Custo de impressão: o que é e como fazer o cálculo?

Boa parte das atividades desenvolvidas por qualquer empresa, independentemente do seu porte, envolve a impressão de documentos dos mais diversos e em grande número. Por isso, é essencial compreender como é feito o cálculo do custo de impressão.

Sem conhecer esse número, fica mais difícil saber o quanto está se gastando com os suprimentos necessários para a impressão e descobrir se é possível economizar em algum ponto. Para mudar isso, acompanhe este guia com todas as informações.

O que é o custo de impressão?

Você sabe quanto cada página impressa custa para a sua empresa? Responder a essa pergunta é objetivo do cálculo do custo de impressão. Ele envolve uma série de fatores para chegar ao número que representa o custo por página impressa.

E esse número é importante. Mesmo com o avanço dos meios digitais, muitos arquivos precisam ser impressos. Sem um controle de quanto cada impressão custa, fica difícil administrar essa despesa com eficiência.

Como é feito o cálculo do custo de impressão?

A conta para o cálculo do custo de impressão não é das mais complexas. No entanto, para que o resultado reflita a realidade, é necessário compreender uma série de fatores que impactam no número obtido.

A maioria das fórmulas de cálculo considera a relação entre quantidade e valor para chegar ao custo de impressão. Dessa forma, pode-se obter o resultado a partir da divisão entre o preço do cartucho pelo total de folhas impressas com ele.

No entanto, esse cálculo resume muito a questão e exclui vários fatores. Logo, ele pode ser útil para quem tem apenas uma impressora, uma vez que desconsidera outros aspectos importantes que impactam o custo final. Por isso, listamos abaixo essas as principais variáveis utilizadas na conta.

Custo de tinta

Essa parte do cálculo não tem muito segredo, em um primeiro momento. Imagine que em um mês foram gastos R$ 250 de toners para imprimir 4000 páginas. Dividindo 250 por 4000 obtém-se o valor arredondado de 6 centavos de tinta por página impressa.

Por outro lado, é preciso compreender que o rendimento de um toner varia de acordo com a maneira como ele é utilizado. A informação fornecida na hora da compra, de que aquela tinta será suficiente para imprimir uma certa quantidade de página, é baseada em testes feitos de acordo com normas específicas, como a ISO/IEC 19752. Ou seja, usos mais intensos, como a impressão de fotos, reduzirão essa proporção, aumentando os custos.

Custo de folhas

A tinha não é o único material necessário para a impressão, certo? Por isso, na parte seguinte do cálculo, a intenção é descobrir quanto custa cada folha utilizada. A conta é parecida com o cálculo do gasto de tinta, mas deve considerar um período para que ela faça sentido (um mês, por exemplo).

Seguindo os números apresentados no tópico anterior, vamos supor que o papel das 4000 páginas impressas custou R$ 80. Basta dividir o preço pela quantidade de folhas: 80 por 4000 = 0,02 centavos.

Ou seja, no nosso exemplo, a soma do preço da tinta com o papel é igual a 0,08 centavos por folha, o que representa o custo de impressão nesse cenário.

Depreciação dos equipamentos

Ainda que o cálculo utilizando o preço da tinta e do papel leve em conta os insumos essenciais, ele pode demonstrar distorções, principalmente para quem utiliza mais de uma impressora. Nesses casos, é indispensável adicionar outras variáveis que, embora pareçam menores, são importantes para que o cálculo represente o efetivamente gasto.

Uma das variáveis adicionais mais importante é aquela que engloba a depreciação dos equipamentos decorrentes do seu uso comum. A maioria das impressoras do mercado indica nos seus manuais a vida útil do equipamento em número de páginas impressas.

Ou seja, se uma máquina que custou R$ 1000 consegue imprimir 40000 páginas antes de apresentar necessidade de reparos ou troca, temos um custo de R$ 0,02 por página impressa.

Consumo de energia

Se o número de impressoras utilizado for muito alto, é importante se preocupar também com o consumo de energia. Anote a variação da conta de energia de um mês para o outro e inclua essas variações no cálculo do custo de impressão.

Atualização das impressoras

Com o passar do tempo, nem mesmo as manutenções mais detalhadas conseguirão manter as impressoras funcionando de forma plena. Além disso, o mercado está sempre oferecendo funções adicionais em novos modelos, que aumentam a eficiência na hora de imprimir.

Portanto, a longo prazo, é necessário estimar o custo para a substituição das máquinas, bem como realizar verificações periódicas para identificar equipamentos defasados e que não estejam funcionando como esperado, que devem ser descartados de forma correta.

Como reduzir o custo de impressão?

Com o cálculo de custo de impressão feito, será possível descobrir como essa despesa está impactando o orçamento. Mas, seja qual for o resultado, existem algumas dicas simples que ajudam a reduzir o custo por página impressa. Confira!

Use suprimentos de qualidade

Não troque um produto de qualidade garantida por outro mais barato, mas que pode representar dor de cabeça. Por isso, escolha sempre toners originais, que nunca foram utilizados e são de fornecedores de qualidade. Além do rendimento melhor, esses produtos não comprometem a vida útil do equipamento.

Escolha a impressora correta

Imprime muitas páginas por dia? Então tenha certeza que a impressora escolhida está de acordo com a demanda. É normal que uma empresa que precise de um volume maior de impressões desperdice recursos ao escolher modelos inadequados para aquela necessidade.

Não deixe impressoras paradas

Assim como impressoras utilizadas além da sua capacidade costumam significar gastos extras, máquinas ociosas também representam um desperdício. A ociosidade dos equipamentos faz com que eles apresentem problemas nos componentes internos e a tinta resseque.

Para evitar isso, mantenha apenas o número necessário de máquinas para suprir a necessidade e certifique que elas sejam utilizadas pelo menos uma vez por semana.

Imprima frente e verso

Sempre que a situação permitir, opte por utilizar os dois lados do papel. Como você viu, ele é um dos principais componentes do custo de impressão. Portanto, ao adotar essa opção, a redução é significativa.

Qual a importância de conhecer o custo de impressão?

As medidas de redução só fazem sentido se você souber o quanto está economizando. Por isso é tão importante fazer o cálculo do custo de impressão. Com esses dados em mãos, fica mais fácil inclusive, descobrir qual a origem dos desperdícios e como escolher máquinas, tintas e demais suprimentos que colaborem com a redução.

Faz sempre o cálculo do custo de impressão? E como você faz para economizar? Nos conte deixando seu comentário logo abaixo.

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