13 dicas de ouro para a organização de escritório

A rotina atribulada por vezes nos faz esquecer do papel de um ambiente devidamente organizado para aumentar a qualidade do trabalho. Por isso é tão importante que os colaboradores tenham um calendário de atividades para serem produtivos e eficientes.

Essa medida, aliás, tende a surtir efeitos ainda melhores caso haja o foco ideal na organização de escritório. Pensando nisso, vamos apresentar, neste post, sete dicas valiosas para a sua empresa garantir harmonia e contar com funcionários engajados com as demandas. Confira!

1. Saiba usar as paredes

Qualquer espaço livre deve ser aproveitado, não é mesmo? Por isso, é interessante explorar as paredes. Elas são ideais para inserir lembretes de ações relevantes, como horário de reuniões e iniciativas prioritárias.

Também se recomenda aproveitá-las para colocar o calendário da semana, destacando os principais compromissos. Quanto mais alternativas forem empregadas para não se esquecer das demandas, maior é o foco nos resultados.

2. Adote caixas para armazenar documentos

Deixar várias folhas em cima da mesa está longe de ser uma boa prática de organização de escritório. Para não se perder em meio a tantos papéis, uma alternativa eficaz é o aproveitamento de caixas organizadoras.

O ideal é usá-las para colocar documentos sobre um mesmo tema (contratos de agência de publicidade, demandas do setor jurídico etc.). Dessa forma, o funcionário ganha uma mão na roda para localizar as informações, o que aumenta a chance de realizar um atendimento mais ágil.

3. Procure fazer limpezas periódicas

Um ambiente de trabalho sujo sempre revela certo descaso. Para evitar essa situação, faça com que o escritório seja limpo pelo menos duas vezes por semana.

Essa ação é muito importante para que todos se sintam confortáveis. Tanto o funcionário quanto o cliente ficam mais à vontade em uma empresa que se destaca pela limpeza e organização.

4. Deixe apenas o que é importante sobre a mesa

Ninguém gosta de ver várias folhas espalhadas sobre uma mesa. Muitos papéis podem confundir o empregado na execução das atividades. Também procure evitar que lanches e livros estejam perto do computador.

A recomendação é que a mesa tenha apenas os recursos necessários para o colaborador desempenhar as atividades da melhor maneira possível. Muitos objetos podem prejudicar a concentração, tornando mais difícil a finalização das tarefas no tempo pré-estabelecido.

5. Utilize etiquetas para a organização de escritório

Por mais que os colaboradores sejam dedicados, a memória pode falhar em algum momento na hora de identificar a finalidade dos instrumentos de trabalho. Um modo de impedir essa situação é usando etiquetas.

Elas são vitais para nomear caixas, livros e outros objetos importantes no dia a dia da empresa. As etiquetas também entregam utilidade para mostrar aos colegas que um determinado item (caneta, caderno, copo etc.) tem dono, evitando o uso sem a devida autorização.

6. Evite comer perto do computador

Mesmo que esteja muito atarefado, é melhor não comer perto do computador. Qualquer sujeira prejudica o desempenho da máquina e, além disso, as empresas preferem que os funcionários façam as refeições em um local adequado.

Imagine que você está conversando com um cliente, mas o colega do lado está comendo um sanduíche. Isso mostra um certo amadorismo, o que prejudica a imagem da companhia.

7. Reserve um período para colocar tudo no lugar

Embora haja pessoas mais tranquilas, todo mundo quer trabalhar em um lugar devidamente arrumado. A falta de organização é um equívoco que deve ser riscado da lista por qualquer equipe na trajetória rumo ao sucesso.

Uma dica para atingir esse objetivo: reserve um período diário (15 minutos, por exemplo) para verificar se os itens estão nos locais estipulados. Assim, os empregados têm mais tranquilidade para trabalhar.

8. Faça uma boa organização das gavetas

As gavetas merecem atenção e cuidado: o recomendado é deixar nelas o que você mais usa durante o dia. Vale ainda utilizar organizadores de gavetas e porta-trecos, como cestos ou caixinhas, para guardar itens pequenos.

Assim, você assegura organização e, além do mais, consegue encontrar qualquer coisa com facilidade.

9. Arrume sua mesa de trabalho

No momento de organizar o seu escritório, é preciso manter em cima da mesa de trabalho apenas os materiais que você utiliza nas tarefas diárias. Para isso, dá para comprar pequenos organizadores, como porta clips, porta papel, porta lápis e uma caixa para deixar as correspondências recebidas e futuramente enviadas.

Além do mais, é interessante colocar o telefone sobre a mesa ou em algum local perto de você, uma agenda para realizar as anotações dos avisos e uma caneta ao lado para agilizar o processo. Não se esqueça de que uma mesa bem organizada contribui para o desempenho, pois tudo fica mais fácil de ser encontrado e as tarefas ganham otimização.

10. Invista em móveis de apoio

Atualmente, também é possível organizar o escritório de maneira mais profissional e funcional com a utilização de móveis de apoio. São pequenas estações de trabalho, cadeiras confortáveis, estantes e bandejas para servir o lanche da tarde, entre outras coisas.

Além de propiciarem um visual elegante e moderno ao espaço, os móveis de apoio corretos agregam produtividade ao dia a dia, visto que ajudam a manter o lugar mais organizado.

11. Garanta iluminação eficiente

Para conseguir realizar todas as tarefas do dia de forma satisfatória, é preciso que o ambiente seja bem iluminado. Caso seu escritório ainda não tenha a iluminação adequada, busque por itens capazes de ajudar a tornar o lugar mais interessante para efetuar as tarefas, como luminárias, por exemplo.

Elas são ótimas para deixar o espaço com uma luz agradável e moderna. Hoje em dia no mercado existem diversos modelos de luminárias, mas é preciso que você analise suas necessidades antes de fazer a escolha. Lembre-se de que um ambiente bem iluminado favorece o desempenho das tarefas.

12. Tenha uma lixeira à mesa

Para facilitar o descarte de papéis, tenha sempre uma lixeira perto de sua mesa. Assim, você mantém a área sempre limpa e organizada. Se quer ser produtivo e não perder tempo, adote essa prática.

13. Organize os cabos dos aparelhos

Há uma série de equipamentos eletrônicos à disposição atualmente, e essa variedade de cabos pode ocasionar uma desordem imensa no escritório. Para organizá-los, é preciso identificar cada um logo de início.

Afinal de contas, muitos fios podem nem funcionar mais, ou seja, por vezes ficam ali só para ocupar espaço. Depois de concluir essa etapa, coloque etiquetas: isso costuma ser bastante útil para colocá-los ou tirá-los da tomada.

Saiba que esconder esses fios confusos é primordial. Para isso, vale a pena se valer das braçadeiras de nylon para juntar os cabos que prendem e caem da mesa. Outra ótima opção consiste em usar um organizador de fios em espiral, unindo vários cabos em um.

Portanto, conforme observamos, para que a produtividade seja alta em uma empresa, é essencial o foco na organização de escritório. A harmonia do ambiente contribui para a concentração e disposição da equipe no sentido de resolver as demandas corretamente.

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