Criar um setor de compras eficiente também significa ter controle de estoque. Mesmo com processos bem definidos de inventário, pode ser difícil determinar se a função de compras é tão eficaz quanto possível.

O controle de estoque é algo que deve ser lembrado por qualquer profissional no negócio de varejo. Vamos analisar, a seguir, por que essa prática é tão importante e o que está envolvido no desenvolvimento de um sistema eficaz. Acompanhe!

A importância do alinhamento entre compras e controle de estoque

Compreender o que você tem, onde os itens estão localizado e quando o estoque é solicitado pode ajudar a reduzir custos, acelerar a operação de entrega e evitar fraudes.

O controle de estoque é importante para manter o equilíbrio correto de produtos armazenados. Problemas constantes, como falta de produtos e atrasos, podem levar os clientes a outros fornecedores mais qualificados.

Devemos entender que entregar o produto no prazo e sem avarias é algo básico em tempos de extrema concorrência. O controle ideal do inventário também ajuda a entender melhor (e em tempo real) o que está vendendo e o que não está — auxiliando as decisões do setor de compras.

Outro fator relevante é o espaço ocupado pelo excesso de estoque. Isso pode gerar prejuízos inesperados com custos do armazém, avarias ou obsolescência dos itens — problemas que afetam o controle financeiro e impedem que a empresa atualize seu inventário e se mantenha competitiva.

Tudo isso coloca o planejamento de estoque e compras como uma das etapas mais cruciais para o sucesso da organização.

As melhores práticas para alinhar decisões de compras e estoque

Para alinhar as decisões e garantir a máxima performance, devemos adotar boas práticas em ambos os departamentos. Descubra os principais pontos a seguir.

Categorize seu inventário usando a análise ABC

A análise ABC é uma técnica para organizar seu inventário em uma hierarquia, que vai dos itens mais importantes aos menos importantes. Aqui está como seria a análise na prática:

• itens A: são os produtos de maior prioridade e os mais vendidos, eles exigem reordenamentos regulares e revisão constante de qualidade;
• itens B: são produtos de média prioridade, geralmente com reordenação mensal;
• itens C: são produtos de baixa prioridade, normalmente são transportados em grandes volumes com o mínimo de reordenamento.

Organizar o estoque de acordo com as vendas ajuda a otimizar o espaço de armazenamento, além de melhorar o atendimento de pedidos.

Utilizando o princípio de Pareto, 20% do seu inventário é responsável por 80% dos seus resultados. Então, esses 20% são os “itens A” e devem receber atenção especial e contínua. No caso de estoques maiores, os itens prioritários também são acomodados, de modo a facilitar a coleta e a preparação do pacote.

Otimize as taxas de rotatividade de estoque

A taxa de rotatividade é uma medida do número de vezes que seu estoque é vendido ou usado em um determinado período, geralmente por ano. Isso permite uma melhor noção da demanda, da quantidade de estoque obsoleto e das etapas necessárias para vender ou armazenar mais produtos.

Uma fórmula simples para calcular a taxa de rotatividade é: vendas anuais ÷ pela média de estoque.

Veja esse exemplo prático: o estoque médio de impressoras em uma loja é de 100 peças, e a empresa vende 600 unidades por ano. O giro de estoque dessa companhia é calculado dividindo 600 por 100, o que significa que os produtos são renovados 6 vezes no ano.

Para descobrir a quantidade de dias, basta dividir 365 por 6. Então, a loja de impressoras “girou” seu estoque, em média, 6 vezes ao ano a cada 60,8 dias. Veja algumas maneiras de aumentar sua taxa de rotatividade:

• trabalhe com eventos sazonais;
• liquide os produtos obsoletos;
• faça previsão da demanda do cliente;
• venda kits (mais produtos com um preço menor);
• ofereça seus produtos para outras empresas.

Use um sistema de gerenciamento

Uma das melhores decisões para favorecer ambos os setores (compras e estoque) é investir em uma ferramenta de software que possa integrar todas as informações relevantes. Isso não só melhora a comunicação dos departamentos, mas também impede erros humanos e perdas de dados.

Além da segurança e do suporte para novos recursos, sua empresa pode usufruir de gráficos e análises em tempo real — use essas informações para criar e acompanhar KPIs. Existem diversas ferramentas no mercado, leve o tempo necessário para estudar cada uma delas:

• ERPs;
• SRMs;
• Just in time;
• PEPS e UEPS;
• Kanban, entre outros.

Use uma fórmula precisa de ressuprimento 

A fórmula de ponto de ressuprimento informa quando solicitar mais estoque — normalmente quando atingir a menor quantidade de itens possível. Isso permite proteger sua empresa de picos e quedas no mercado.

A equação a seguir pode ajudá-lo a solicitar consistentemente a quantidade certa de estoque a cada mês:

Ponto de ressuprimento = (média de vendas diárias da unidade x prazo médio de entrega do fornecedor em dias) + estoque de segurança

O estoque de segurança deve considerar alguns imprevistos, como atrasos do fornecedor, picos de venda, avarias etc. Quanto maior a importância do item, maior a necessidade do estoque de segurança.

Estabeleça alianças com os principais fornecedores do segmento

De nada adianta implementar boas práticas se os fornecedores não estão entregando o máximo de valor.

De fato, as melhores empresas trabalham em estreita colaboração com os fornecedores muito depois de um acordo ser assinado. Os objetivos de um programa eficaz de gerenciamento de fornecedores incluem:

• acordos de longo prazo para garantir que o relacionamento permaneça saudável;
• metas de melhoria contínua com o objetivo de obter valor para ambas as partes;
• plataforma para resolução de problemas.

Por fim, as organizações da cadeia de suprimentos devem revisar constantemente suas quantidades de estoque e se esforçar para mantê-las em um nível ideal. Planejamento e previsão inadequados são causas diretas de inventários que estão em desacordo com a demanda — gerando custos e reduzindo a competitividade da empresa.

Mesmo que sua empresa já tenha implementado muitos desses conceitos de controle de estoque e compras, os insights e exemplos explicados aqui servirão para validar sua estratégia atual.

Conhece alguma prática essencial que faltou neste artigo? Conte nos comentários!