O que funciona melhor nos dias de hoje: as agendas ou os planners digitais?

Depois de uma longa e cuidadosa pesquisa, a Port trouxe uma comparação entre o jeito tradicional de planejar sua semana/mês e o jeito mais moderno de se planejar. 

Antes de respondermos qual das formas funcionam melhor, vamos mostrar os pontos positivos e negativos das agendas e dos planners digitais.

Agendas

Ajuda a memorizar 

Você provavelmente já ouviu falar ou já experimentou os benefícios que escrever traz para a sua vida, principalmente na questão da memória. Isso não é um mito, escrever realmente ajuda a memorizar as coisas pois estimula o pensamento e processamento das informações.

Estudos mostram que diferentemente de usar papel e caneta, escrever as anotações em laptops envolve um processo com menos esforço além de ter um menor engajamento mental. 

Quando usamos meios digitais para fazer anotações, estamos mais inclinados a escanear nossas anotações da mesma forma que escaneamos as informações excessivas que passam por nossas telas diariamente. O processo de escrita, por um outro lado, deixa uma memória motora na parte sensório-motora do cérebro, ou seja, significa que seu cérebro trabalha melhor e consegue memorizar melhor o que foi escrito no papel. Isso acontece porque enquanto escrevemos, estabelecemos uma relação entre escrever e pensar. 

Evita distrações 

Por mais que existam distrações em todo lugar, quando escrevemos no papel estamos menos propensos a nos distrairmos do que quando escrevemos algo usando um aplicativo. 

Isso acontece porque quando usamos um aplicativo para fazer anotações, podemos receber alguma mensagem ou notificação enquanto escrevemos, e isso faz a gente se desconcentrar mesmo que por um minuto. 

Apesar de algumas dessas notificações serem úteis, como lembretes de algum aplicativo, ainda assim elas representam uma fração muito pequena quando comparamos com a quantidade de notificações inúteis que recebemos durante o dia. 

Você já se viu abrindo uma notificação e sendo levada para outros aplicativos, perdendo um bom tempo do seu dia simplesmente por ter aberto uma notificação? Acontece com todo mundo. Nesse sentido, a agenda de papel é muito mais efetiva já que descarta a possibilidade de receber notificações, permitindo que você finalize uma tarefa sem ter distrações constantes. 

Escrever notas melhores 

Escrever em um aplicativo requer menos esforço mental do que o processo de escrever em um papel. Como resultado, nós estamos mais inclinados a fazer anotações em um planner digital de forma desorganizada. Quando escrevemos em um papel, o cérebro submerge em um estado onde pensa em contemplar várias formas de escrever antes de realmente fazê-lo. Naturalmente, o planner de papel irá refletir os seus pensamentos mais refinados, enquanto o seu planner digital irá refletir pensamentos dispersos – ambos igualmente importantes, pois nem todo pensamento é claro e conciso.

Como proprietário de uma pequena empresa ou empresário individual, você provavelmente está olhando para muitos documentos de funcionários, parceiros, fornecedores, clientes e assim por diante no dia a dia. Se você está procurando por alguma clareza mental para te ajudar com sua rotina ocupada, provavelmente um planner de papel ou uma agenda irá te ajudar. O valor sentimental agregado nesse processo pode ser muito interessante, além de te inspirar a fazer anotações concisas e objetivas.

Escreva para espantar o stress

Praticar o ato de escrever realmente tem alguns atributos terapêuticos. Na verdade, escrever é indicado por terapeutas como método de reduzir o stress e melhorar a saúde como um todo. 

Estudos mostram que escrever durante 15 a 20 minutos de três a cinco vezes por semana, tem um efeito positivo de diminuir a pressão arterial e de melhorar o funcionamento do fígado. Isso acontece porque escrever ajuda você a organizar seus pensamentos, clarear sua mente e te ajuda a se inspirar para resolver problemas. 

O pensamento caótico pode ser um grande fator de estresse, impedindo-o de agir porque você não sabe por onde começar. Praticar a escrita pode ajudar a organizar os pensamentos bagunçados pois te obriga a definir os pensamentos e anotar seletivamente em um papel. Então, se você fica estressado quando olha as anotações bagunçadas no aplicativo, considere escrever em um pedaço de papel. 

Planner Digital

Economiza dinheiro 

Planners de papel ou agendas podem ter um custo, já que é preciso repor sempre que acabam as folhas. Os planners digitais, por outro lado, geralmente são de graça ou são cobrados apenas uma vez, o que gera uma economia a longo prazo. Não há necessidade de repor um planner digital quando ele acaba, pois você pode deletar e escrever novamente. 

Editar quando desejar

Embora você possa riscar algo em um pedaço de papel, sua capacidade de edição é limitada. Os planners digitais oferecem a conveniência de poder editar no momento que desejar, diferentemente das agendas de papel. Os planners digitais oferecem a tão necessária conveniência de apagar, reescrever, riscar e reestruturar rapidamente. Se você fizer isso em um planejador de papel, você terminará com uma página cheia de rabiscos.

O ato de se programar é geralmente feito digitalmente por ser uma forma mais flexível de se planejar. A flexibilidade dos planners digitais é considerada inigualável para uma agenda de papel. Para ilustrar isso, considere os infinitos recursos disponíveis para os planners digitais. Por exemplo, você pode usar hiperlinks para navegar no planner digital para chegar em uma anotação específica. Além disso, você pode criar planilhas de planejamento diárias, semanais, mensais ou anuais, dependendo do seu planejamento. Certamente parece que as oportunidades são infinitas com um planejador digital.

Colaborar com os outros 

Se você está buscando métodos eficientes de planejar e fazer cronogramas, talvez você irá utilizar diferentes ferramentas para ficar por dentro de todos os seus planos. Muitos planners digitais são feitos para suprir essas necessidades oferecendo colaboração com outros aplicativos. Um exemplo disso é o aplicativo Trello que possui diversas colaborações com outros aplicativos, como o Google Drive. 

Definir lembretes

Os planejadores digitais são responsivos e envolventes, o que significa que não é um relacionamento unidirecional. Você pode configurar o aplicativo para te lembrar de alguns prazos que estão se aproximando ou quando você tem uma reunião agendada para aquele dia. Seu aplicativo pode compartilhar algumas informações com outros aplicativos ou outras pessoas. Por exemplo, você pode definir o dia, horário e local de um certo evento que está chegando e pode configurar lembretes para quando o evento estiver próximo de acontecer e conectar com o GPS para mostrar o local. 

Planners de papel não respondem e não são interativos. Assim como qualquer relacionamento unilateral, você investe muito mais dinheiro, tempo e energia do que ele investe em você. A situação é quase oposta ao que acontece quando usamos um planner digital. De certa forma, os planejadores digitais interagem com você como um assistente pessoal.

O esforço necessário para recuperar o lembrete de um planejador digital é inigualável quando comparamos para o mesmo esforço se estamos usando um planner de papel. É algo que as agendas de papel simplesmente não podem fazer. Nesse sentido, um planejador digital ajuda você a se antecipar às atividades e planos a qualquer momento.

Aproveite sua portabilidade 

Embora manter um planner de papel pareça muito pessoal e sentimental, a realidade é que é muito provável que você se esqueça dele. 

Provavelmente, você não terá sua agenda de papel ao seu alcance no momento em que algo surgir. Você provavelmente verá constantemente digitando notas no seu celular  quando estiver sem seu planner de papel. Inevitavelmente, você se verá transitando entre anotações em diferentes planners. Pelo lado positivo, a maioria das pessoas sempre têm seus telefones com eles, eliminando o problema de acessibilidade presente nos planners de papel. Você sempre pode incluir o planejamento de última hora em seu aplicativo com o toque de um botão. 

Anteriormente, falamos em definir qual era a melhor opção. O que funciona melhor – planner de papel ou planner digital? Como você deve ter notado até agora, não existe uma resposta correta. A escolha de uma solução de planejamento depende de suas necessidades e estilo de vida. Muito provavelmente, você pode usar uma combinação de ambos para abranger todas as suas necessidades.

Por exemplo, você pode usar seu planner digital para lembretes, eventos e planejamento diário, enquanto pode contar com uma boa e velha agenda para planejamento e brainstorming a longo prazo. O último pode ajudá-lo com a retenção de memória, enquanto o primeiro pode ajudá-lo a aumentar a produtividade.

Seja qual for a escolha, certifique-se de avaliar por que está optando pela escolha e como ela o ajudará a atingir seus objetivos.