Saber como organizar notas fiscais de compra em uma empresa pode evitar muitos problemas fiscais e de desperdício de dinheiro. Esse é um documento que deve fazer parte dos dados contábeis de todo negócio. Não importa se elas são impressas ou eletrônicas, é preciso que fiquem organizadas e sempre de fácil acesso àqueles que precisam gerenciá-las.

Essa organização pode evitar desde compras equivocadas de itens que já foram providenciados até multas pela falta de informações ao Fisco. Para isso, é importante seguir alguns passos e torná-los hábitos, pois sabemos que uma empresa lida com um grande volume de documentos todos os dias. Então, planejamento e organização devem ser palavras de ordem.

Para não ficar perdido, nem ter problemas com notas perdidas e espalhadas pela empresa, confira um passo a passo de como as organizar sem precisar de muito tempo ou trabalho.

Tenha cópias

Antes de qualquer coisa, é importante criar cópias de todas as notas fiscais, sejam elas impressas, sejam eletrônicas. No caso das notas que são impressas, elas podem ser facilmente perdidas na empresa, se não houver uma boa organização e disciplina quanto à sua armazenagem. Além disso, algumas podem perder a cor da impressão e tornar-se ilegíveis.

Já no caso das eletrônicas, o ideal é que sejam salvas na nuvem ou em um HD externo, para que, em situações de formatação de computadores ou perda dos arquivos, as notas ainda estejam disponíveis e acessíveis sempre que se precisar.

Crie pastas no computador

Outro passo importante para entender como organizar notas fiscais é organizá-las em pastas e subpastas. A maneira mais prática e que permitirá encontrar as notas mais facilmente é separando em pastas por ano de emissão e subpastas com os meses.

Quanto mais categorizados estiverem os seus documentos, mais fácil será o acesso e o processo de organização deles. Agora, imagine uma empresa que deixa as notas somente em uma pasta ou sem nenhum padrão de organização. Dificilmente encontrarão aquela que precisam em tempo hábil.

Além disso, é importante lembrar-se de que todas as notas eletrônicas devem ser salvas em formato XML por todas as empresas que estão na obrigatoriedade de pagar o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS).

Normalmente, as empresas precisam desenvolver um sistema contábil para fazer a conversão desses arquivos para essa legislação, apesar de que a tendência é que as notas sejam somente eletrônicas. Isso, não somente pela facilidade e segurança, mas também pela questão sustentável do uso do papel. No entanto, se estiver organizando as notas fiscais impressas, opte por colocar etiquetas ou algo colorido, que permitam a categorização e separação nas pastas.

Categorize por tipo

Como dito, categorizar os documentos é a melhor maneira de manter não somente a organização, mas ter o acesso a eles. Então, para entender como organizar notas fiscais por categoria, pense em um padrão nas informações, como datas, tipos e clientes.

No quesito tipo, os documentos fiscais podem estar em pastas ou arquivos de acordo com a sua natureza, sendo os mais comuns:

• Livro de Registro do Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza (LRISS);
• Declarações Mensais de Serviços (DMS);
• Recibos de Retenção na fonte (RF);
• cupons fiscais;
• notas fiscais de serviços série A, B e C.

Além da categorização, é interessante identificar as pastas mais utilizadas na rotina da empresa, pois assim o responsável pela organização deve deixá-las de mais fácil acesso. Isso ajuda a evitar desorganização durante a procura.

Escolha um local apropriado

As notas fiscais eletrônicas são mais fáceis de organizar, pois estão digitalizadas e armazenadas em computadores. Já as impressas, por mais que estejam em caindo em desuso, ainda existem muitas empresas que adotam esse modelo.

Por serem um documento físico que deve ser guardado por, pelo menos, cinco anos, é importante definir um local apropriado para armazenamento, sendo que o tamanho ou tipo do espaço dependerá das suas necessidades, ou seja, do volume de notas fiscais de compra que é gerado.

Compre caixas organizadoras ou arquivo morto

Principalmente para as empresas que não têm muito espaço para armazenar as notas impressas, as caixas organizadoras ou de arquivo morto facilitam a maneira como organiza notas fiscais. Você pode, por exemplo, empilhar as caixas uma nas outras para conseguir mais espaço em salas ou prateleiras.

O ideal é que deixe cada caixa cartegorizada, seja por tipo, seja por cliente, seja por data, e também coloque etiquetas para facilitar a identificação das notas. Contudo, certifique-se de que elas estejam em arquivos bem-fechados e em locais bem-secos, pois há risco de mofarem ou deteriorarem, se expostas ao sol, além de danificar as próprias caixas.

Utilize ferramentas específicas

As ferramentas tecnológicas, digitais e automatizadas são os melhores meios para organizar notas fiscais. Existem programas e aplicativos que possibilitam ter mais praticidade no armazenamento de documentos e permitem que eles sejam acessados somente por pessoas autorizadas.

Normalmente, essas ferramentas atuam com o salvamento em nuvem para que não haja problemas com a perda de arquivos. Assim, poderá organizar as suas notas da maneira mais ágil para a sua empresa e criar padrões de armazenamento, de modo que todos as organizem do mesmo jeito.

Estabeleça rotinas de arquivamento

Principalmente em empresas com grandes demandas de notas fiscais de compra, é necessário estabelecer rotinas de arquivamento para que isso se torne um hábito. Deixar acumular ou organizar os documentos esporadicamente somente fará com que eles se transformem em uma pilha de papéis ou arquivos espalhados pelo computador.

Existem negócios que até mesmo direcionam alguns funcionários para que eles fiquem exclusivamente encarregados desse armazenamento. Então, estabeleça regras, padrões e rotinas para que todos aqueles que precisam manusear as notas tenham a mesma organização e cuidado. Assim, dificilmente os documentos ficam perdidos ou bagunçados.

Além da importância de entender como organizar notas fiscais por questão de acessibilidade, o não armazenamento desses documentos, principalmente no formato XML, pode implicar multas que chegam até R$ 1 mil para as empresas e aplicadas por órgãos do governo que alegam arquivo não encontrado.

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