Escritório

Guia sobre produtos para escritório: tudo que precisa saber

maio 8, 2019
Tempo de leitura 17 min

Ser encarregado de comprar produtos para escritório em sua empresa é uma grande responsabilidade. A aquisição de novos móveis e equipamentos é uma decisão importante não apenas porque contribui para o bem-estar e conforto da equipe, mas também porque afeta a produtividade do escritório.

Antes de passar dias visitando espaços de escritório e pesquisando na internet os produtos perfeitos, com real utilidade e dentro do orçamento, é necessário analisar alguns pontos estratégicos. Confira a seguir!

Por que investir em materiais para escritório?

Ter o material de escritório certo é essencial para o dia a dia da empresa. Objetos como canetas, lápis, papel, calculadoras e outros equipamentos de escritório, como impressoras, precisam estar disponíveis para que os funcionários trabalhem de maneira produtiva e eficiente.

Veja as razões para utilizar materiais de escritório de boa qualidade.

Aparência profissional

Quando você usa material de escritório de boa qualidade, sua empresa passa uma imagem séria e profissional. Pode ser que seus clientes não visitem seu escritório com frequência, mas, mesmo que ninguém veja quais suprimentos de escritório você está usando, com certeza, todos verão os resultados.

Empresas que valorizam os detalhes geram um impacto inconsciente nas pessoas. Se uma empresa tem tanto cuidado com seu patrimônio (envelopes, folders, equipamentos, móveis), nós acreditamos que ela dedicará a mesma atenção a seus produtos e clientes.

Esse cuidado não é visto apenas pelos clientes; os colaboradores também percebem esse esforço da empresa em prover os melhores produtos, o que gera um sentimento de valorização. A mensagem transmitida é que a empresa não mede esforços para oferecer o melhor ambiente de trabalho possível.

Maior eficiência

Materiais de escritório para empresas, incluindo papel, toner para impressoras e até simples canetas, precisam estar disponíveis a todo momento se você quiser que seu escritório seja tão eficiente quanto possível.

Sem o equipamento certo, é difícil concluir qualquer tarefa. Imagine parar um projeto importante porque você ficou sem papel sulfite para impressão. Basicamente, oferecer um escritório completo é permitir que o trabalho seja executado sem interrupções.

Você pode questionar agora sobre custos: quanto seria necessário para manter todos os materiais disponíveis, considerando uma empresa de médio porte para a qual cada real faz diferença. Vejamos os ganhos para quem investe em uma boa gestão de produtos e equipamentos:

  • sua empresa é vista como organizada e sustentável por clientes e colaboradores;
  • aumento de foco nas tarefas (reduz erros e imprevistos);
  • um trabalho mais rápido economiza custos (horas extras e novos funcionários);
  • maior eficiência gera satisfação no trabalho (reduz cobranças e estresse);
  • gera satisfação, por passar a imagem de que a empresa zela pelo bem-estar geral, oferecendo as ferramentas e permitindo que as pessoas atinjam seu desempenho máximo.

Ou seja, todo custo com materiais de escritório é um investimento em produtividade; mas, claro, não adianta simplesmente comprar itens sem um planejamento prévio. Cada produto deve apresentar um motivo relevante para sua aquisição.

Da mesma forma que a falta de itens é prejudicial, o excesso também é. Necessariamente, uma boa gestão de compras passa por sincronizar a “oferta com a demanda”.

Quais são os principais produtos para escritório?

Produtividade e eficiência são dois dos objetivos mais importantes para cada escritório, mas vários fatores podem ter um impacto na maneira como os funcionários realizam suas tarefas. Um desses pode ser não ter acesso aos suprimentos e equipamentos corretos de escritório.

Criamos uma lista com os principais itens que você deve considerar. Veja a seguir.

Canetas

Com o incrível poder de desaparecimento, as canetas são facilmente negligenciadas no momento da compra; por isso, certifique-se de ter um estoque saudável.

Clips e elásticos

Só valorizamos esses pequenos objetos quando realmente precisamos. Considere a compra principalmente em escritórios que dependem muito de papel.

Papel

Item básico capaz de atrasar qualquer projeto. Caso a qualidade seja algo importante em suas impressões, utilizar papéis especiais é uma excelente ideia.

Diários

Embora a maioria prefira celulares e computadores, muitos funcionários ainda confiam em um diário escrito. Vale uma pesquisa no escritório para verificar sua necessidade.

Post-its

Não é difícil descobrir o porquê do sucesso dos post-its em todo escritório. São pequenos e fáceis de guardar, colam em qualquer superfície e, ainda, criam uma decoração jovem e criativa. Post-its e outros produtos de anotações garantirão que nenhuma senha seja perdida e que toda mensagem alcance seus destinatários.

Arquivos e pastas

Em vários casos, cópias impressas de seus documentos ou projetos são necessárias, e arquivos e pastas são a melhor maneira de armazená-los.

Grampeadores

Outro objeto com poder de desaparecimento. Grampeadores são bastante duráveis, e é uma boa ideia permitir uma quantidade razoável circulando pelo escritório. Também não se esqueça dos grampos.

Quadros brancos

Se você preferir realizar reuniões sem depender de tecnologia, ter um quadro branco com canetas e papel apropriados será uma adição vital à sala de reuniões.

Envelopes

Não apenas para guardar papéis, os envelopes são extremamente úteis quando um documento importante precisa ser enviado pelos Correios. Poder preparar o envio no próprio escritório é muito mais conveniente do que procurar uma papelaria pelo caminho.

Tinta da impressora

Não há nada mais frustrante no escritório do que coletar uma folha em branco na gaveta da impressora. Por ironia do destino, isso costuma acontecer justamente quando estamos correndo contra o tempo. Ser capaz de substituir o cartucho imediatamente facilitará a vida de todos.

Para que serve um gaveteiro?

Gaveteiros têm uma função muito especial dentre os móveis para escritório. São peças versáteis e pequenas, com a vantagem de “encaixar” em qualquer ambiente de trabalho. Um mobiliário embutido permite criar uma transição suave entre espaços, além de uma decoração coerente, que faz o local parecer mais arejado.

São adequados para interiores contemporâneos e minimalistas, pois se misturam na decoração, em vez de se destacar. Além disso, os gaveteiros oferecem um excelente armazenamento. Objetos que ocupam espaço útil, como pastas, livros e pequenos materiais, podem ser distribuídos em repartições, de forma prática e organizada.

Como escolher um gaveteiro para seu escritório?

Para garantir o melhor custo-benefício, é necessário descobrir qual é sua necessidade de armazenamento e o espaço disponível. Considere os 3 pontos a seguir para uma boa escolha.

1. Material

Pela sua leveza e durabilidade, o MDF é muito utilizado, mas é importante observar o acabamento e o material das peças complementares, como os puxadores e rodízios.

Alguns gaveteiros mais “baratos” têm peças de plástico que, sem dúvida, se desgastarão com o uso. A verdadeira economia é aquela que pode ser vista no longo prazo; por isso, prefira sempre bons materiais de MDF e alumínio.

2. Estilos

Além da utilidade, um gaveteiro pode e deve estar inserido na decoração do escritório. Descubra agora duas opções ideais para qualquer ambiente:

  • fabricado em MDF com acabamento UV de alta qualidade, além de puxadores e rodízios em alumínio, o Gaveteiro Stalo 4 Gavetas valoriza seu espaço com elegância;
  • para pequenos volumes, o prático Gaveteiro Waleu, com 4 gavetas de acrílico, é resistente e fácil de abrir, ideal para uma organização rápida e de baixo custo.

3. Número de gavetas

Gaveteiros de até 4 gavetas são os mais comuns. Por ser uma peça bastante durável, considere também se seu volume de materiais vai aumentar nos próximos meses. Gavetas curtas e finas são uma péssima surpresa; assim, analise sempre o tamanho e a profundidade de cada uma.

Quais são os tipos de cadeira de escritório?

Cadeiras de escritório são essenciais. Geralmente, são constituídas por um encosto acolchoado com apoio lombar, assento também acolchoado, rodízio e giro. Elas são frequentemente ajustáveis ​​em altura e costumam ser mencionadas como “cadeira de mesa” ou “de computador”.

Nenhum outro tipo de cadeira comumente encontrada em casa é adequada para o trabalho em computadores. Se você já tentou sentar em uma cadeira de cozinha ou em uma poltrona reclinável, sabe o quão difícil isso pode ser.

A cadeira do escritório foi pensada exatamente para permitir várias horas de trabalho em um computador — e, felizmente, há um grande número de tipos de cadeiras para escolher.

Cadeira-presidente

Tamanhos-padrão de cadeiras não servem para todos. As cadeiras-presidente, que são classificadas para suportar mais de 100 quilos, fornecem uma construção extraespaçosa e materiais de maior espessura. Cadeiras grandes e altas também contam com construção pesada, para garantir uso duradouro e suporte seguro durante todo o dia de trabalho.

Cadeiras de conferência

Esses assentos são projetados para ser levemente inclinados para frente, de modo a manter os usuários envolvidos em reuniões e discussões. Também costumam ter possibilidades mínimas de ajustes, já que os indivíduos tendem a não se sentar neles por muito tempo.

Cadeiras ergonômicas

À medida que a duração média da jornada de trabalho aumenta, as cadeiras com apoio adicional são necessárias.

Se você passar várias horas por dia sentado em frente ao computador, precisará de uma cadeira estofada e com suportes ergonômicos. Você vai pagar mais por isso, mas o dinheiro extra vai lhe poupar contas no médico.

Cadeiras executivas

Consideradas “cadeiras de luxo” e normalmente feitas em couro, elas oferecem o melhor preenchimento para o maior conforto. A maioria apresenta uma gama completa de recursos ergonômicos.

Cadeiras executivas fazem jus ao seu preço mais elevado. Além de serem mais bonitas do ponto de vista estético, também são mais confortáveis ​​e tendem a combinar todos os melhores recursos de outros tipos de cadeiras.

Cadeiras de convidados

Essas são uma necessidade em qualquer escritório que tenha uma sala de espera ou área de recepção, mas não são recomendadas para nada além de assentos temporários de curta duração. Elas são razoavelmente confortáveis, mas não têm o suporte necessário para uso prolongado.

Cadeiras empilháveis

Baratas e de fácil armazenamento, as cadeiras empilháveis são normalmente retiradas do armário sempre que há um jantar ou reunião em toda a empresa, quando vários assentos são necessários por um curto período.

Elas não são muito confortáveis e nem recomendadas para uso doméstico, mas certamente têm o seu lugar no ecossistema do escritório.

Cadeiras de computador

Essas cadeiras, também chamadas de cadeiras de tarefas, são projetadas especificamente para ser combinadas com mesas de computador. Geralmente oferecem alguns ajustes ergonômicos para garantir o conforto personalizável de qualquer usuário. Também apresentam uma base com 5 rolamentos, para garantir um movimento suave no ambiente de escritório.

Como escolher a cadeira ideal para meu escritório?

Encontrar cadeiras de escritório de qualidade e que caibam no orçamento de sua empresa é um investimento na saúde e na produtividade de seus funcionários. Abaixo, estão as melhores dicas para escolher a sua.

Encosto

Uma cadeira de escritório deve ser confortável ​​e oferecer apoio para as costas. Elas devem fornecer uma infinidade de posições ajustáveis, incluindo configurações de apoio lombar, altura e reclinação.

Ângulo das articulações

Uma cadeira de escritório não é ideal se o ângulo do seu quadril não estiver confortavelmente a 90 graus. O mesmo vale para os joelhos e tornozelos. Idealmente, todas as articulações devem permanecer a 90 graus.

Ajustabilidade

Uma boa cadeira de escritório deve ser ajustável em todas as direções. O assento e o encosto deve se ajustar para cima e para baixo, assim como inclinado de um lado para o outro. Isso é necessário para alcançar a postura correta quando você está sentado o dia todo.

Além disso, como essas adaptações são necessárias a todo momento, recomendamos que as cadeiras sejam facilmente ajustáveis, ​​sem necessidade de ferramenta. Qualquer dificuldade para realizar modificações pode “forçar” uma posição incorreta.

Estofamento

O estofamento de uma cadeira de escritório deve ser confortável ao toque se você for sentar nela o dia todo. Alguns materiais sintéticos (normalmente com plástico) podem ser abrasivos, gerando coceira ou superaquecimento na pele.

Braços e ombros

É fácil ignorar a posição dos seus braços e ombros. Um assento não será confortável se você precisa encolher os ombros para colocar os cotovelos nos suportes da cadeira. As posições dos braços e das mãos devem ser flexíveis, a fim de evitar o desenvolvimento de dor no ombro, cotovelo e pulso.

Tamanho

Se o assento da cadeira for muito grande ou estiver muito alto, mesmo que a cadeira tenha um encosto com apoio lombar, os trabalhadores terão problemas, pois não poderão aproveitar o encosto.

Para que seus pés possam ficar no chão, muitos funcionários ficam sentados na ponta da cadeira, em vez de apoiar as costas, pressionando, assim, a espinha para fora da curva natural.

Por que investir na decoração do meu escritório?

Seu escritório parece estar congelado nos anos 90? As cores são apagadas, e o clima lembra um hospital? Esses são sinais de que você (realmente) precisa investir em uma nova decoração. Veja outros motivos a seguir.

Impressionar os clientes

Muitos clientes formarão suas primeiras impressões sobre o seu negócio com base no design do seu escritório. Se a decoração estiver desatualizada ou fora de sintonia, pode parecer que sua empresa também está assim. Se você quer impressionar esses clientes, investir em design de escritório é uma ótima maneira de tornar sua empresa mais atual e profissional.

Fazer os colaboradores se sentirem à vontade

O design do escritório também é ótimo para deixar os funcionários confortáveis ​​e inspirados. A decoração certa aumenta a produtividade e a moral dos colaboradores.

Assim, um designer de escritório pode ajudá-lo a melhorar não só a aparência do seu escritório, mas também a maneira como ele se organiza em termos de layout, funcionalidade e até mesmo controle de ruído.

Reduzir o estresse

Está começando a ter dores de cabeça assim que entra no escritório? Talvez não seja o trabalho que está estressando você, mas o espaço. Um escritório desordenado, sujo ou desatualizado pode ser uma fonte real de estresse para muitas pessoas.

Se você está se sentindo assim com relação ao ambiente, é provável que seus funcionários e clientes também estejam.

Destacar-se

Se você está em busca do efeito “uau” em seu escritório, investir em design é a melhor maneira de se diferenciar de outras empresas. A contratação de um designer é uma ótima maneira de trazer uma nova perspectiva, que levará o espaço do seu escritório para o próximo nível.

Por outro lado, você pode estar se destacando pelos motivos errados. Móveis desatualizados, pisos sujos e decoração monótona são péssimos sinais. Se esse for o caso, investir em novos elementos de design transformará seu escritório de uma monstruosidade fora de moda em um local de negócios moderno e funcional.

Valorizar o imóvel

Investir em design é uma ótima maneira de aumentar o valor da propriedade, permitindo uma negociação mais vantajosa em uma eventual venda, além de gerar visibilidade para atrair interessados.

Contar uma história

Por fim, investir em design é a capacidade de contar uma história. Um ótimo design de escritório não apenas é agradável aos olhos, como conta uma história visual sobre o espaço. Você pode transformar seu escritório em mais do que apenas um local de trabalho: em uma experiência visual e arquitetônica.

Como avaliar a qualidade dos materiais de escritório?

A qualidade é uma parte importante da cadeia de fornecimento. É responsabilidade do departamento de compras garantir que os materiais adquiridos apresentem as especificações de qualidade corretas antes mesmo que qualquer peça seja usada no escritório.

Qualidade em móveis

Os itens de mobiliário, como os armários para escritório, são geralmente feitos de madeira maciça, compensada ou folheada. É sempre melhor optar por madeira sólida. O compensado é feito de camadas de madeira cortada e tem uma densidade menor que a da madeira maciça.

Você pode avaliar isso observando a superfície exposta da mobília (a madeira bruta interna). Para que a madeira compensada seja durável, certifique-se de ter pelo menos 9 camadas. Você também pode escolher folheados mais finos, pois não se desgastam facilmente.

Certifique-se de que a peça não é feita de serragem ou compósito de madeira.

Acabamento

Observe atentamente as camadas superficiais da lona ou laminado usado, procure qualquer arranhão ou desgaste. O acabamento lhe dirá tudo sobre o padrão de qualidade. Toque em todas as superfícies e bordas da peça de mobília para ver se estão lisas.

Tecido e almofadas

Prefira tecidos naturais, como linho, mistura de algodão, lã ou couro, em vez de sintéticos como acrílico ou nylon. A mistura de linho ou algodão é bem resistente a sujeira, enrugamento e desgaste.

O tecido de lã é uma boa escolha, sendo lavável ​​e durável. O couro também é um material resistente, mas deve ser limpo com condicionador de couro ou aspirado. É uma manutenção ligeiramente cara.

Dê prioridade às capas de almofada removíveis. Almofadas firmes são mais duráveis ​​que as fofas. Além disso, prefira uma capa feita de um único tecido, em vez daqueles com muitas partes costuradas.

Qualidade em equipamentos

A maneira mais fácil de garantir a qualidade é pela marca do fabricante. Marcas conhecidas investem muito na produção de equipamentos duráveis e que atendam às expectativas, além de oferecerem um suporte adequado para eventuais problemas.

Preço

Pode parecer vantajoso pagar bem mais barato por algum item, mas, muitas vezes, o equipamento pode não ser oficial ou mesmo novo. Peças usadas e não originais têm grandes chances de trazer problemas, exigindo manutenção e atrasando projetos. No final, o gasto será muito maior.

Longo prazo

Se sua empresa cresce em ritmo acelerado, considere esse “aumento de demanda” em seu planejamento de compras. Isso é útil para evitar sobrecargas em equipamentos como impressoras.

Consumo de energia

Outro ponto importante é verificar o consumo de energia. Um equipamento eficiente não pode aumentar seus gastos. Verifique também se sua estrutura elétrica é capaz de suportar todos os equipamentos. Na maioria das vezes, é necessário modificar a rede elétrica para evitar quedas constantes.

Como escolher o melhor fornecedor?

Produtos para escritório são um investimento crucial em produtividade e bem-estar. Ao contrário do que muitos pensam, isso não requer pessoas inteiramente dedicadas a aquisição e manutenção. Sim, um planejamento prévio é necessário, mas a reposição de materiais pode ser administrada com pouco esforço em empresas de médio porte.

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