4 dicas importantes para não ficar sem suprimentos para escritório

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Uma boa gestão logística para garantir suprimentos de escritório é de extrema importância e exerce papel estratégico no dia a dia de uma empresa. Diversos desafios estão envolvidos para o seu bom desempenho, pois é necessário comprar, receber e entregar um produto com qualidade, dentro do prazo e com um bom custo-benefício.

Apesar de fazer parte da rotina corporativa, ainda há prejuízos recorrentes pela falta de um gerenciamento eficiente dos suprimentos de escritório, desde a sua aquisição até a distribuição para o cliente final. Qualquer ineficiência impacta em inúmeros setores e prejudica toda a empresa, como um efeito dominó.

Pensando nisso, fizemos este post com quatro dicas para que você saiba como fazer uma boa gestão de suprimentos para escritório no seu negócio. Boa leitura!

1. Controle o fluxo de trabalho da linha de produção

Controlar o fluxo de trabalho da linha de produção consiste no primeiro passo para uma boa gestão de suprimentos de escritório. É preciso mapear os processos e as demandas de cada setor, entender as necessidades da equipe e identificar pontos que podem ser otimizados. Assim, a intenção é estabelecer estratégias para melhorar a logística, eliminar procedimentos dispensáveis, atualizar sistemas e técnicas etc.

Para isso, uma compreensão aprofundada a respeito do produto ou serviço oferecido figura como aspecto primordial, considerando quantidade, qualidade, prazo de execução dos trabalhos, materiais necessários e escala de produção. Muitos problemas e gargalos podem ser evitados com uma boa visibilidade e maior controle dos processos de produção.

Portanto, é imprescindível acompanhar todas as etapas envolvidas na cadeia de suprimentos para escritório visando garantir a sua eficiência, como fabricação, aquisição, estoque, recebimento, separação e distribuição.

Tudo isso permite um maior domínio sobre os processos e torna possível uma tomada de decisão mais assertiva. Além disso, a experiência do cliente final é muito importante e deve ser considerada para identificar medidas de melhorias.

2. Use a tecnologia a seu favor

Com tantos avanços tecnológicos, não utilizá-los a favor de uma boa gestão de suprimentos de escritório é uma grande perda de tempo e dinheiro. Dessa forma, o negócio fica obsoleto, não obtém vantagem competitiva e não consegue otimizar consideravelmente seus processos, tanto em qualidade como em rapidez de execução.

Há diversos softwares de gestão no mercado capazes de facilitar as tarefas operacionais em vários setores da empresa e qualificar a comunicação interna entre os colaboradores e externa com clientes e fornecedores. Eles também permitem que funcionários e gestores ganhem mais tempo para debater questões estratégicas.

Por isso, é válido pesquisar sobre os recursos e implantar um sistema que simplifique o monitoramento dos processos e o controle das etapas de produção, estocagem e distribuição. Além disso, muitos softwares ajudam a verificar a demanda dos setores e a quantidade de cada material em estoque, reduzindo custos operacionais e erros humanos.

Julgando que o investimento é alto demais, várias empresas optam por não aplicar a tecnologia na gestão de suprimentos para escritório, mas se esquecem de considerar os benefícios a longo prazo. Um único software tem capacidade de melhorar diversos processos em diferentes setores da empresa, diminuindo os gastos e otimizando o tempo

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3. Compartilhe o gerenciamento da cadeia de suprimentos com os fornecedores

A etapa de produção se inicia com a aquisição dos materiais com os fornecedores. Por isso é importante analisar previamente a reputação de cada um deles, avaliar qual oferece melhor custo-benefício para a empresa, considerar a qualidade dos insumos e verificar o cumprimento dos prazos. Assim, cria-se uma parceria de sucesso desde o começo.

Compartilhar o gerenciamento da cadeia de suprimentos de escritório com os fornecedores confiáveis também consiste em ótima estratégia para um bom gerenciamento. Afinal de contas, eles desempenham papel fundamental para o desempenho satisfatório dos processos, e tê-los como aliados é uma decisão muito inteligente e eficaz.

Esse compartilhamento faz com que a produção e a entrega estejam em conformidade com as reais necessidades da organização, evitando a falta de produtos e também o excesso deles. Isso afeta e muito o rendimento da empresa, que não deixa o seu investimento parado em estoque e impede a ausência de materiais vitais para cumprir todas as atividades.

Nesse contexto, a tecnologia também atua com bastante relevância, permitindo que tanto o fornecedor quanto a empresa acessem o estoque em tempo real e desenvolvem o planejamento adequado. O passo seguinte é alinhar objetivos, estratégias e demandas, eliminando o risco de falhas, retrabalhos, atrasos na entrega, envio de produtos errados e falta de comunicação externa. 

4. Faça uma análise preditiva

A análise preditiva é outro ótimo recurso para uma boa gestão de suprimentos para escritório. Isso porque ela torna possível a previsão do momento ideal para efetivar as compras de materiais necessários para o seu empreendimento, antecipando riscos e percebendo oportunidades.

Atualmente há uma grande facilidade de acesso a informação, e com isso um alto volume de dados é gerado, permitindo a avaliação de um número maior de ocorrências e aumentando a assertividade das análises. Por outro lado, tanta informação pode dificultar o processo de observação, aspecto em que a tecnologia desempenha papel de destaque.

Para uma boa análise preditiva é preciso estimar os gastos de um determinado período, ou seja, qual o tempo médio de duração de um certo suprimento, como toner para impressora, por exemplo.

Isso facilita a definição de metas preventivas a respeito de questões como a solicitação de reposição ao fornecedor, o controle de gastos da organização e o cuidado com a falta de materiais básicos para a produção. A análise preditiva ainda auxilia na seleção adequada dos fornecedores, assegurando a aquisição de produtos com melhor custo-benefício.

Conforme observamos, um gerenciamento eficiente de suprimentos para escritório está diretamente ligado à qualidade dos itens adquiridos, influenciando muito na produtividade de toda equipe e na satisfação do cliente final.

Além disso, com a gestão correta é possível desenvolver uma visão sistêmica dos processos e fornecedores, qualificando o controle de estoque e aumentando a eficiência da logística.

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