Escritório

Saiba o que fazer com os arquivos mortos da sua empresa

janeiro 9, 2019
Tempo de leitura 6 min
PORT, distribuidor oficial ChamexPowered by Rock Convert

Toda empresa tem uma série de documentos que devem ficar guardados, mas que não são utilizados com recorrência. São registros importantes, como escrituras e notas fiscais, muito pouco consultados ao longo dos anos. Os arquivos mortos precisam ser bem gerenciados, ou o seu empreendimento pode ter problemas a longo prazo.

Afinal, deixar a papelada acumulada no meio de uma bagunça dificulta a localização de escrituras específicas, além de gerar um mal aproveitamento do espaço. Preparamos este post especial com informações valiosas sobre o que fazer com os arquivos mortos da empresa. Ficou interessado? Continue acompanhando o conteúdo e entenda mais sobre o tema!

Qual a importância do arquivo morto para a empresa?

Os arquivos mortos na empresa são muito importantes. É necessário guardá-los com cuidado, pois uma eventual fiscalização ou procedimento jurídico podem exigir que esses registros sejam utilizados. Se um determinado processo trabalhista é efetivado, é fundamental ter os papéis que comprovem a entrada, passagem e saída do colaborador na corporação, por exemplo.

Os documentos inativos também são primordiais para a consulta de informações no caso de prestação de contas, fiscalizações ou em alguma atividade inesperada. Além disso, eles são necessários para registrar e preservar a memória da corporação. Fatos culturais, históricos e sociais podem ficar marcados ao longo dos anos com a preservação do arquivo morto.

Assim, é possível ver que os papéis inativos são primordiais para o negócio, mesmo não sendo frequentemente consultados. Eles podem ser muito funcionais eventualmente e contribuir para a preservação da história da companhia e à manutenção de uma boa imagem do negócio.

Como organizar os arquivos mortos?

A boa gestão dos registros inativos envolve a catalogação, organização, conservação e acomodação deles. Isso significa estocar os documentos de forma coerente para que seja fácil encontrá-los. Há várias estratégias que você pode adotar para lidar com os arquivos mortos. Veja quais são elas a seguir!

Selecione um bom local para guardar o arquivo morto

Escolher o espaço ideal para armazenar o arquivo morto é muito importante para a preservação dos documentos. No caso de arquivos do computador, é necessário ter cuidado para colocar os itens em um local seguro contra defeitos no aparelho, como a nuvem. Assim, se a máquina quebrar, os registros estarão a salvo.

Já os papéis precisam ficar protegidos de condições ambientais arriscadas (como temperaturas extremas, por exemplo) e animais (como as traças e roedores). Isso porque esses fatores podem gerar a deterioração das folhas.

Você pode também optar por um serviço de self storage, em que se paga uma taxa mensal para armazenar o que for necessário. Caso faça essa opção, planeje bem a transição para minimizar a chance de perda e danificação.

Planeje-se de forma apropriada

Muitas vezes a organização de documentos é adiada e colocada em segundo plano. Para quem não valoriza esse procedimento, planejá-lo parece desnecessário. Porém, a longo prazo isso gera prejuízo. Desordem, dificuldade de localização e perda dos registros são consequências de uma má gestão do arquivo morto.

PORT, distribuidor oficial BICPowered by Rock Convert

Um bom planejamento desse processo evita erros e facilita a catalogação. Quando você já tem critérios definidos, pode fazer a ordenação necessária com mais facilidade. Além disso, é mais fácil determinar o tempo a ser empregado para a arrumação.

Estude sobre como acessar o arquivo morto

É preciso criar uma estratégia de catalogação do arquivo morto para otimizar a consulta e a localização dos registros específicos quando necessário. Para isso, você pode combinar a ordem alfabética e a cronológica, por exemplo, ou escolher outro critério que seja mais adequado ao seu empreendimento. Uma boa estratégia é separar os arquivos em pastas e criar um sumário para cada pacote. Isso torna a busca e o encontro de documentos mais simples.

Monitore periodicamente esses arquivos na empresa

É fundamental monitorar os arquivos mortos periodicamente para verificar se está tudo bem, inserir novos documentos e organizá-los. Enquanto o tempo vai passando, novos registros são gerados, assim é preciso gerenciar adequadamente esses papéis. O monitoramento regular é necessário também para se certificar das condições de conservação das folhas.

Capacite os profissionais sobre a gestão do arquivo morto

É preciso ter uma forma coerente de transmitir as informações sobre o arquivo morto. Oferecer um treinamento para a equipe ajuda a evitar erros e também a minimizar a chance de uma pessoa inexperiente mexer nos registros à procura de algo e desordenar as pastas e papéis. Mesmo que a empresa ainda seja pequena ou que você tenha apenas um sócio, procure transmitir as informações de forma clara e acessível. Assim, a ordenação é preservada.

Utilize categorias com palavras-chave

A palavra-chave pode facilitar a categorização dos documentos dentro das pastas e subpastas. Você pode criar categorias como “contratos”, “cupons fiscais”, “escrituras” e várias outras. Dentro delas, faça as separações por ordem alfabética e de data para que os registros fiquem bem sistematizados. Outra alternativa que pode facilitar o processo é utilizar cores para melhorar a visualização.

Faça cópias de segurança do arquivo morto digital

Todas as estratégias de organização sugeridas aqui, podem ser efetivadas também no meio informatizado. As cópias de segurança são mais voltadas para documentos que estão guardados no computador e poderiam ser perdidos se a máquina fosse danificada ou invadida por vírus, por exemplo. Faça cópias de segurança e reserve-as em pen drives, HDs externos ou na nuvem (como Dropbox e Google Drive). É bom fazer esse processo periodicamente, pois o arquivo morto se amplia com o tempo.

Fazer uma boa gestão dos arquivos mortos na companhia é fundamental para garantir a efetividade das atividades e para manter a segurança do negócio. Com as estratégias certas, é possível promover a preservação dos registros e a otimização do processo de localização e busca de documentos. Isso torna as tarefas mais ágeis e evita a deterioração e perda dos papéis.

Além disso, com os papéis inativos bem organizados, é possível preservar a memória da companhia. E então? Você gostou de saber o que fazer com os arquivos mortos da sua corporação? Aproveite e deixe o seu comentário!

Quer o melhor fornecedor para sua empresa? No site da PORT você encontra os melhores materiais de escritório, informática e papelaria. Entre e confira!

 

PORT, distribuidor oficial 3MPowered by Rock Convert
    Scroll Up