Com o avanço constante dos computadores, dos equipamentos e dos processos de trabalho, sempre há dúvidas sobre a aquisição de determinados acessórios para as empresas. Esse é o caso de um scanner para escritório.

Será que ter um aparelho desse tipo é uma coisa do passado? A resposta é não. Muito pelo contrário, esse aparelho é essencial e cada vez mais os fabricantes inovam e criam funcionalidades mais completas e úteis para agilizar a rotina das organizações.

Até algum tempo atrás, gerir documentos era algo complicado e dava muita dor de cabeça. Hoje, em poucos minutos é possível ter tudo organizado, seguro e com capacidade de busca surpreendente graças à ajuda dos scanners profissionais.

Se você busca melhorar a gestão de documentos no seu negócio, está no lugar certo. Neste post, separamos alguns pontos essenciais de como esse equipamento pode ser a solução para os problemas de organização da sua empresa e como escolher o melhor scanner do mercado. Vamos lá?

Por que usar um scanner para escritório?

Esse tipo de equipamento pode trazer inúmeras vantagens para o dia a dia da sua equipe. Com ele, é possível substituir as velhas montanhas de papéis e documentos por arquivos digitalizados, o que auxilia no arquivamento, pesquisa e segurança de importantes registros. Além de acabar com a necessidade de cópias físicas e dos antigos armários lotados de pastas.

Para provar isso, listamos alguns dos benefícios indiscutíveis que um scanner para escritório pode promover em um ambiente corporativo, independentemente do tamanho. Veja só:

• maior agilidade e rapidez no acesso das informações desejadas;
• redução de custos com as impressões e com a distribuição das informações;
• redução de custos com armazenamentos e cópias de documentos;
• automatização para arquivamento de novos documentos;
• facilidade de envio e pesquisa de dados, de qualquer lugar;
• melhoria em processos diversos, inclusive no atendimento ao cliente;
• maior segurança e qualidade na apresentação de documentos.

Qual o melhor scanner para escritório?

Outra grande vantagem desse equipamento é o fato de você poder contar com diferentes modelos disponíveis no mercado. Sendo assim, é possível investir no aparelho que melhor se encaixa nas suas necessidades e orçamento. Vamos conhecer alguns deles?

Scanner de mesa

O modelo mais tradicional conta com a fabricação de várias marcas nacionais e internacionais, além de uma variação de preços e designs. Há desde os mais simples, ideais para uso doméstico ou para home office, até os mais robustos para uso profissional.

Uma boa comparação de dois excelentes produtos é o modelo Scanner Workforce Pro Gt-1500 e o Perfection V19, ambos da marca Epson. Os dois são exemplos de scanners de mesa de ótima qualidade e que podem atender diferentes demandas de tarefas.

Scanner portátil

Se você acha que um aparelho de scanner é grande para o escritório, precisa conhecer os modelos portáteis. Há algum tempo, quando eram usadas as enormes fotocopiadoras que ocupavam grandes espaços dentro das salas, jamais imaginaríamos que os aparelhos portáteis pudessem substituí-las e fazer trabalhos muito mais eficazes.

Os modelos portáteis são incríveis e totalmente práticos, permitindo digitalizar diversos documentos e em vários lugares. Afinal, alguns deles contam com funcionalidades wireless, com as quais é possível conectar dispositivos como celulares e tablets.

Scanner de mão

Ainda mais impressionantes são os scanners de mão. Praticamente do tamanho de uma pequena régua, esses pequenos aparelhos são muito úteis para digitalizar páginas de livros, revistas e catálogos, por exemplo.

A qualidade final pode ser um pouco mais baixa do que um equipamento profissional, mas pode servir para situações específicas nas quais é necessário um aparelho menor e fácil de manusear.

Impressoras multifuncionais

As impressoras multifuncionais podem ser o kit completo que faltava em sua empresa. Em vez de diversos equipamentos espalhados pelo escritório, cada qual com uma função distinta, esse aparelho une tudo o que você precisa em um único lugar. Pode ser útil para qualquer tipo de negócio e há diversos modelos disponíveis, das melhores marcas do mercado. Pesquise todas as funções e escolha o mais indicado para a sua demanda.

Sheet-fed

Os modelos sheet-fed são ideais para uso profissional, pois fazem o maior número de digitalização de arquivos no menor tempo. Contudo, a agilidade não proporciona uma resolução de alta qualidade na renderização dos documentos.

Apesar disso, existem modelos sheet-fed que permitem digitalizar documentos com uma nitidez satisfatória, mas exigem um alto valor de investimento.

Quais são as principais funcionalidades de um scanner para escritório?

Além das vantagens gerais que um scanner para escritório pode promover às empresas em seus negócios, existem algumas funcionalidades que devem ser consideradas de acordo com as demandas e necessidades de cada organização. Citamos alguns exemplos abaixo, para elucidar melhor. Confira!

Digitalização duplex

Essa funcionalidade não está presente em todos os modelos. A vantagem dos aparelhos duplex é que permitem uma digitalização frente e verso, sem a necessidade de mexer no documento trabalhado. Isso possibilita maior qualidade nas cópias digitalizadas.

Tratamento de imagem

Quase todo scanner para escritório conta com uma função de tratamento de imagem. A diferença fica na quantidade de recursos disponibilizados. Os modelos mais profissionais permitem, por exemplo, a correção de brilho e de contraste, além de recortes e colagens. Essa função também é muito importante para garantir a qualidade e nitidez do documento.

Agilidade na digitalização

Aparelhos mais novos e bem cuidados costumam ser rápidos e eficientes. Isso faz toda a diferença nos processos de trabalho. Os modelos profissionais são capazes de realizar digitalizações em poucos segundos e com uma qualidade surpreendente.

Alimentador automático de documentos

Um scanner para escritório de última geração conta com modernos softwares e funções capazes de digitalizar lotes de documentos de forma automática, sem a necessidade de ficar trocando a cada trabalho. Perfeito para grandes demandas. Enquanto o equipamento trabalha sozinho, você pode dar andamento a outras tarefas, ao mesmo tempo, otimizando a rotina do escritório.

Quais as marcas dos melhores scanners do mercado?

Abaixo, listamos algumas das principais marcas de scanners disponíveis no mercado. Confira!

HP

A HP é uma das marcas de equipamentos de informática mais conhecidas e renomadas do mercado. Dispõe de muitas opções de modelos de scanners profissionais, que atendem a diferentes necessidades.

Um dos principais modelos é o Scanner Scanjet Pro 3000 S2 L2737A. Ele digitaliza até 1.000 páginas por dia, com capacidade de 50 folhas no alimentador automático de documentos. Pode escanear em vários formatos de imagem (JPEG, TIF) e de documentos (DOCX, PDF, RTF, TXT).

Epson

A Epson é uma marca bem-conceituada no mercado de tecnologia e informática, e investe nos avanços tecnológicos e funcionais de scanners de todos os tipos.

Uma boa escolha para quem busca praticidade, economia de espaço, bom desempenho e baixo investimento é o Scanner Epson Perfection V19. Trata-se de um scanner de mesa com boa resolução e recursos extras, como restauração de fotos, remoção de manchas e marcas de poeira que comprometam a qualidade da imagem.

Brother

Há quase 50 anos no mercado, a Brother é uma marca de referência. Com bom desempenho, alta tecnologia e preços competitivos, ela ganha cada vez mais importância e consideração dos consumidores.

Os scanners da marca são alguns dos principais produtos de destaque. Um dos modelos de mesa que é prático e ocupa pouco espaço é o Scanner Brother Compacto ADS-1500W 20906, ideal para lugares que demandam até 500 digitalizações por dia.

Como escolher o melhor scanner do mercado?

O melhor scanner do mercado é aquele que melhor atende às suas necessidades. Por isso, é importante analisar diversos fatores para eleger o mais adequado. O primeiro deles é definir um dos tipos de scanners citados anteriormente, que seja ideal para o espaço disponível e atenda à demanda diária do seu empreendimento.

Definido o tipo, é importante considerar o que é mais relevante para a digitalização, como qualidade, nível de resolução e nitidez, agilidade de produção e praticidade. Há diversos modelos de scanners com diferentes especificações, que constam a resolução máxima e a quantidade de digitalização possível por dia.

Após estabelecer o melhor modelo de acordo com as necessidades diárias da empresa, é hora de considerar as marcas disponíveis no mercado. Optar por uma marca conceituada, como as citadas acima, é a melhor opção para quem quer evitar problemas futuros. Além de disponibilizarem os melhores recursos no equipamento, também oferecem um bom suporte técnico e garantia de seus produtos.

Tudo isso deve ser considerado na decisão de compra, pois trata-se de um investimento significativo e um equipamento importante, e muitas vezes indispensável para o desempenho das tarefas do dia a dia da empresa.

Essas foram algumas dicas de como essa ferramenta ainda pode ser importantíssima para a organização de documentos em sua empresa, e como escolher o melhor scanner do mercado. O equipamento certamente está longe de se tornar obsoleto nos ambientes corporativos. Prova disso é a quantidade de modelos disponíveis no mercado. Não importa o tamanho de sua empresa: contar com um aparelho eficiente e de qualidade, sem dúvidas, é um excelente investimento para sua equipe de trabalho.

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