Trabalhar de casa já era uma tendência apontada em muitos setores da economia. Porém, a atual pandemia do Coronavírus parece ter acelerado esse processo. Essa tem sido uma das alternativas que as companhias acharam para preservar sua rotina e, ao mesmo tempo, colaborar com o isolamento social de seus colaboradores. Mas, afinal, como implantar o home office na empresa e manter a produtividade em dia? 

Pensando justamente na adaptação emergencial e na dificuldade que muitos gestores podem encontrar no momento de mandar seus funcionários para casa, nós preparamos um miniguia essencial para implementar o home office e proporcionar um bom rendimento nas tarefas dessas pessoas. 

Interessado? Continue a leitura até o final e tome nota das dicas a seguir. Vamos lá? 

Veja como implantar o home office na empresa durante a quarentena 

Nem todo profissional está acostumado a trabalhar de casa e, em alguns casos, pode haver até uma certa dificuldade de adaptação. Afinal, é um pouco difícil — especialmente nos primeiros dias — conseguir se organizar e separar a rotina doméstica da profissional. 

Além disso, implantar o home office na empresa não se resume apenas a mandar seus funcionários para casa e cobrar os resultados no final do dia. É preciso fornecer uma estrutura adequada, estabelecer certas regras, manusear bem os canais online para acompanhamento e, principalmente, dar tempo para a adaptação, além de entender certas limitações. 

Para facilitar, trouxemos algumas dicas importantes sobre como implantar o home office na empresa durante a quarentena. Confira! 

Analise e compre os materiais necessários 

Nem todo profissional depende apenas de seu notebook para realizar as tarefas do dia a dia. Sem dúvidas, esse equipamento é o mais essencial, mas há muito outros que podem ser imprescindíveis em diversas situações. Por exemplo, quem precisa digitalizar documentos, certamente, terá que contar com um scanner em casa. 

Já para aqueles que precisam imprimi-los e enviá-los por malote diariamente, a empresa precisará fornecer uma boa impressora e um estoque de envelopes e papéis, por exemplo. 

Além disso, não se deve esquecer dos materiais de escritório básicos, como blocos de anotações, agendas, Durex, tesoura, grampeador, pastas etc. 

Por isso, é fundamental estudar e analisar a necessidade de cada funcionário e buscar uma distribuição mais eficiente de cada material por pessoa. 

Estipule uma política de home office 

É natural que algumas pessoas relaxem ou até percam o ritmo de produtividade ao trabalhar de casa. Afinal, é preciso disciplina e organização no home office, justamente para não “embolar” as tarefas domésticas com a rotina de trabalho.  

Por isso, o mais recomendado é a empresa criar uma política de home office na qual estipule algumas regras básicas, como horários, prazos, metas, distribuição de demandas, reuniões diárias ou semanais, canais de comunicação etc. 

Além disso, uma dica importante é criar uma cartilha com instruções e orientações sobre como se adaptar à nova rotina de trabalho em casa, trazendo informações úteis para os profissionais se organizarem melhor. 

Faça uma supervisão de desempenho 

Saber como implantar o home office na empresa depende também de planejar um acompanhamento rotineiro de seus profissionais. Hoje, graças a toda essa conectividade disponível, é possível realizar conversas, encontros e reuniões completas a distância. 

Por isso, organize melhor esses “bate-papos” e defina uma programação contínua de supervisão e de troca de informações com todos os participantes. Como dica para garantir o bom desempenho desses encontros virtuais, não se esqueça de ter disponível uma boa internet. Além de tudo, conte com boas câmeras, microfones e até mesmo projetores para realizar apresentações durante as conferências. 

Organize a logística dos materiais 

Além de todas essas dicas de como implantar o home office na empresa, um outro ponto importante para manter a rotina eficiente de seus funcionários em casa é ter um controle dos materiais de escritório. Afinal, uma hora os insumos podem se esgotar e o almoxarifado não estará lá para repor imediatamente essas necessidades. 

Por isso, o setor de compras pode — e deve — reformular também suas tarefas. Como dica para evitar o deslocamento dos profissionais e até reduzir os custos com estoques, uma estratégia é contar com fornecedores que realizem entregas. É o caso de lojas online de informática e de materiais de escritório.  

Dessa forma, é possível criar um controle com todos os colaboradores, que devem comunicar ao comprador sempre que precisarem repor alguns itens, como cartuchos de impressora, grampos, papéis, pen drives, entre outros. Assim, será solicitado um pedido online, e ele será direcionado à residência de cada funcionário. 

Entenda os benefícios de implantar o home office na empresa durante a quarentena 

Como destacamos no início deste texto, o home office já era uma tendência para muitos profissionais. Porém, agora esse processo avançou praticamente em todos os setores. Aliás, muitos especialistas já acreditam que essa será uma das práticas que as empresas herdarão após a pandemia. 

Os benefícios são muitos. Confira alguns deles: 

• redução de custos com o deslocamento e o transporte dos funcionários; 
• retenção de talentos nas empresas; 
• aumento da qualidade de vida e da satisfação dos funcionários; 
• melhor administração do tempo; 
• aumento da convivência familiar; 
• necessidade de escritórios cada vez menores e mais eficientes. 

Além disso tudo, vale reforçar que, devido ao avanço de tecnologias e equipamentos cada vez mais inteligentes, montar um “escritório particular” na própria casa já é uma realidade viável para muitos profissionais e, cada vez mais, as empresas apostarão nessa tendência.  

Enfim, essas foram algumas dicas importantes sobre como implantar o home office na empresa, especialmente neste momento fundamental de isolamento social por conta da pandemia. Ainda que possa parecer uma medida emergencial e momentânea, trabalhar de casa é uma tendência que, provavelmente, ficará mais forte até mesmo após a crise. Portanto, esperamos que todos esses conselhos e sugestões acima sirvam como inspiração para o surgimento de uma nova fase em seu negócio também. 

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