Sua empresa realiza auditoria de fornecedores? Se sim, é muito importante que o processo renda, de fato, resultados positivos para a avaliação ou certificação de cada parceiro. Isso faz com que se mantenha ou melhore, cada vez mais, a relação comercial entre os dois lados e, principalmente, grante a qualidade e transparência das negociações.
No entanto, se a sua empresa ainda não conta com uma política de auditoria de fornecedores, entenda com mais detalhes o que significa esse processo e a sua real importância para melhorar a qualidade de seus pedidos de compras. Quer saber mais sobre o assunto e como começar suas auditorias? Então, leia o post até o final e tome nota das dicas a seguir. Vamos lá!
Afinal, o que é uma auditoria de fornecedores?
A auditoria de fornecedores é um processo realizado periodicamente por qualquer tipo de empresa, a fim de verificar a qualificação dos produtos e serviços prestados por parceiros comerciais. Isso garante que as informações prestadas nos documentos fiscais e nos pedidos de compras realizados pela companhia estejam, de fato, coerentes com os acordos fechados e com as práticas efetuadas por ambas as partes.
Uma auditoria de fornecedores pode englobar uma série de fatores, como o processo de produção, de entregas e transportes, de embalagens, de armazenagem, entre outros, desde que estejam dentro dos padrões e das exigências previamente acordados. Em outras palavras, muito além da conferência constante de dados e acordos, a auditoria de fornecedores visa, também, a melhorar o controle e a transparência das negociações, garantindo mais qualidade, menos riscos de desvios e gastos excessivos, além de práticas inadequadas para a empresa.
Por fim, a auditoria de fornecedores é obrigatória em determinados setores da economia, mas também pode ser facultativa para outros. Além disso, esse processo pode garantir selos e certificações para a gestão de qualidade e reconhecimentos oficiais, que aumentam a reputação e o comprometimento da empresa.
Como fazer uma auditoria de fornecedores com qualidade?
Como bem resumimos, a auditoria de fornecedores pode abranger diferentes exigências e padrões. Sendo assim, não há um modelo único que deve ser aplicado à sua empresa. Além disso, a área de atuação do seu negócio vai ajudar a direcionar melhor o que é importante ou não dentro desse processo. Por exemplo, uma indústria certamente terá um modelo de auditoria diferente de um escritório de arquitetura. Porém, em ambos os casos, o processo se faz fundamental e tem funções semelhantes para aumentar a qualidade e a transparência das compras. De uma forma geral, destacamos alguns pontos importantes que podem ser levados em consideração ao fazer sua auditoria de fornecedores.
Categorização de fornecedores
Uma das estratégias para a realização de auditorias é a categorização dos fornecedores. Afinal, normalmente, as empresas contam com diferentes necessidades e parceiros de fornecimento, alguns com importância e maior frequência de pedidos, e outros com menos. Sem dúvidas, todos eles devem ser englobados no processo. Contudo, para facilitar, é recomendado categorizar cada empresa por especificidade, como tipo de produto que fornece, frequência, acordos realizados etc. Isso contribui para o controle interno e facilita o trabalho dos auditores, que já terão os dados e as informações necessárias para as análises de cada cliente.
Tipos de auditorias
Uma auditoria de fornecedores pode ter inúmeros objetivos e funções dentro da empresa. É fundamental que isso esteja bem definido nas políticas internas, justamente para se obter resultados satisfatórios e focados nas exigências estabelecidas. Por exemplo, a auditoria contábil visa a mensurar e monitorar questões financeiras e fiscais dentro dos acordos e das compras realizadas, evitando possíveis penalidades com órgãos fiscalizadores, prejuízos financeiros, entre outros problemas. Também é possível realizar auditorias de qualidade, a fim de controlar, basicamente, se as práticas e os acordos entre os dois lados estão realmente sendo cumpridos.
Definição dos processos
Uma importante dica para se realizar uma auditoria de fornecedores é definir bem como serão feitos esses processos. Para isso, tenha um planejamento padrão e uma lista de todas as exigências que o auditor precisa seguir durante suas inspeções. Leve em consideração os pontos “críticos” e “não críticos” dentro do processo, a periodicidade para as inspeções, o prazo de solução para as não conformidades e as ações definidas para cada caso, como quebras de contrato, emissão de multas, mudanças de critérios, entre outros.
Reconhecimento de resultados
Uma das possibilidades que a auditoria de fornecedores permite às empresas é o reconhecimento pelos bons resultados. Isso é importante para reforçar os compromissos e qualificar melhor seus parceiros comerciais. Afinal, o papel do auditor não é o de encontrar erros e falhas nos processos, mas, sim, melhorar o controle e a qualidade das compras da empresa. Portanto, como dica, qualifique os fornecedores que cumprem os acordos e prezam pela qualidade da parceria e reconheça os resultados e esforços com feedbacks, premiações ou, até mesmo, certificações internas.
Quais são os benefícios da auditoria de fornecedores?
Como pudemos ver ao longo do artigo, o papel da auditoria de fornecedores vai muito além de um monitoramento e controle dos seus parceiros, mas também tem papel estratégico para o negócio como um todo. Afinal, o processo visa a melhorar e dar mais transparência às negociações, reduzir custos, otimizar as compras, contribuir para a gestão e evitar prejuízos e, até mesmo, golpes dentro dos setores. O resultado de uma auditoria eficiente de fornecedores ajuda a reforçar suas relações comerciais, a categorizar melhor seus parceiros externos e a melhorar a reputação de sua empresa diante do mercado.
Em resumo, essas são as dicas sobre o conceito principal e de como realizar uma boa auditoria de fornecedores em sua empresa. Vale reforçar a ideia de que esse processo é fator estratégico para garantir mais qualidade e reputação para a sua organização e, antes de tudo, um compromisso que a sua gestão assume em definir quem serão seus melhores parceiros e como seu negócio lida com as responsabilidades e exigências de uma negociação.
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