A preservação ambiental está em alta e, por isso, falamos cada vez mais sobre como podemos mudar nossos hábitos para cuidar do meio ambiente. Nas empresas, essa mudança de hábitos também pode trazer um benefício extra: a redução de custos.

Não à toa, muitas organizações vêm incorporando políticas de reciclagem e desperdício zero. Entretanto, alguns setores enfrentam grandes desafios para tornar sua política ecológica mais eficiente, especialmente em termos de consumo de papel.

Se esse é o caso da sua empresa, continue a leitura! Neste artigo, vamos ver 10 dicas para economizar papel no escritório e contribuir para o meio ambiente e para as finanças do seu negócio. Confira!

Pense antes de imprimir

Quando tudo o que precisamos fazer para imprimir algo é “clicar” em um ícone na tela do computador, pode ser tentador imprimir qualquer coisa sem pensar muito. Por isso, a dica número 1 de como economizar papel no escritório é parar por um momento e considerar se é realmente necessário imprimir esse memorando ou documento.

Talvez você possa enviar o material por e-mail ou compartilhar durante uma reunião. O fato é que se um pedaço de papel pode ser jogado na lixeira logo depois de ser lido, você provavelmente não precisa que essas informações estejam em papel físico.

Dica: Se for realmente necessário usar a impressora, avalie se precisa imprimir o documento inteiro ou apenas parte dele. A impressão seletiva é uma maneira fácil de diminuir o consumo de papel no escritório.

Visualize antes de imprimir

Quantas vezes pegamos um documento da impressora apenas para perceber que a última frase ficou em uma página separada ou que a formatação saiu diferente do que estava na tela? Se isso já aconteceu com você, saiba que não foi o único.

Por isso, se precisar imprimir um documento, sempre faça uma pré-visualização da impressão. Assim, é possível corrigir as margens e o espaçamento para garantir que seu documento vai caber no menor número de páginas possíveis e não terá nenhum erro na impressão.

Veja também: Como imprimir um documento pelo celular?

Use aplicativos de notas

Muitas tarefas que costumavam depender da troca de papéis entre várias pessoas do escritório agora podem ser feitas de maneira totalmente on-line com aplicativos. Por exemplo:  

• O Slack é uma ótima ferramenta para comunicação instantânea e compartilhamento de arquivos, o que diminui a necessidade de memorandos impressos; 
• O Evernote é incrível para organização de ideias e anotações, reduzindo o uso de papéis de rascunho; 
• Asana, Basecamp e Trello são exemplos de ferramentas que tornam o gerenciamento de projetos compartilhados mais fácil, organizado e 100% on-line; 
• O Google Docs é a forma mais eficiente e rápida de compartilhar documentos e planilhas sem a necessidade de impressão e papel.

Esses e outros aplicativos ajudam a economizar papel nas empresas. Mas, ainda mais do que isso, podem gerar uma grande economia de tempo e dinheiro, além de trazer muito mais eficiência para o andamento dos processos.

Imprima dos dois lados

Muitas vezes nos esquecemos, mas as impressoras têm a opção de impressão frente e verso — e essa é uma das melhores formas de economizar papel no escritório. 

Ainda que a impressão dos dois lados não seja apropriada para documentos oficiais, com certeza é útil quando se trata dos arquivos internos ou anotações pessoais. Por isso, uma dica para ajudar a diminuir o consumo de papel é escrever as diretrizes para impressão frente e verso na empresa.

Especifique quais documentos devem ser impressos apenas em um lado e quais podem utilizar os dois lados. Isso elimina a confusão dos funcionários e oferece um caminho fácil para reduzir o desperdício.

Prefira o e-mail

Não é nenhuma surpresa que usar o e-mail é uma das formas mais simples de economizar papel no escritório e tornar a comunicação mais ágil dentro e fora da empresa. 

Seja para entrar em contato com funcionários, clientes ou fornecedores, prefira usar o e-mail sempre que possível. Afinal, essa é uma opção rápida e sem papel com a qual praticamente todos estão familiarizados e confortáveis ​​de usar. 

Menos etiquetas

A maioria dos escritórios usam etiquetas impressas com o endereço para colar nos envelopes que devem ser enviados. Entre as próprias etiquetas e as sobras que ficam da impressão, muito papel é desperdiçado.

A melhor solução para isso seria eliminar completamente o correio tradicional e mudar para o e-mail. Mas nem sempre isso é possível, já que alguns documentos (especialmente legais) devem ser enviados em papel. 

Nesse caso, a melhor opção para economizar papel nesse caso é imprimir o endereço diretamente nos envelopes. Os selos também podem ser impressos assim, assim como qualquer outro lugar que você normalmente usaria rótulos.

Use servidores na nuvem

Arquivar informações é uma prática necessária na maioria das empresas. Mas os armários de arquivo não são a única maneira de guardar documentos importantes. Aliás, o arquivo de papel não apenas desperdiça papel e espaço de escritório, mas também é mais difícil pesquisar e classificar.

Por isso, outra opção para reduzir o uso de papel nas empresas é armazenar os arquivos em nuvens, discos rígidos externos ou outras soluções de armazenamento de dados. Dessa forma, tudo pode ser acessado de maneira muito mais rápida, simples e sem nenhum tipo de papel.

Mas, atenção! Se você decidir armazenar seus documentos online, é importante investir na segurança dos arquivos e realizar backups frequentes para não perder nenhuma informação importante.

Faça disso um concurso

Se as pessoas em seu escritório têm uma tendência competitiva, por que não usar isso a seu favor para ajudar a criar o hábito de economizar papel? 

Configure sistemas para medir a quantidade de papel que cada funcionário ou departamento usa durante um determinado período de tempo, como um mês ou um trimestre. Assim, a pessoa ou departamento que usar menos pode ganhar um prêmio, como um almoço grátis. 

Acredite: os concursos são uma ótima maneira de motivar as pessoas a economizar papel no escritório. Uma boa causa para o meio ambiente e também para a empresa!

Economize e diminua o uso de papel na sua empresa!

Reduzir o desperdício de papel é uma obrigação de todos os empregadores que se preocupam com o meio ambiente. Mas também pode ser uma missão dos colaboradores se a empresa souber engajá-los nessa causa.

Para isso, você pode começar com as 8 dicas de como economizar papel no escritório que listamos neste artigo. E, se precisar de qualquer material de escritório com os melhores preços do mercado, conte com a PORT!