Já reparou que temos cada vez mais obrigações e, com isso, parece que estamos sempre correndo atrás dos prazos e desejando que o dia tivesse mais horas para dar conta de tudo?

Não parece, mas boa parte dessa sensação é decorrente do excesso de informação pela qual somos bombardeados a cada minuto, das mais diversas fontes. Além disso, não podemos esquecer da procrastinação, que faz com que as tarefas nem tão interessantes assim sejam empurradas para frente, até se tornarem inadiáveis.

Quer mudar isso? Então, conheça o método GTD, que pode trazer muitos benefícios para a sua rotina e aumentar a sua produtividade. Acompanhe!

O que é o método GTD?

O Método GTD (sigla em inglês para Getting Things Done), foi proposto pelo norte-americano David Allen, uma espécie de guru da produtividade.

Allen, depois de experimentar diversas técnicas e estudar sobre o assunto ao longo da vida, organizou suas descobertas e aprendizados no livro “A arte de fazer acontecer: Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse”. Desde então, a obra se tornou uma referência do método.

No entanto, o GTD não se resume a uma simples forma de listar as tarefas do dia ou a uma maneira de otimizar as horas disponíveis. E isso tem relação tanto com a forma como encaramos o conceito de produtividade, quanto pela forma de vermos o mundo.

Produtividade não significa apenas fazer mais — quem passa 12 horas trabalhando certamente fará mais. A questão é fazer mais utilizando menos recursos, seja tempo, mão de obra ou mesmo material. Do mesmo modo, não adianta produzir muito se essa produção tiver uma qualidade abaixo do aceitável.

Todavia, essa busca incessante pelo aumento da produtividade, unida com o excesso de informações da nossa rotina, conduz a uma insatisfação permanente por, supostamente, não cumprirmos todas as obrigações que nos são impostas. Nesse contexto é que entra a filosofia por trás do método GTD.

Para entender melhor, vamos imaginar um computador e sua memória RAM. Esse tipo de memória é utilizado pelos computadores para executar tarefas temporárias: funciona como se fosse uma mesa de trabalho.

Uma memória RAM de muitos GB permite que diversos itens sejam colocados sobre a mesa ao mesmo tempo, enquanto uma pequena logo fica sem espaço, travando o sistema e impedindo que novas atividades sejam feitas.

Um processo similar ocorre em nossa mente quando estamos saturados. Diante do excesso, perdemos a capacidade de focar a atenção no presente e em todas as atividades que precisam ser realizadas.

Por isso, o objetivo do GTD é esvaziá-la das informações desnecessárias para o momento e, assim, aumentar a atenção, o foco no presente e a capacidade de tomar decisões.

Quais são as etapas desse método?

Para que o método GTD cumpra com o seu objetivo e mude a forma como cada um lida com as informações e suas obrigações, existe uma série de etapas a serem cumpridas. Além de facilitarem a organização, essas etapas reforçam a ideia de que a implementação do método demanda tempo para a adaptação.

Dito isso, confira quais são os degraus a serem percorridos.

Captura

Esse primeiro passo tem relação com a noção de que o nosso cérebro não foi concebido como um mero depósito de informação.

Por isso, é necessário transferir aquilo que é importante para um local seguro e confiável. Ou seja, é preciso colocar tudo no papel ou em um suporte digital, quando isso envolver arquivos eletrônicos.

Com isso, a preocupação em esquecer algo importante diminui consideravelmente, uma vez que estará tudo anotado.

Esclarecimento

O passo seguinte envolve processar o que deve ser feito com as informações coletadas no estágio anterior.

Diante das tarefas listadas, pergunte-se se cada um dos tópicos demanda alguma ação e se ela deve ser imediata, se possui um prazo específico ou se deve ser encaminhada para outra pessoa. Ações muito rápidas (como responder a um e-mail simples), devem sempre ser resolvidas imediatamente.

Caso o item incluído na lista não solicite nenhuma ação, avalie se ele merece ser excluído, se deve ficar ali para futura reconsideração ou se depende de informações adicionais para essa decisão.

Organização

Nessa etapa, divida as atividades de acordo com etiquetas ou mesmo contextos específicos.

Pense, por exemplo, em atividades profissionais, pessoais e domésticas, ou naquelas que devem ser feitas no escritório ou pela internet. Se possível, determine sempre um prazo para cada uma.

Reflexão

Periodicamente, reflita e revise o andamento das tarefas. Esse passo é essencial para acompanhar o andamento e avaliar possíveis remanejamentos diante de imprevistos.

Não se preocupe se parte do planejamento não sair como esperado. Isso acontece e essa etapa permite justamente que eventuais ajustes sejam feitos sem maiores transtornos.

Engajamento

Por fim, todo o planejamento precisa resultar em engajamento. Mais do que executar as tarefas propostas, elas devem fazem sentido para que sejam a ação mais importante que você pode desenvolver naquele momento.

Raciocinar dessa forma elimina distrações e preocupações com outras obrigações, o que melhora o rendimento, já que todo o foco estará no cumprimento da atividade em curso.

Do que você precisa para implementar o método com sucesso?

Não é preciso muito para começar a implementar o método GTD. Em um primeiro momento, papel, canetas e lápis são o suficiente. É possível encontrar na internet fluxogramas, dos mais simples aos mais complexos, que servem como base para que você planeje suas atividades de acordo com as etapas indicadas.

A partir do momento em que o volume de tarefas em sua lista de afazeres for se avolumando, o ideal é contar o auxílio de uma agenda, que ajuda a distribuir seus compromissos de acordo com o calendário. Além disso, notas adesivas são muito úteis para anotar pequenos lembretes e deixá-los sempre à vista.

Seja qual for o material escolhido, cabe sempre destacar a flexibilidade do método GTD. Com um pouco de criatividade, é possível adaptá-lo ao seu dia a dia, a partir das suas necessidades e daquilo que funciona melhor. Assim, ele será um excelente aliado para melhorar sua produtividade e, por consequência, sua qualidade de vida.

Gostou deste texto sobre o método GTD? Aproveite para conhecer mais dicas de como melhorar sua produtividade no trabalho!

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