A administração de compras é uma das tarefas mais estratégicas em uma empresa. Afinal, os profissionais desse setor são responsáveis por gerenciar, da melhor maneira, os recursos corporativos e manter o estoque de materiais em um nível adequado. Por isso, otimizar seus processos é fundamental para o sucesso e a redução de custos.

Pensando nisso, neste post listamos para você algumas dicas e boas práticas que vão ajudar a tornar essa etapa ainda mais eficiente. Confira!​

Defina objetivos e metas

Para começar, é importante ter mais clareza sobre quais são os objetivos de cada aquisição e mapear o fluxo de compras da empresa. Levante informações e busque saber quais são as despesas e as demandas reais de cada departamento. Assim, você entende como o dinheiro é normalmente gasto e pode pensar em soluções para minimizar custos e desperdícios.

Da mesma forma, investigue oportunidades para fazer melhorias que, no médio e longo prazo, podem contribuir para a performance da equipe e ainda gerar alguma economia. Um bom exemplo é a troca de cabos, computadores e impressoras por modelos mais modernos e eficazes.

Reforce o controle dos produtos

Outro processo importantíssimo é fazer uma análise rigorosa da entrada e saída dos materiais. Com um controle diário, é mais fácil saber a quantidade atualizada de cada produto e definir o ponto de recompra, ou seja, o momento ideal para fazer um novo pedido aos fornecedores.

Para facilitar sua rotina, a automatização é uma grande aliada: softwares especializados permitem que você gerencie informações e volumes em poucos cliques. Isso agiliza o tempo de reabastecimento e evita gastos excessivos com compras de última hora.

O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema integrado para gestão empresarial que coordena praticamente todas as tarefas corporativas. Entre elas: controle de estoque, pedidos, financeiro, e outras.

Além desse, outra sugestão são ferramentas de e-Procurement. Trata-se de um programa voltado para a otimização dos ciclos de gestão de compras, que monitora e informatiza o processo desde a solicitação até o pagamento ao fornecedor.

Atualize o cadastro de seus fornecedores e invista em uma boa relação com eles

Os fornecedores são um elemento fundamental da administração de compras. No fim das contas, quem conhece a fundo sua rede de suprimentos consegue se planejar, fazer aquisições com melhor custo-benefício e ter dados que vão ajudar nas negociações.

Por isso, aprimore a forma como você registra o contato de seus fornecedores. Organize seus dados levando em conta aspectos como:

• preços;
• condições de pagamento;
• agilidade na entrega;
• qualidade do atendimento;
• flexibilidade;
• entre outros.

​Ao mesmo tempo, não deixe de investir em um bom relacionamento com suas fontes-chave de fornecimento. Trate-os sempre como parceiros e você verá benefícios como a priorização do atendimento da sua empresa e a facilitação de seus processos logísticos.

Pesquise diferentes orçamentos

Para cuidar dos recursos financeiros da empresa e fazer boas aquisições, pesquise e peça muitos orçamentos antes de fechar uma encomenda.

Nesse contexto, é sempre bom lembrar que o critério “preço” nem sempre é o mais vantajoso: no final, a corporação pode sofrer prejuízos com produtos de baixa qualidade. Além disso, é importante observar se o fornecedor permite um pagamento facilitado e como funcionam os prazos de entrega.

Com essas dicas, fica mais simples conduzir a administração de compras da sua empresa, fazer melhores negócios e garantir maiores lucros para o negócio. Coloque-as em prática e perceba a diferença!

Gostou deste conteúdo sobre como melhorar a administração de compras? Quer conferir mais posts interessantes como este? Assine nossa newsletter e receba nossas atualizações por e-mail!

Quer o melhor fornecedor para sua empresa? No site da PORT você encontra os melhores materiais de escritório, informática e papelaria. Entre e confira!