Ser encarregado de comprar equipamentos para escritório em sua empresa é uma grande responsabilidade. A aquisição de novos móveis e aparelhos figura como decisão importante não apenas porque contribui para o bem-estar e conforto da equipe, mas também por conta da ligação direta com a produtividade do escritório.

Antes de passar dias visitando espaços de escritório e pesquisando na internet os produtos perfeitos, com real utilidade e dentro do orçamento, é necessário analisar alguns pontos estratégicos. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura e confira a seguir as dicas que separamos para você!

Por que investir em materiais para escritório?

Ter o material adequado é essencial para o dia a dia de uma empresa. Objetos como canetas, lápis, papel, calculadoras e outros equipamentos para escritório mais complexos, como impressoras, precisam estar disponíveis – e em pleno funcionamento – para que os funcionários trabalhem de maneira produtiva e eficiente.

Você ainda acha que isso é apenas um detalhe? Veja abaixo as razões para utilizar materiais de escritório de boa qualidade.

Aparência profissional

Quando você usa material de escritório de boa qualidade, sua empresa passa uma imagem séria e profissional. Pode ser que seus clientes não visitem seu escritório com frequência, mas, mesmo que ninguém veja quais suprimentos de escritório você está usando, com certeza, todos verão os resultados.

Empresas que valorizam os detalhes geram um impacto inconsciente nas pessoas. Se uma empresa tem tanto cuidado com seu patrimônio (envelopes, folders, equipamentos, móveis), nós acreditamos que ela dedicará a mesma atenção a seus produtos e clientes.

Esse cuidado não é visto apenas pelos clientes; os colaboradores também percebem esse esforço da empresa em prover os melhores produtos, o que gera um sentimento de valorização. A mensagem transmitida é que a empresa não mede esforços para oferecer o melhor ambiente de trabalho possível.

Maior eficiência

Materiais de escritório para empresas, incluindo papel, toner para impressoras e até simples canetas, precisam estar disponíveis a todo momento se você quiser que seu escritório seja tão eficiente quanto possível.

Sem o equipamento certo, é difícil concluir qualquer tarefa. Imagine parar um projeto importante porque você ficou sem papel sulfite para impressão. Basicamente, oferecer um escritório completo é permitir que o trabalho seja executado sem interrupções.

Você pode estar se questionando agora sobre os custos de toda essa excelência: quanto seria necessário para manter todos os materiais disponíveis, considerando uma empresa de médio porte para a qual cada real faz diferença. Vejamos os ganhos para quem investe em uma boa gestão de produtos e equipamentos para escritório:

• sua empresa é vista como organizada e sustentável por clientes e colaboradores;
• aumento de foco nas tarefas (reduz erros e imprevistos);
• um trabalho mais rápido economiza custos (horas extras e novos funcionários);
• maior eficiência gera satisfação no trabalho (reduz cobranças e estresse);
• gera satisfação, por passar a imagem de que a empresa zela pelo bem-estar geral, oferecendo as ferramentas e permitindo que as pessoas atinjam seu desempenho máximo.

Ou seja, todo custo com materiais de escritório é um investimento em produtividade; mas, claro, não adianta simplesmente comprar itens sem um planejamento prévio. Cada produto deve apresentar um motivo relevante para sua aquisição.

Da mesma forma que a falta de itens é prejudicial, o excesso também é. Por isso, uma boa gestão de compras passa necessariamente por sincronizar a “oferta com a demanda” dentro da sua empresa.

Quais são os principais equipamentos para escritório?

Produtividade e eficiência são dois dos objetivos mais importantes para cada escritório, mas vários fatores podem ter um impacto na maneira como os funcionários realizam suas tarefas. Um desses pode ser a falta de acesso aos suprimentos e equipamentos corretos de escritório.

Pensando em te ajudar com essa questão, criamos uma lista com os principais itens que você deve considerar nas suas compras. Veja a seguir.

Computadores

O básico de todo escritório, os computadores muitas vezes são responsáveis por dar vida a uma empresa. Existem diversos modelos e formatos, com preços e funcionalidades que variam muito de acordo com a necessidade de cada usuário. Uma boa dia é apostar na mesma linha de equipamentos para todos os colaboradores.

Impressoras

Atualmente, existem aparelhos de impressão que atuam como verdadeiros “faz tudo”. Conhecidas como multifuncionais, essas impressoras podem ser bem úteis no seu escritório e também concentrarem o trabalho de cópia e escaneamento em um único utensílio.

Telefones

Sim, telefones fixos ainda são úteis. Principalmente quando falamos em escritórios e demais ambientes empresariais. É importante que você tenha uma linha de comunicação direta com os seus colaboradores e contar com um aparelho funcional pode fazer toda a diferença.

Móveis em geral

Mesa, cadeira, estante e mesas auxiliares. Esses móveis vão ser a base do seu escritório e precisam ser escolhidos com muito cuidado e atenção. Lembre-se de sempre levar em conta as demandas e o perfil da sua empresa na hora da compra desses materiais.

Além de equipamentos funcionais e dos eletrônicos, existem alguns itens bem básicos que não podem faltar na montagem de um escritório. São eles:

Canetas

Pode parecer um coisa simples, mas com o incrível poder de desaparecimento, as canetas são facilmente negligenciadas no momento da compra de insumos para escritório. Por isso, certifique-se de ter um estoque saudável.

Clips e elásticos

Clips e elásticos são outros daqueles pequenos objetos que só valorizamos quando realmente precisamos. Considere a compra, principalmente em escritórios que dependem muito de papel, e crie uma rotina de acompanhamento de estoque.

Papel

O papel é um dos itens mais básicos de um escritório, mas é capaz de atrasar qualquer projeto. Sendo assim, eles merecem um destaque na sua lista de suprimentos. Caso a qualidade seja algo importante em suas impressões de rotina, utilizar papéis especiais é uma excelente ideia.

Diários

Embora atualmente a maioria das pessoas prefira celulares e computadores, muitos funcionários ainda confiam em um diário escrito para o acompanhamento de suas rotinas. Vale uma pesquisa no escritório para verificar sua real necessidade.

Post-its

Não é difícil descobrir o porquê os post-its são um sucesso em todo escritório. São pequenos e fáceis de guardar, colam em qualquer superfície e, ainda, criam uma decoração jovem e criativa. Post-its e outros produtos de anotações garantirão que nenhuma senha seja perdida e que toda mensagem alcance seus destinatários.

Arquivos e pastas

Embora muitos processos estejam sendo digitalizados com o passar dos anos, em vários casos, cópias impressas de seus documentos ou projetos são necessárias, e arquivos e pastas são a melhor maneira de armazená-los com segurança e organização.

Grampeadores

Esse é outro daqueles objetos com poder de desaparecimento. Grampeadores são bastante duráveis e úteis, e é uma boa ideia permitir uma quantidade razoável circulando pelo escritório para garantir a produtividade. Também não se esqueça dos grampos para abastece-los.

Quadros brancos

Se você é daqueles que prefere realizar reuniões sem depender tanto da tecnologia, ter um quadro branco com canetas e papel apropriados será uma adição vital à sala de reuniões da sua empresa.

Envelopes

Não apenas para guardar papéis, os envelopes também são extremamente úteis quando um documento importante precisa ser enviado pelos Correios. Poder preparar o envio no próprio escritório é muito mais conveniente e seguro do que procurar uma papelaria pelo caminho.

Tinta da impressora

Não há nada mais frustrante em um escritório do que coletar uma folha em branco na gaveta da impressora. Por ironia do destino, isso costuma acontecer justamente quando estamos correndo contra o tempo. Ser capaz de substituir o cartucho imediatamente facilitará a vida de todos os seus colaboradores.

Para que serve um gaveteiro?

Gaveteiros têm uma função muito especial dentre os móveis para escritório. São peças versáteis e pequenas, com a vantagem de “encaixar” em qualquer ambiente de trabalho. Um mobiliário embutido permite criar uma transição suave entre espaços, além de uma decoração coerente, que faz o local parecer mais arejado.

São adequados para interiores contemporâneos e minimalistas, pois se misturam na decoração, em vez de se destacar. Além disso, os gaveteiros oferecem um excelente armazenamento. Objetos que ocupam espaço útil, como pastas, livros e pequenos materiais, podem ser distribuídos em repartições, de forma prática e organizada.

Como escolher um gaveteiro

Para garantir o melhor custo-benefício, é necessário descobrir qual é necessidade real de armazenamento da sua equipe o espaço disponível no escritório. Considere os três pontos a seguir para uma boa escolha.

Material

Pela sua leveza e durabilidade, o MDF é muito utilizado para esse tipo de móvel, mas é importante observar o acabamento e o material das peças complementares, como os puxadores e rodízios.

Alguns gaveteiros mais “baratos” têm peças de plástico que, sem dúvida, se desgastarão com o uso. A verdadeira economia é aquela que pode ser vista no longo prazo; por isso, prefira sempre bons materiais de MDF e alumínio.

Estilos

Além da utilidade, um gaveteiro pode e deve estar inserido na decoração do escritório. Descubra agora duas opções ideais para qualquer ambiente:

• fabricado em MDF com acabamento UV de alta qualidade, além de puxadores e rodízios em alumínio, o Gaveteiro Stalo 4 Gavetas valoriza seu espaço com elegância;
• para pequenos volumes, o prático Gaveteiro Waleu, com quatro gavetas de acrílico, é resistente e fácil de abrir, ideal para uma organização rápida e de baixo custo.

Número de gavetas

Gaveteiros de até quatro gavetas são os mais comuns. Por ser uma peça bastante durável, considere também se seu volume de materiais vai aumentar nos próximos meses. Gavetas curtas e finas são uma péssima surpresa; assim, analise sempre o tamanho e a profundidade de cada uma.

Quais são os tipos de cadeira de escritório?

Sim! Cadeiras de escritório são essenciais para um trabalho bem feito. Geralmente, para ambientes empresariais, elas são constituídas por um encosto acolchoado com apoio lombar, assento também acolchoado, rodízio e giro. Também são frequentemente ajustáveis ​​em altura e costumam ser mencionadas como “cadeira de mesa” ou “de computador”.

Nenhum outro tipo de cadeira, comumente encontrada em casa, é adequada para o trabalho em computadores. Se você já tentou sentar em uma cadeira de cozinha ou em uma poltrona reclinável por um longo período, sabe o quão difícil isso pode ser.

A cadeira do escritório foi pensada exatamente para permitir várias horas de trabalho em um computador de uma forma mais confortável e fisicamente saudável — e, felizmente, há um grande número de tipos de cadeiras para escolher.

Cadeira-presidente

Tamanhos-padrão de cadeiras não servem para todos. As cadeiras-presidente, que são classificadas para suportar mais de 100 quilos, fornecem uma construção extraespaçosa e materiais de maior espessura. Cadeiras grandes e altas também contam com construção pesada, para garantir uso duradouro e suporte seguro durante todo o dia de trabalho.

Cadeiras de conferência

Esses assentos são projetados para ser levemente inclinados para frente, de modo a manter os usuários envolvidos em reuniões e discussões. Também costumam ter possibilidades mínimas de ajustes, já que os indivíduos tendem a não se sentar neles por muito tempo.

Cadeiras ergonômicas

À medida que a duração média da jornada de trabalho aumenta, as cadeiras com apoio adicional são ainda mais necessárias para o bem estar dos seus colaboradores.

Se você vai passar várias horas por dia sentado em frente ao computador, precisará de uma cadeira estofada e com suportes ergonômicos. Embora pague um pouco mais por isso, o dinheiro extra vai lhe poupar contas no médico e até mesmo funcionários afastados.

Cadeiras executivas

Consideradas “cadeiras de luxo” e normalmente feitas em couro, elas oferecem o melhor preenchimento para o maior conforto. A maioria apresenta uma gama completa de recursos ergonômicos.

Cadeiras executivas fazem jus ao seu preço mais elevado. Além de serem mais bonitas do ponto de vista estético, também são mais confortáveis ​​e tendem a combinar todos os melhores recursos de outros tipos de cadeiras.

Cadeiras de convidados

Essas são uma necessidade em qualquer escritório que tenha uma sala de espera ou área de recepção, mas não são recomendadas para nada além de assentos temporários de curta duração. Elas são razoavelmente confortáveis, mas não têm o suporte necessário para uso prolongado.

Cadeiras empilháveis

Baratas e de fácil armazenamento, as cadeiras empilháveis são normalmente retiradas do armário sempre que há um jantar ou reunião em toda a empresa, quando vários assentos são necessários por um curto período.

Elas não são muito confortáveis e nem recomendadas para uso doméstico, mas certamente têm o seu lugar no ecossistema do escritório.

Cadeiras de computador

Essas cadeiras, também chamadas de cadeiras de tarefas, são projetadas especificamente para ser combinadas com mesas de computador. Geralmente oferecem alguns ajustes ergonômicos para garantir o conforto personalizável de qualquer usuário. Também apresentam uma base com 5 rolamentos, para garantir um movimento suave no ambiente de escritório.

Como escolher a cadeira ideal?

Agora que você já conhece os modelos mais comuns, já deve ter percebido que encontrar cadeiras de escritório de qualidade, e que caibam no orçamento de sua empresa, é um investimento na saúde e na produtividade de seus funcionários. Pensando nisso, abaixo listamos as melhores dicas para escolher a sua.

Encosto

Uma boa cadeira de escritório deve ser confortável ​​e oferecer apoio para as costas. Elas devem fornecer uma infinidade de posições ajustáveis, incluindo configurações de apoio lombar, altura e reclinação.

Ângulo das articulações

Uma cadeira de escritório não é ideal se o ângulo do seu quadril não estiver confortavelmente a 90 graus. O mesmo vale para os joelhos e tornozelos. Idealmente, todas as articulações devem permanecer a 90 graus.

Ajustabilidade

Uma boa cadeira de escritório deve ser ajustável em todas as direções. O assento e o encosto devem se ajustar para cima e para baixo, assim como inclinado de um lado para o outro. Isso é necessário para alcançar a postura correta quando você está sentado o dia todo.

Além disso, como essas adaptações são necessárias a todo momento, recomendamos que as cadeiras sejam facilmente ajustáveis, ​​sem necessidade de uma ferramenta específica. Qualquer dificuldade para realizar modificações pode “forçar” uma posição incorreta.

Estofamento

O estofamento de uma cadeira de escritório deve ser confortável ao toque se você for sentar nela o dia todo. Alguns materiais sintéticos (normalmente com plástico) podem ser abrasivos, gerando coceira ou superaquecimento na pele.

Braços e ombros

É fácil ignorar a posição dos seus braços e ombros. Um assento não será confortável se você precisa encolher os ombros para colocar os cotovelos nos suportes da cadeira. As posições dos braços e das mãos devem ser flexíveis, a fim de evitar o desenvolvimento de dor no ombro, cotovelo e pulso.

Tamanho

Se o assento da cadeira for muito grande ou estiver muito alto, mesmo que a cadeira tenha um encosto com apoio lombar, os trabalhadores terão problemas, pois não poderão aproveitar o encosto.

Para que seus pés possam ficar no chão, muitos funcionários ficam sentados na ponta da cadeira, em vez de apoiar as costas, pressionando, assim, a espinha para fora da curva natural. Por isso, é importante ficar atento a essa característica no modelo escolhido.

Por que investir na decoração do escritório?

Seu escritório parece estar congelado nos anos 90? As cores são apagadas e o clima lembra um hospital? Tratam-se de sinais de que é realmente preciso investir em uma nova decoração o quanto antes! Ainda não está convencido de que isso importa? Veja a seguir outros motivos que separamos para você.

Impressionar os clientes

Muitos clientes formarão suas primeiras impressões sobre o seu negócio com base no design do seu escritório. Caso a decoração esteja desatualizada ou fora de sintonia, pode parecer que sua empresa também está assim.

Se você quer impressionar esses clientes, investir em design de escritório é uma ótima maneira de tornar sua empresa mais atual e profissional.

Fazer os colaboradores se sentirem à vontade

O design do escritório também é ótimo para deixar os funcionários confortáveis ​​e inspirados com o trabalho. A decoração certa é capaz de aumentar a produtividade e a moral dos colaboradores.

Assim, um designer de escritório pode ajudá-lo a melhorar não só a aparência do seu escritório, mas também a maneira como ele se organiza em termos de layout, funcionalidade e até mesmo controle de ruído.

Reduzir o estresse

Está começando a ter dores de cabeça assim que entra no escritório? Talvez não seja o trabalho que está estressando você, mas sim o espaço. Um escritório desordenado, sujo, desatualizado ou até mesmo mal iluminado pode ser uma fonte real de estresse para muitas pessoas.

Se você está se sentindo assim com relação ao ambiente, é muito provável que os seus funcionários e clientes também estejam.

Destacar-se

Se você está em busca do efeito “uau” em seu escritório, investir em design é a melhor maneira de se diferenciar de outras empresas. A contratação de um designer figura como ótima alternativa para trazer uma nova perspectiva, levando o seu espaço ao próximo nível.

Por outro lado, você pode estar se destacando pelos motivos errados. Móveis desatualizados, pisos sujos e decoração monótona são péssimos sinais. Se esse for o caso, investir em novos elementos de design transforma seu escritório de uma monstruosidade fora de moda em um local de negócios moderno e funcional.

Valorizar o imóvel

Investir em design é uma ótima maneira de aumentar o valor da propriedade, permitindo uma negociação mais vantajosa em uma eventual venda, além de gerar visibilidade para atrair interessados.

Contar uma história

Por fim, investir em design é ser capaz de contar uma história sobre o seu negócio. Um ótimo design de escritório não apenas agrada aos olhos como fala, de forma visual, sobre o espaço. Você pode transformar seu escritório em mais do que um simples local de trabalho, mas em uma experiência visual e arquitetônica.

De que modo avaliar a qualidade dos materiais?

A qualidade dos produtos consiste em parte vital da cadeia de fornecimento. Garantir que os materiais adquiridos apresentem as especificações de qualidade corretas antes mesmo que qualquer peça seja usada no escritório, então, é responsabilidade do departamento de compras.

Mas você sabe o que deve ser considerado na hora de verificar a qualidade de algum objeto? Separamos algumas dicas capazes de lhe ajudar!

Qualidade em móveis

Itens de mobiliário, como os armários para escritório, são geralmente feitos de madeira maciça, compensada ou folheada. É sempre melhor optar por madeira sólida: o compensado tem construção de camadas de madeira cortada e, consequentemente, densidade inferior à da madeira maciça.

Você pode avaliar isso observando a superfície exposta da mobília (madeira bruta interna). Para que a madeira compensada seja durável, certifique-se de ter pelo menos nove camadas. Também vale escolher folheados mais finos, pois não se desgastam facilmente. Além disso, sempre verifique se a peça não é feita de serragem ou compósito de madeira.

Acabamento

Observe atentamente as camadas superficiais da lona ou laminado usado, procure qualquer arranhão ou desgaste. O acabamento lhe dirá tudo sobre o padrão de qualidade. Toque em todas as superfícies e bordas da peça de mobília para ver se estão lisas.

Tecido e almofadas

Prefira tecidos naturais, como linho, mistura de algodão, lã ou couro, em vez de sintéticos como acrílico ou nylon. A mistura de linho ou algodão é bem resistente a sujeira, enrugamento e desgaste.

O tecido de lã é uma boa escolha, sendo lavável ​​e durável. O couro também é um material resistente, mas deve ser limpo com condicionador de couro ou aspirado. É uma manutenção ligeiramente cara.

Dê prioridade às capas de almofada removíveis. Almofadas firmes são mais duráveis ​​que as fofas. Além disso, prefira uma capa feita de um único tecido, em vez daqueles com muitas partes costuradas.

Qualidade em equipamentos

A maneira mais fácil de garantir a qualidade é pela marca do fabricante. Marcas conhecidas investem muito na produção de equipamentos duráveis e que atendam às expectativas, além de oferecerem um suporte adequado para eventuais problemas.

Preço

Pode parecer vantajoso pagar bem mais barato por algum item, mas, muitas vezes, o equipamento pode não ser oficial ou mesmo novo. Peças usadas e não originais têm grandes chances de trazer problemas, exigindo manutenção e atrasando projetos. No final, o gasto será muito maior.

Longo prazo

Se sua empresa cresce em ritmo acelerado, considere esse “aumento de demanda” em seu planejamento de compras. Isso é útil para evitar sobrecargas em equipamentos como impressoras.

Consumo de energia

Outro ponto importante é verificar o consumo de energia. Um equipamento eficiente não pode aumentar seus gastos. Verifique também se sua estrutura elétrica é capaz de suportar todos os equipamentos para escritório. Na maioria das vezes, é necessário modificar a rede elétrica com a intenção de evitar quedas constantes.

Qual é o impacto da organização na produção do escritório?

Pode parecer apenas um detalhe, mas um escritório organizado faz toda a diferença na produtividade de uma equipe. Isso porque, muito além do aspecto visual, o espaço precisa ser pensado de forma estratégica para otimizar as atividades do dia a dia.

Na hora de montar – ou remontar – o seu escritório, considere as necessidades das suas equipes de trabalho. Os equipamentos de uso comum precisam estar posicionados em um lugar de fácil acesso e o ideal é que cada funcionário tenha um espaço para armazenar os seus produtos de uso individual, como canetas e grampeadores.

Como escolher o melhor fornecedor?

Produtos para escritório são investimentos cruciais para a produtividade e bem-estar, desempenhando um papel significativo nos resultados de uma empresa. Porém, ao contrário do que muitos pensam, isso não requer uma equipe inteiramente dedicada a aquisição e manutenção dos equipamentos.

Embora o planejamento prévio seja essencial, a reposição de materiais pode ser administrada com pouco esforço em empresas de médio porte. Tudo acontece a partir do auxílio de um fornecedor adequado, experiente e sobretudo eficiente.

A gestão de custos inteligente se inicia com a escolha de um bom fornecedor. Não apenas pela praticidade de comprar os produtos essenciais em apenas um local, mas por poder negociar os melhores preços para grandes quantidades.

Para acertar nesta escolha, é importante pesquisar as opções disponíveis no mercado, contatar os potenciais fornecedores sempre que necessário e tirar todas as suas dúvidas sobre os produtos e serviços oferecidos.

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