objetivo de aperfeiçoar a solicitação de compras. Uma organização deve buscar ser o mais eficiente possível, porque os consumidores querem respeito e serviços de alta qualidade.

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