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Fazer uma reunião a distância pode ser uma excelente alternativa para economizar e melhorar a produtividade empresarial. A prática permite uma comunicação rápida com colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros, sem despesas com deslocamento, alimentação e estadia.
Igualmente, como cada pessoa pode participar do seu próprio computador ou smartphone, a modalidade torna-se uma opção para reunir o máximo de interessados em uma única atividade, dispensando a necessidade de realizar diversas sessões.
Por isso, este conteúdo traz 6 dicas para você colocar essa ideia em funcionamento na sua empresa! Leia com bastante atenção e torne a comunicação mais eficiente!
Elaborar uma pauta
O principal cuidado com a reunião a distância é assegurar que todos estão acompanhando o andamento das atividades. Até porque, em muitos casos, não será possível observar o comportamento dos participantes, especialmente quando a atividade tem um grande número de destinatários.
Por isso, é importante descrever os assuntos que serão discutidos em uma pauta, o que permite acompanhamento por todos os integrantes. Para tanto, faça uma lista contendo os tópicos e os objetivos da discussão.
Estabelecer as regras
Um segundo preparativo é criar acordos sobre o comportamento durante a reunião, com o objetivo de evitar interrupções e favorecer a participação de todos.
Por exemplo, em uma reunião com um único cliente, a conversa será mais natural e sem muitas restrições; por sua vez, em uma conferência com 100 pessoas, será preciso definir um canal para envio de questões, pois se todos forem interromper, a pauta ficará travada.
Escolher um mediador
Para que a reunião a distância corra de maneira fluida e objetiva, é interessante escolher um profissional responsável por mediar as discussões. Resumidamente, essa pessoa terá o poder de receber as solicitações de fala e encaminhar a palavra durante a conferência, bem como poderá dar ritmo às atividades.
Normalmente, a tarefa ficará a cargo do líder, mas é possível que, em reuniões com muitos participantes, eleja-se um outro colaborador. Assim, o responsável ficará livre para focar nas questões suscitadas e na resolução dos problemas.
Registrar os acontecimentos
Uma orientação importante é que os participantes façam anotações, tanto para facilitar o acompanhamento como para que as decisões não se percam com o passar do tempo.
Igualmente, pode ser interessante gravar o vídeo ou áudio, sempre que o assunto discutido admitir essa conduta. Assim, é possível rever as ideias levantadas e avaliar a participação dos integrantes com mais calma.
Criar um ritual de encerramento
Um último ponto importante é fechar a reunião de maneira produtiva e sem problemas. Para isso, o ideal é seguir um passo a passo bem definido, para que tudo saia como previsto:
- recapitular os pontos principais;
- oferecer a oportunidade de uma última manifestação;
- fornecer as instruções sobre o que foi decidido;
- enviar cópias dos registros para os interessados;
- desconectar-se ou silenciar o microfone antes de realizar qualquer comentário que possa gerar conflito.
Escolher as soluções de tecnologia adequadas
Atualmente, a realização de uma reunião a distância não envolve o uso de tecnologias complexas. Na verdade, é possível que os profissionais participem até mesmo dos seus smartphones. Faça uma checklist com os principais itens:
- aplicativo de videoconferência: o programa para computador ou celular que servirá de plataforma para a reunião, recebendo e retransmitindo o áudio e a imagem;
- dispositivo de informática: o aplicativo ou programa será instalado em um computador, smartphone, tablet etc., requerendo o uso de microfone e câmeras quando esses acessórios não vierem acoplados no aparelho;
- conexão com a internet ou rede interna: a videoconferência depende de uma boa conexão, ou seja, com velocidade suficiente para, ao menos, transmitir o áudio em tempo real.
Sendo assim, a reunião a distância não demanda grandes investimentos por parte da empresa. Na verdade, a maior parte da tecnologia utilizada já faz parte do dia a dia dos profissionais. Daí a sensível redução de custos ao eliminar gastos com deslocamentos, estadia, alimentação etc.
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