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A administração de compras é uma das tarefas mais estratégicas em uma empresa. Afinal, os profissionais desse setor são responsáveis por gerenciar, da melhor maneira, os recursos corporativos e manter o estoque de materiais em um nível adequado. Por isso, otimizar seus processos é fundamental para o sucesso e a redução de custos.
Pensando nisso, neste post listamos para você algumas dicas e boas práticas que vão ajudar a tornar essa etapa ainda mais eficiente. Confira!
Defina objetivos e metas
Para começar, é importante ter mais clareza sobre quais são os objetivos de cada aquisição e mapear o fluxo de compras da empresa. Levante informações e busque saber quais são as despesas e as demandas reais de cada departamento. Assim, você entende como o dinheiro é normalmente gasto e pode pensar em soluções para minimizar custos e desperdícios.
Da mesma forma, investigue oportunidades para fazer melhorias que, no médio e longo prazo, podem contribuir para a performance da equipe e ainda gerar alguma economia. Um bom exemplo é a troca de cabos, computadores e impressoras por modelos mais modernos e eficazes.
Reforce o controle dos produtos
Outro processo importantíssimo é fazer uma análise rigorosa da entrada e saída dos materiais. Com um controle diário, é mais fácil saber a quantidade atualizada de cada produto e definir o ponto de recompra, ou seja, o momento ideal para fazer um novo pedido aos fornecedores.
Para facilitar sua rotina, a automatização é uma grande aliada: softwares especializados permitem que você gerencie informações e volumes em poucos cliques. Isso agiliza o tempo de reabastecimento e evita gastos excessivos com compras de última hora.
O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema integrado para gestão empresarial que coordena praticamente todas as tarefas corporativas. Entre elas: controle de estoque, pedidos, financeiro, e outras.
Além desse, outra sugestão são ferramentas de e-Procurement. Trata-se de um programa voltado para a otimização dos ciclos de gestão de compras, que monitora e informatiza o processo desde a solicitação até o pagamento ao fornecedor.
Atualize o cadastro de seus fornecedores e invista em uma boa relação com eles
Os fornecedores são um elemento fundamental da administração de compras. No fim das contas, quem conhece a fundo sua rede de suprimentos consegue se planejar, fazer aquisições com melhor custo-benefício e ter dados que vão ajudar nas negociações.
Por isso, aprimore a forma como você registra o contato de seus fornecedores. Organize seus dados levando em conta aspectos como:
- preços;
- condições de pagamento;
- agilidade na entrega;
- qualidade do atendimento;
- flexibilidade;
- entre outros.
Ao mesmo tempo, não deixe de investir em um bom relacionamento com suas fontes-chave de fornecimento. Trate-os sempre como parceiros e você verá benefícios como a priorização do atendimento da sua empresa e a facilitação de seus processos logísticos.
Pesquise diferentes orçamentos
Para cuidar dos recursos financeiros da empresa e fazer boas aquisições, pesquise e peça muitos orçamentos antes de fechar uma encomenda.
Nesse contexto, é sempre bom lembrar que o critério “preço” nem sempre é o mais vantajoso: no final, a corporação pode sofrer prejuízos com produtos de baixa qualidade. Além disso, é importante observar se o fornecedor permite um pagamento facilitado e como funcionam os prazos de entrega.
Com essas dicas, fica mais simples conduzir a administração de compras da sua empresa, fazer melhores negócios e garantir maiores lucros para o negócio. Coloque-as em prática e perceba a diferença!
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