Administrar as informações é uma das tarefas mais relevantes para uma organização. Um vazamento de dados pode causar prejuízos financeiros e de imagem irreversíveis. Esse é um dos fatores que tornam extremamente importante investir na gestão de documentos.

Na conjuntura atual, é inadmissível que uma empresa não tenha um controle adequado dos documentos e processos administrativos. Com tanta tecnologia, ver um funcionário perder vários minutos para localizar um memorando, por exemplo, chega a ser motivo de piada.

Neste post, abordaremos o que é o gerenciamento de documentos e mostraremos as ações necessárias para fazê-lo de maneira correta e eficiente. Confira!

Entenda o que é gestão de documentos

Ela faz parte do setor de arquivo documental e consiste no serviço de administrar os documentos, envolvendo, por exemplo, a criação e fase corrente quando eles são utilizados com frequência por uma instituição. No segmento de informática, a gestão de documentos se caracteriza por uma solução que possibilita fazer consultas eletrônicas, facilitando a localização de arquivos.

O aumento na produção de dados faz com que organizações recorram cada vez mais à tecnologia para administrar o acervo documental. Também é possível definir a gestão de documentos como a responsável por organizar toda a documentação e mantê-la em formato digital. Dessa forma, é possível dividi-la em várias categorias, que podem envolver o tema e a relevância dos documentos para a corporação.

Vale ressaltar que o gerenciamento documental apresenta algumas fases. A primeira engloba a recepção, em que o documento em papel é recebido e encaminhado para desmaterialização, responsável pela conversão do formato físico para o eletrônico.

Na segunda etapa, os documentos são classificados e vão para as unidades que estão relacionados. Na terceira fase, o gestor decide como será o ciclo de vida do documento, que apresenta várias atividades, por exemplo:

• elaboração;
• aprovação,
• distribuição,
• publicação;
• reencaminhamento;
• armazenamento;
• destruição.

Na gestão de documentos, o organizador comunica aos usuários qual é a melhor forma para encontrar as informações durante a rotina de trabalho.

Conheça as melhores práticas

Compreender como funciona a gestão documental é um passo relevante para a organização dar um tratamento mais adequado às informações. Para ajudá-lo nessa missão, indicaremos alguns procedimentos que podem ser facilmente adotados em uma companhia. Veja!

Conte com um espaço devidamente estruturado

A falta de controle sobre a tramitação de documentos e processos ocorre, muitas vezes, porque a empresa não tem um mecanismo de guarda que contemple a demanda. É muito ruim a documentação ficar espalhada em armários, gavetas e pastas, localizadas em várias áreas da instituição.

Mesmo que tenha um arquivo, ele deve ser muito bem aproveitado para não ficar igual a um depósito, com diversas caixas jogadas de maneira desordenada. Essa situação deve ser evitada ao máximo, pois é um péssimo exemplo de gerenciamento dos documentos.

Caso seja necessário armazenar os documentos no suporte de papel, é preciso contar com uma unidade específica para arquivá-los. Com espaço adequado e profissionais competentes para executar essa tarefa, os colaboradores terão o apoio ideal para localizar a documentação que precisa ser consultada.

A recomendação é que o espaço para o arquivo possa contemplar a demanda da empresa a longo prazo. Isso porque evita que haja investimentos no aluguel de outras áreas para a manutenção do patrimônio documental.

Pense no descarte

Muitos documentos não precisam ficar armazenados durante anos em um escritório. Para evitar o excesso de papel, uma companhia deve adotar a tabela de temporalidade e avaliar o que pode ser descartado.

Se essa iniciativa for efetivada corretamente, a organização terá mais condições de contar com um espaço amplo para o armazenamento, o que facilita bastante a gestão de documentos. Contar com profissionais habilitados para analisar o arquivo institucional é uma boa medida para evitar problemas com o acúmulo de papel.

Podem ser definidas regras que ajudem a administrar a documentação. Por exemplo, a unidade de Recursos Humanos pode guardar a carta de demissão de um funcionário pelo prazo de 5 anos. Já os documentos que confirmam a quitação com as demandas relacionadas com a Previdência Social devem ser armazenados por, aproximadamente, 30 anos.

Invista na digitalização

Se for viável evitar o acúmulo de documentos em caixas e em um arquivo, vale a pena apostar na digitalização. Essa prática está sendo bastante adotada no mundo corporativo em virtude do avanço tecnológico.

Como está sendo cada vez mais complicado encontrar espaços para arquivar a documentação, diversas companhias perceberam que a digitalização é um excelente caminho para tornar a gestão documental mais eficiente e prática.

Ao contrário dos documentos tradicionais, os eletrônicos não ocupam grandes áreas. Além disso, têm como característica marcante a facilidade de serem acessados. Eles ainda oferecem uma série de vantagens, por exemplo:

• reduzir consideravelmente o uso de papel;
• diminuir o uso de impressoras;
• reduzir as despesas com cartuchos de tinta para impressão;
• contribuir para a preservação ambiental.

Crie uma política clara sobre o uso de documentos

Uma gestão de documentos, para ser efetivada, precisa contar com processos claros que sejam devidamente compreendidos por todos os funcionários. Essa ação somente se torna possível com a implantação de diretrizes que abordem alguns itens relativos à documentação, como:

• elaboração;
• manuseio;
• transporte;
• vida útil.

Também é indispensável ter regras que abordem quando a documentação pode estar disponibilizada para pessoas que não trabalham na companhia. Todo cuidado com a informação é necessário para que os dados corporativos não sejam utilizados de forma nociva.

A política de administração de documentos deve estar disponível para todos os funcionários. Eles devem ser orientados para que usem o arquivo ou sistema de consulta com ética e responsabilidade.

Saiba quais são os principais benefícios

Com certeza, o gerenciamento documental proporciona uma série de vantagens para o seu negócio, por exemplo:

• uso mais racional do espaço físico;
• agilidade na localização de documentos;
• mais segurança com os dados corporativos;
• administração mais eficiente dos arquivos;
• redução de gastos com papel e outros itens (aluguel de espaço, impressoras, cartuchos etc.).

A gestão de documentos deve ser uma prioridade para as empresas que desejam se destacar no mercado. Isso porque a administração adequada das informações contribui para a tomada de decisão, fator que tem impacto direto nos resultados de uma companhia.

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