Saber como escolher uma impressora para a empresa pode parecer uma tarefa fácil. Porém, com a variedade de equipamentos disponíveis no mercado e com a infinidade de funcionalidades que existem hoje, acertar na escolha pode ser um fator estratégico para o negócio.

Por esse motivo, nós preparamos este post com algumas dicas e informações importantes para você saber o que deve ser levado em consideração na hora de comprar a impressora ideal para as atividades de sua empresa. Leia este artigo até o final e saiba como fazer a escolha da impressora certa para o seu negócio!

Toda impressora serve para a sua empresa?

Definitivamente, não! Claro que muitos modelos podem servir para atender às demandas dos seus setores, mas será que esses equipamentos são, de fato, os mais eficientes para essas funções?

Ou seja, a primeira avaliação que precisa ser feita é a necessidade e os tipos de impressões mais utilizadas. Por exemplo, uma impressora simples jato de tinta até pode atender bem a um setor menor da empresa, mas se por acaso essa demanda aumentar um dia, será necessário investir em uma multifuncional de maior capacidade e velocidade. Nesse caso, é melhor aplicar em uma impressora que atende a altas demandas para evitar gastos futuros na empresa.

O mesmo vale para o tipo de material a ser impresso! Se o setor precisa, por exemplo, realizar impressões em padrão A3, papel fotográfico ou, até mesmo, projetos e plantas arquitetônicas, vai precisar investir em equipamentos mais específicos ou em uma plotter. Tudo vai depender das necessidades de cada empresa a curto e longo prazo.

O que levar em consideração na hora de escolher a impressora ideal?

Cada empresa tem necessidades diferentes a serem supridas, não é mesmo? E é isso que é preciso levar em conta na hora de escolher a impressora ideal, já que é necessário avaliar a quantidade de impressões a serem feitas por semana para escolher uma impressora que seja capaz de atender, com eficiência, o trabalho demandado.

Conhecendo bem as necessidades do setor, é hora de saber como escolher uma impressora boa e adequada para a função. Abaixo, separamos algumas dicas importantes que podem ser seguidas e que, sem dúvidas, vão facilitar bastante a sua decisão.

1. Conheça os diferentes tipos de impressoras

Como resumimos acima, não ache que qualquer impressora serve para a sua atividade. Cada equipamento é desenvolvido para atender capacidades específicas e modelos diferentes de trabalho. Abaixo, separamos uma pequena lista com os principais tipos. Confira!

Impressoras jato de tinta

As impressoras jato de tinta estão entre os modelos mais comuns. Elas utilizam cartuchos de tinta e costumam atender a demandas menores, mas com total qualidade, como escritórios pequenos, setores com equipes reduzidas, recepções e uso doméstico.

Impressoras laser

As impressoras laser se popularizaram e, hoje, não é difícil encontrar empresas e setores trabalhando a todo vapor com esse tipo de equipamento. Afinal, elas têm uma capacidade mais ampla para atender impressões de maior volume e qualidade.

Impressoras multifuncionais

As impressoras multifuncionais consistem em modelos mais robustos e completos, com funcionalidades que vão muito além das impressões, como digitalização e cópia. Podem ser tanto jato de tinta como laser. Ambas podem atender perfeitamente a diferentes tipos de demandas.

Impressoras matriciais

Impressoras matriciais realizam impressões por meio de agulhas de impacto. São mais indicadas para impressões simples e com volumes altos, como notas fiscais e documentos específicos.

Plotter

A plotter é um equipamento para impressões de grandes dimensões com altíssima qualidade, como fotografias, projetos e plantas arquitetônicas.

2. Identifique todas as funcionalidades oferecidas

É possível encontrar aparelhos com uma variedade enorme de funcionalidades, o que facilita a operação, ajuda a reduzir custos e garante o melhor desempenho das impressões. É muito importante colocar esses detalhes em questão antes de comprar uma impressora, já que essas funções podem otimizar o trabalho dos setores da empresa.

Para que você tenha uma ideia do que alguns desses aparelhos são capazes, podemos citar, por exemplo, a função de Wi-Fi, que permite conectar a impressora em qualquer lugar que tenha acesso à internet. Dessa forma, possibilita as impressões diretamente do smartphone, tablet ou notebook.

Além disso, há funcionalidades como digitalização de documentos, entrada para cartão de memória, opção de impressão frente e verso, entre outras.

3. Avalie a capacidade de impressão

Esse fator é muito importante ao entender como escolher uma impressora adequada para a sua empresa. Afinal, cada equipamento tem suas especificidades, e isso deve ser levado em consideração de acordo com a demanda do setor.

Por exemplo, uma impressora multifuncional, em média, trabalha com uma velocidade de impressão de 33 cpm e com alimentadores de 35 páginas, enquanto uma impressora mais compacta e mais simples opera, também em média, com uma velocidade de 22 cpm.

Vale reforçar que a impressora ideal será aquela que atenderá às necessidades da empresa sem precisar forçar a capacidade do aparelho ou investir em um equipamento mais caro, no qual nem todas as funcionalidades serão utilizadas.

4. Compare os preços

Avaliar a precificação de impressoras, na verdade, é levar em conta o custo-benefício. Afinal, nem sempre vale optar pelo valor mais baixo se, por exemplo, o equipamento gastar mais na reposição de cartuchos e toners.

Além disso, é fundamental dar preferência às marcas renomadas e conhecidas no mercado, pois, em casos de avarias ou defeitos, é mais fácil encontrar peças, partes e assistência técnica, sem contar também na garantia oferecida por esses fabricantes, como a HP, Epson, Brother, Lexmark e Samsung.

5. Verifique a resolução da impressão

Não tem nada pior do que adquirir um produto que não faça seu trabalho com qualidade, não é mesmo? Portanto, na hora de escolher a impressora adequada para sua empresa, lembre-se de verificar a resolução da impressora escolhida.

Por isso, você precisa saber que a nitidez da impressão está diretamente ligada à resolução. Isso quer dizer que uma impressora com resolução de 150 dpi tem uma nitidez menor que uma de 1200 dpi. Dessa forma, não se esqueça de ficar atento à resolução da impressora escolhida.

6. Saiba a importância do toner

Escolher o toner correto e de qualidade para a sua impressora faz toda a diferença. Isso porque, a partir dessa decisão, é possível evitar desperdícios de tinta e também de papel, diminuindo os custos da impressora escolhida. Além disso, a qualidade do toner deve ser levada em conta para que a impressora desenvolva um maior desempenho.

Saiba também que o uso errado do toner ou o uso de um toner de baixa procedência pode produzir materiais pouco legíveis e com falhas. Logo, não deixe de analisar o toner antes de usá-lo ou adquiri-lo.

7. Analise a velocidade da impressão

A medição da velocidade da impressão é feita pelo cálculo de páginas por minuto. Isso vai definir o tempo que a impressora leva para produzir um determinado tipo de material. Contudo, é preciso levar em conta se o material será preto e branco ou colorido, por exemplo, já que cada tipo tem um tempo específico de produção.

Destacamos que você precisa ter em mente qual a demanda da sua empresa para fazer a escolha da impressora ideal. Só assim poderá definir a velocidade que deseja para a produção dos seus materiais.

Como aumentar a durabilidade da sua impressora?

Os gastos com uma impressora podem ser grandes se você não souber manuseá-la da forma correta para garantir um bom tempo de uso. Por isso, alguns cuidados devem ser seguidos para aumentar a durabilidade do seu equipamento.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para o bom uso de sua impressora, por exemplo:

• não tire a impressora da tomada antes de desligá-la da forma correta;
• faça o uso de um papel de qualidade;
• use sempre toner / cartucho original;
• coloque o papel de forma gradual. Assim, não encha a impressora com papel sem necessidade;
• faça, periodicamente, a manutenção da sua impressora.

Seguindo essas orientações, você evita problemas e consegue realmente aumentar a durabilidade desse equipamento tão importante.

Onde e como comprar impressoras de qualidade?

Se você quer saber como escolher uma impressora e acertar na decisão, o primeiro passo é buscar por lojas especializadas. Afinal, há uma série de vantagens ao adotar essa estratégia, começando pelos preços mais vantajosos. Além disso, essas lojas contam com uma equipe mais experiente e conhecedora do assunto.

Depois, tem a questão de contar com o mesmo fornecedor para peças de reposição, incluindo os próprios cartuchos e os toners de tinta. Por fim, escolha uma loja conhecida, de referência no mercado e com lojas físicas e online, pois isso facilita na hora de comparar valores e pesquisar os modelos mais indicados.

Em resumo, essas foram nossas dicas de como escolher uma impressora para a empresa que seja adequada e condizente com as suas atividades. Levando em consideração todos os pontos abordados e contando com o auxílio e a assessoria de vendedores especialistas, temos certeza de que você fará o investimento certo e de que seu equipamento atenderá perfeitamente às demandas de seu negócio.

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