Quando se trata de monitoramento de hardware, você tem duas opções: pagar mais barato agora ou mais caro depois. A verdade é que, seja eletrônico ou mecânico, todo equipamento sofre desgastes com o tempo.

A manutenção preventiva oferece a abordagem mais econômica para cuidar do patrimônio. Por meio de inspeções e ajustes programados regularmente, sua empresa se beneficiará da redução dos custos com reparos e trocas. Continue a leitura para saber mais!

O que é o monitoramento de hardware?

São processos preventivos realizados por profissionais ou softwares para garantir o bom funcionamento de aparelhos essenciais. A manutenção inadequada de impressoras, computadores, roteadores e outros equipamentos pode ocasionar situações perigosas. Veja quais são os dois tipos de trabalho de manutenção.

Manutenção de rotina ou preventiva

Um trabalho planejado de reparos e substituições, junto com inspeções programadas para garantir que tudo continue funcionando.

Manutenção corretiva

Ação não planejada que ocorre após um acidente ou falha. Devido à urgência e gravidade da situação, esse processo pode ser bem mais caro.

Por que o monitoramento é importante?

Embora os custos reduzidos sejam um dos principais impulsionadores da manutenção preventiva, esse não é o único motivo para investir na prática. Existem muitas outras razões pelas quais um investimento inicial em reparos e manutenção é melhor para o seu negócio, veja algumas:

• melhor confiabilidade: ao reduzir o desgaste e os danos excessivos, a manutenção preventiva garante que o equipamento do escritório opere nas melhores condições possíveis, entregando o máximo de valor;
• maior eficiência: o trabalho garante que o equipamento opere da maneira mais eficiente possível, consumindo o mínimo de recursos;
• aumenta a longevidade: permite uma vida útil mais longa e produtiva ao equipamento;
• evita períodos de inatividade: a falha de equipamentos afeta a produção e pode gerar altos custos com reparos emergenciais ou trocas;
• melhora a segurança: a manutenção preventiva também pode ajudar na identificação e eliminação de vários riscos à segurança, incluindo choques elétricos e incêndios.

Infelizmente, muitas organizações adotam uma abordagem reativa em relação à manutenção. Agir após um defeito não é uma boa estratégia a longo prazo, principalmente se o equipamento é vital para empresa.

Ignorar inspeções e reparos relativamente baratos pode resultar em uma falha abrupta e dispendiosa do equipamento de escritório e, no pior dos casos, será necessário substituir o dispositivo.

Como fazer o monitoramento de hardware?

Se a sua empresa está sofrendo com falhas constantes de equipamentos essenciais, contratar um software especializado pode ser a solução. 

A primeira etapa para escolher o software ideal é examinar seus processos internos. Quais são as rotinas de manutenção? Como são realizadas? Se isso não existir, peça à equipe de manutenção um documento com todas as rotinas. 

Além disso, sua equipe também deve fornecer uma lista dos ativos da empresa que você deseja monitorar. Com os dados em mãos, você pode identificar as ineficiências do fluxo de trabalho atual e encontrar respostas para perguntas importantes, como:

• Com que rapidez resolvemos solicitações de manutenção e avarias?
• Como a manutenção preventiva está programada atualmente?
• Quem acompanha o equipamento e seus cronogramas de manutenção?
• Quantas horas extras são necessárias e quais os motivos?
• Quantas peças de reposição temos em estoque?

As respostas servem como um guia para os recursos que você deseja ver em seu software de monitoramento. Existem diversas soluções no mercado, leve o tempo necessário para analisar cada uma delas.

Como evitar danos aos equipamentos de escritório?

As máquinas, normalmente adquiridas em volume, são um investimento considerável para todas as empresas. Aqui estão algumas dicas que pouparão as despesas e os inconvenientes que acompanham um equipamento quebrado.

Posicione o equipamento corretamente

A posição do seu equipamento de escritório pode afetar significativamente sua vida útil. Um cômodo sem ventilação ou alguma fonte de calor pode causar superaquecimento da máquina.

Encontre uma área do seu escritório que mantenha uma temperatura ambiente e que não tenha umidade. Também retire qualquer objeto que possa obstruir a ventilação do aparelho.

Dê manutenção após atolamentos de papel

Os congestionamentos de papel na impressora são bastante comuns. Cada congestionamento deixa para trás pequenas quantidades de fibra de papel. Essas fibras se acumulam com o tempo e causam grandes problemas nas partes mecânicas da impressora.

Ao remover o papel atolado, você também pode usar um pouco de ar comprimido para soprar a área onde ocorreu o atolamento. Isso diminuirá a quantidade de fibra de papel e aumentará a vida útil da sua impressora.

Limpe a máquina com frequência

Remover poeira e detritos do equipamento de escritório é algo que deve ser feito regularmente. O pó pode causar superaquecimento das máquinas à medida que as áreas de ventilação são cobertas. Os detritos podem causar atolamentos nas partes móveis da máquina — danificando várias peças que devem ser reparadas ou substituídas.

Para limpar suas máquinas você deve usar ar comprimido para remover a poeira. Se a máquina tiver muitas peças pequenas, mantenha o ar comprimido distante para garantir que a pressão não danifique o circuito. Não force ou abra compartimentos internos sem a ajuda de um técnico.

Treine os funcionários

A equipe deve saber como usar os aparelhos de escritório para evitar danos ou acidentes. Faça treinamentos e deixe um manual perto de todas as máquinas. Essa simples ação ajuda na produtividade e na segurança dos usuários e equipamentos.

Use suprimentos originais

O uso de suprimentos incorretos para a sua máquina pode ser outra fonte de problemas. Essas pequenas “economias” podem trazer grandes prejuízos no futuro. Se você não tiver certeza de quais são os produtos certos para o seu equipamento, consulte o fabricante ou busque fornecedores confiáveis.

O monitoramento de hardware (mesmo sem um problema evidente) é a melhor forma de aumentar a vida útil de suas máquinas. O profissional de manutenção que você escolher deve ser qualificado para examinar o equipamento e limpar adequadamente as máquinas.

A programação dos seus serviços pode variar dependendo da frequência com que o equipamento é usado. Com certeza a tecnologia da sua empresa merece uma atenção especial.

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