Foi-se o tempo em que a função do comprador da empresa era apenas repor estoques quando necessário. Atualmente, essa atividade requer planejamento, organização e conectividade com toda a estratégia da empresa. Esse é o principal conceito da gestão de compras.

Pensando nisso, preparamos este post com os 5 erros mais comuns desta atividade. Quer conferir? Então leia até o final.

1. Falta de comunicação com outros setores da empresa

Esse é um dos principais erros na gestão de compras de uma empresa, principalmente quando ela parte de setores ligados às vendas e à armazenagem. Imagine, por exemplo, que um vendedor feche negócio com um novo cliente que, por sua vez, decide comprar uma grande quantidade de produtos, praticamente zerando o estoque.

A princípio parece ser um excelente negócio (e de fato é), porém, se o setor de compras não for comunicado com antecedência, a tendência é faltar itens no estoque para outros clientes e, consequentemente, afetar as relações comerciais. Por isso, é imprescindível que a gestão de compras envolva todas as áreas da empresa e se comunique, por meio de sistemas, ou mesmo de forma manual, toda vez que houver a necessidade de reposição de determinado item ou produto.

2. Ausência de um planejamento

O exemplo citado acima se referia a um novo negócio fechado pela empresa que impactou diretamente no estoque do produto em questão. No entanto, a gestão de compras não significa somente realizar esse tipo de reposição imediata, mas de calcular e planejar as próximas demandas.

Ou seja, a cada nova negociação ou perda de cliente, o setor de compras precisa se adequar ao cenário atual e efetuar as novas aquisições de acordo com as necessidades dos demais setores.

O mesmo vale para o cliente interno, ou seja, para as mudanças dentro das áreas da companhia. Para ficar mais claro, imagine o seguinte exemplo: o setor de faturamento de uma empresa costumava imprimir cópias de notas fiscais para encaminhá-las a diferentes gestores. Porém, após a renovação dos equipamentos de informática, o mesmo setor passou a ter um scanner para enviar as mesmas notas de forma digital.

A partir dessa mudança, o setor de compras, que antes precisava comprar pacotes de papel ofício para as impressões, agora precisa estudar e planejar a nova demanda do material para esse setor.

3. Compras em quantidades inadequadas

Dentro desse conceito de planejamento da gestão de compras está um dos erros mais preocupantes dessa atividade. Por isso, reforçamos a necessidade de sempre haver comunicação entre os setores, a fim de evitar compras desnecessárias ou, até mesmo, deixar de comprar algo importante para uma determinada ocasião.

Comprar um item em excesso impacta em diversos fatores, sejam eles ligados ao financeiro, sejam ligados ao espaço de armazenagem. Por sua vez, a falta de produtos, devido a uma compra insuficiente, pode impactar diretamente no funcionamento do negócio. Já pensou se o vendedor realizar uma venda e não tiver estoque? Ou o setor de expedição parar, simplesmente porque o comprador não repôs o estoque de cartuchos da impressora? Inaceitável, não é mesmo?

A princípio, parecem coisas simples e fáceis de evitar, mas são mais comuns do que se imagina. Como explicado, planejamento e comunicação são a solução para esses casos.

4. Controle falho do estoque

Não adianta, a gestão de compras, obrigatoriamente, precisa estar integrada com as vendas e o estoque. Afinal, são essas duas atividades que direcionam o comprador a agir de forma mais coerente.

Mas não basta somente estarem ligados. É preciso que haja controle e organização, principalmente em relação à armazenagem. Ou seja, de que adianta contar com sistemas modernos e computadores de última geração se as informações geradas não condizem com o que de fato há no estoque físico? Por isso, é fundamental que se realizem inventários e contagens do que há disponível nas prateleiras.

A pior coisa que pode acontecer em uma empresa sem esse controle é o vendedor enxergar uma coisa no sistema e, na hora de carregar, não encontrar disponibilidade. E isso não vale somente para produtos para venda final. Coisas simples, como material de escritório, podem servir de exemplos também. Quem nunca foi pego de surpresa por falta de grampos no grampeador, blocos de anotações novos ou qualquer outra coisa do gênero?

5. Fornecedores ineficientes

O sucesso de qualquer negócio depende das parcerias da empresa. Por isso, é fundamental saber escolher os fornecedores. Não dá para se guiar apenas pelos melhores preços e prazos. Quem busca trabalhar bem a gestão de compras precisa entender que ela vai muito além de uma relação comercial.

Quer um exemplo mais prático? Imagine que a sua empresa precisa renovar todas as impressoras e notebooks de suas equipes. A princípio, comprar esses equipamentos não é difícil e o vendedor pode “empurrar” qualquer marca e modelo para você, apenas lhe convencendo pelos melhores valores.

Mas, agora, pense em um fornecedor que conta com vendedores técnicos e com vendas direcionadas, reconhecendo a necessidade de cada setor de sua empresa e indicando os tipos de equipamentos mais adequados, de acordo com o uso e a demanda. Não seria uma compra muito mais estratégica e assertiva? Sem dúvidas!

Por isso, sempre escolha fornecedores de renome, de preferência especializados naquilo que você procura e, claro, com uma equipe preparada e com conhecimento sobre o que oferece. É fundamental para qualquer negócio que o fornecedor seja visto como parte da estratégia da empresa, dando dicas e auxiliando no processo de compras.

Enfim, essas foram as nossas dicas sobre gestão de compras. Com certeza, evitar os erros citados acima é o primeiro passo para o melhor desempenho dessa atividade e, consequentemente, para processos internos mais bem estruturados.

Curtiu o post? Quer saber como cultivar um bom relacionamento com seus parceiros pode trazer excelentes resultados para o seu negócio e uma boa gestão de compras? Então não deixe de ler também nosso artigo sobre as vantagens de contar com um bom fornecedor de acessórios de informática.

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