Veja os principais erros no planejamento de compras corporativas e como evitar!

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O planejamento de compras corporativas é uma das atividades mais importantes de uma organização. O setor de compras é responsável por, pelo menos, metade de todos os gastos corporativos e é justamente por isso que, com o passar do tempo, os gestores começaram a encarar esse setor com um olhar mais estratégico.

As empresas que buscam crescer e manter a relevância competitiva dentro do mercado atual precisam investir no planejamento de compras. Para conquistar a excelência desse setor é necessário minimizar erros que são muito comuns nas compras corporativas.

A seguir você encontrará os principais erros de planejamento de compras que as corporações costumam cometer. Ficou interessado? Então continue a leitura!

Seleção de fornecedores inadequados

Escolher bons fornecedores é a base do planejamento de compras, afinal, os fornecedores são os grandes responsáveis por manter sempre cheio o estoque de suprimentos da sua empresa. É imprescindível que haja confiança e honestidade na relação entre fornecedor e comprador, somente assim os dois lados sairão ganhando.

Atrasos na entrega, aumento dos preços e mercadorias defeituosas são apenas alguns dos problemas que você poderá enfrentar ao escolher um fornecedor inadequado. Esses problemas afetam diretamente a produção da empresa.

Portanto, certifique-se de fazer uma bela seleção dos seus fornecedores antes de estabelecer um vínculo com qualquer pessoa ou empresa. Analise criteriosamente cada uma das opções e escolha somente os melhores parceiros para o seu negócio.

Solicitação de quantidades erradas

O próximo passo após escolher os fornecedores certos é realizar os pedidos de compra, no entanto, isso não é tão fácil quanto parece. A sua empresa não pode apenas determinar um número aleatoriamente e fazer o pedido. As quantidades devem ser muito bem pensadas e analisadas para que não haja sobras excessivas ou para que não faltem suprimentos durante a produção.

Para acertar na quantidade você deve se basear na produção dos meses anteriores. Caso a produção aumente e os suprimentos acabem, você pode pedir uma reposição de estoque de urgência para o seu fornecedor — por isso é tão importante que você conte com fornecedores confiáveis e que fiquem próximos a sua empresa.

Burocracia no processo de aprovação

Enquanto algumas empresas fazem cotações e pedidos sem muita pesquisa, outras são mais rigorosas e não tomam nenhuma decisão sem antes passar por um processo burocrático. Como nós dissemos no início, fazer pesquisas é importantíssimo para o planejamento de compras, no entanto, engessar a aprovação das compras com vários processos burocráticos não é a melhor opção.

Esses processos costumam ser demorados e todos sabemos que tempo é um fator muito valioso e, por isso, não pode ser desperdiçado. A melhor solução para agilizar esses processos é investir na automatização. Existem várias plataformas online que são recomendadas por especialistas no setor de compras — esse tipo de recurso pode trazer muita inovação e agilidade para a sua empresa.

Ausência de indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho (também conhecidos como KPIs) são ferramentas necessárias em todos os setores. Como o próprio nome já sugere, com o uso desses indicadores, os gestores são capazes de acompanhar de perto os resultados e, assim, identificar pontos que podem ser melhorados.

Os KPIs também promovem uma maior integração entre os setores da empresa, afinal, para que o planejamento de compras seja feito de forma eficiente, o setor financeiro precisa liberar capital para a compra dos suprimentos. Esse é apenas um exemplo de como os setores estão interligados.

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Existem muitos indicadores que podem ser usados nesse caso. Alguns deles são:

  • volume de devolução de mercadorias;
  • custo por demanda;
  • performance dos fornecedores;
  • entre outros.

É papel dos gestores escolher os indicadores mais adequados para a empresa.

Falta de controle de estoque

O estoque não serve apenas para armazenar mercadorias e suprimentos. Esse é um local que deve ser monitorado periodicamente. Antes de fazer o pedido de compras aos fornecedores, é necessário checar como estão os níveis do estoque para que a demanda seja feita de acordo com a real necessidade da empresa.

Quanto mais atualizadas as informações sobre o estoque estiverem, maiores serão as chances de o planejamento de compras corporativas ser bem sucedido. Dessa forma, você não corre o risco de vender um produto que na verdade você não tem ou então pedir um lote para o seu fornecedor que não é necessário naquele momento.

Uma maneira eficiente de controlar o estoque é investindo na tecnologia. Existem softwares que ajudam a monitorar tudo o que entra e sai do estoque de uma organização. Tudo o que é feito manualmente está mais suscetível a erros.

Ausência de padronização de processos

Definir uma rotina de trabalho ajuda a manter uma linearidade de produção. Já a falta de padronização gera dúvidas, desentendimentos, perda de tempo, ações improvisadas e tudo isso culmina em falhas na produção.

Se os processos estão padronizados, o gestor conseguirá encontrar falhas na linha de produção mais facilmente. Faça um planejamento de compras divido em etapas padronizadas e, com o tempo, você vai perceber como os resultados serão mais positivos.

Microgerenciamento do planejamento de compras corporativas

O microgerenciamento acontece quando o gestor tenta controlar todas as atividades da empresa, fiscalizando cada uma das etapas e saturando os colaboradores com tarefas — que são, na maioria das vezes, desnecessárias.

O gestor deve confiar na sua equipe de compras e deixar que seus colaboradores trabalhem de forma mais livre. Lembre-se de que quanto mais burocráticos e engessados os processos forem, mais tempo você perderá. Saber delegar também é uma das características de um bom gestor.

Existem outros erros que podem acontecer no planejamento de compras corporativas, no entanto, os erros citados neste texto são os que acontecem mais comumente. Embora não pareça, todos esses problemas acontecem na maioria das empresas e passam despercebidos aos olhos dos gestores.

Observe o setor de compras corporativas da sua empresa e procure pelos erros que nós citamos acima. Você vai perceber como solucionar essas falhas influenciará, e muito, no rendimento da organização.

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