A prestação de contas está entre os pilares do bom funcionamento de um negócio. Independentemente do porte ou do segmento de uma organização, é ela que garante a transparência das ações realizadas e a sustentabilidade financeira, bem como comprova que as responsabilidades foram devidamente cumpridas.

Quer saber mais sobre o assunto ou ainda tem dúvidas a respeito da importância da prestação de contas para a sua empresa? Neste artigo, vamos explicar o que ela é, como deve funcionar na prática e de que maneira você pode organizar corretamente as informações relevantes. Continue a leitura e confira!

Como funciona a prestação de contas e por que ela é importante

A prestação de contas é uma obrigação legal de as empresas e entidades apresentarem seus relatórios de transações econômicas. Embora não seja uma exigência para os negócios de pequeno porte, ela é essencial para a organização interna, a fim de manter o controle e a transparência das finanças.

Os relatórios de prestação de contas precisam conter despesas detalhadas e alguns dados, como patrimônio líquido e bruto, receitas, entradas e saídas de recursos, entre outras informações financeiras de um determinado período.

Geralmente, a prestação de contas é feita pelo setor financeiro das empresas. Mas nada impede que você envolva outros colaboradores nesse processo, seja no controle das despesas, seja na disponibilização de documentos relevantes para o relatório.

Existem diversas formas de fazer a prestação de contas de um negócio, mas é importante que, além do relatório, seja reunida toda a documentação correspondente para comprovar os dados informados. Assim, o relatório também ganha um valor jurídico.

Dessa forma, o armazenamento e a organização de todos os arquivos e documentos que estejam relacionados à vida financeira da sua empresa deixam de ser apenas um detalhe e se tornam uma etapa importante da prestação de contas, evitando problemas desnecessários.

Dicas para organizar a prestação de contas

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é a prestação de contas deve estar se perguntando como ela pode ser feita na prática, certo? Mas não se preocupe! Se feito de forma organizada e planejada, esse processo pode ser mais simples do que você imagina.

A seguir, listamos 6 dicas de ouro que podem ajudá-lo a realizar a prestação de contas corretamente na sua empresa.

1. Preveja as despesas

Existem diversos gastos e despesas empresariais que podem ser previstos, como custos fixos com material de escritório e salários. Criar uma rotina de planejamento que envolva esses aspectos pode ajudar a otimizar a sua prestação de contas.

Em caso de despesas pontuais, como uma viagem de trabalho, o colaborador responsável pelo orçamento pode antecipar alguns gastos que serão necessários, como passagens e hospedagens. Esse planejamento pode ser muito útil na hora da prestação de contas.

2. Considere as políticas da empresa

Uma boa prática no processo de prestação de contas é criar um conjunto de diretrizes para guiá-lo. É preciso se orientar por ele em todas as ações, garantindo que mesmo as situações adversas de gastos fora do orçamento não prejudiquem a saúde financeira da empresa como um todo.

Geralmente, as políticas de prestação de contas das organizações ajudam a definir o passo a passo desse processo, estipulando tudo o que deve e o que não deve ser feito. Esses documentos também são importantes para que todos os colaboradores saibam como agir.

3. Faça os registros

Quando falamos das finanças de uma empresa, é importante ter em mente que tudo precisa ser registrado. Afinal, isso é o básico para que o setor financeiro tenha controle sobre as entradas e saídas realizadas e, assim, consiga supervisionar o orçamento de forma eficiente.

Você pode fazer esse registro de diferentes maneiras, como em uma planilha simples no Excel, em um caderno de finanças ou em uma plataforma mais complexa de gestão. Independentemente do formato utilizado, é essencial criar uma rotina de registro que vai orientar a prestação de contas.

4. Determine prazos

Outra boa e importante prática na prestação de contas é a definição de prazos para todos os processos. Em geral, o recomendado é que se estabeleçam prazos curtos para que os colaboradores prestem contas. Assim, você evita que alguma informação importante caia no esquecimento.

Após definir quais serão os prazos, lembre-se de informar a todos os colaboradores as novas regras. Além de manter o processo mais organizado, isso vai gerar um senso de urgência e aumentar a importância dada à prestação de contas.

5. Monte planilhas

As planilhas podem ser grandes aliadas na prestação de contas, e você deve usar esse recurso a seu favor. Entre outras coisas, elas ajudam a gerenciar os gastos e podem ser segmentadas por setores ou pela natureza de cada despesa.

Para montar uma boa planilha, é importante ter organização. Inclua informações básicas e, sempre que possível, faça um detalhamento ou descrição dos gastos. A dica é manter esse documento sempre atualizado.

6. Elabore relatórios

Com todas essas informações organizadas e em mãos, chegou a hora de elaborar os relatórios de prestação de contas. O ideal é que eles sejam sempre padronizados e sigam um modelo base de disposição das informações, independentemente do tipo ou do período de apuração.

Você pode fazer relatórios mensais, semestrais ou até mesmo anuais. Mas lembre-se: tudo que for informado nesse arquivo provavelmente será comprovado pela documentação. Por isso, é importante manter recibos e notas fiscais sempre bem armazenados.

Consequências da falta de organização

Como você pôde perceber até aqui, a organização é a chave de uma prestação de contas de sucesso. Muito mais do que facilitar esse processo, um bom planejamento é o que vai garantir que nenhuma informação seja negligenciada, gerando algum prejuízo no futuro.

É importante estar atento à obrigatoriedade legal da prestação de contas. Se a sua empresa se enquadra nos pré-requisitos fiscais, contar com um processo ainda mais otimizado é essencial para que o seu relatório seja feito de maneira adequada e não gere problemas sérios para o seu negócio.

Além disso, lembre-se de que a saúde financeira da sua empresa passa por um sistema de entradas e saídas bem organizado, e a melhor forma de fazer isso é a partir de um processo bem construído de prestação de contas.

Quer saber mais sobre o assunto ou ainda tem dúvidas sobre a prestação de contas? Confira o nosso próximo post e descubra como organizar as contas a pagar e a receber sem perder a cabeça.