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Como estruturar o processo de compra na empresa? Entenda mais!

dezembro 18, 2018
Tempo de leitura 3 min

O processo de compra deve ser visto como parte da estratégia de uma empresa. Já foi o tempo em que o comprador fazia apenas o papel de repor estoques. Hoje, esse é um trabalho de gestão e, com toda certeza, quando bem-estruturado, promove inúmeros benefícios ao negócio.

Quer entender como gerir melhor as compras de sua empresa? Então, confira as dicas abaixo e coloque-as em prática! Podemos começar?

Quais são as principais etapas de um processo de compra?

Avaliação da necessidade

Quando falamos de planejamento e organização dentro do processo de compra, o primeiro passo é avaliar a real necessidade de adquirir novos itens. Pode parecer algo um tanto quanto óbvio, mas não é muito difícil se deparar com empresas que insistem nesse tipo de falha.

Quer um exemplo prático? Uma determinada empresa tem um consumo mensal médio de X pacotes de papel ofício. Porém, um dos seus setores se modernizou e passou a digitalizar seus documentos, reduzindo o uso desses papéis. Até o momento que o comprador não tem essa informação, o volume comprado continua o mesmo, sem necessidade.

Análise de orçamentos

A grande vantagem dos fornecedores de hoje é que, por meio de lojas online, você consegue ter todos os valores e listagem de itens disponíveis para compra, da mesma forma que os meios de pagamentos e o prazo médio para as entregas. Por isso, dependendo do tipo de produto, como material de informática ou de escritório, por exemplo, a melhor opção é pedir online.

Solicitação do pedido

Seguindo essa tendência de modernidade no processo de compra, o que antes era preciso gastar com ligações, pesquisas e agendamento de entregas, hoje tudo é feito em questão de minutos e poucos cliques. No ambiente online, você já tem o cálculo do frete de acordo com a sua localização e a melhor forma de pagamento a ser escolhida.

Como estruturar melhor o seu processo de compra?

Defina metas

Como citamos, um processo de compra eficiente deve fazer parte de uma gestão. Com isso, a definição de metas e objetivos pode ser uma excelente estratégia para redução de custos. Por exemplo, que tal estudar processos que reduzam o número de impressões de um determinado setor, que consome muito mais toners que os demais?

Controle o estoque

Não dá para basear o processo de compras apenas em uma estimativa média de consumo. É fundamental que a gestão de compras esteja ligada ao controle do estoque. Há uma infinidade de softwares criados para este fim, mas nada impede também de recorrer a uma simples planilha em um computador. O importante é que haja uma análise mais crítica a cada nova compra.

Relacione-se com o fornecedor

Apesar da facilidade das compras online, o papel do fornecedor é essencial em seu processo de compra. Imagine que sua empresa precise renovar as impressoras dos setores. Você vai se decidir apenas pelo preço mais em conta? Não! O conhecimento e experiência do vendedor pode ser crucial para a escolha mais acertada do equipamento, de acordo com a sua real necessidade.

Por isso, busque lojas especializadas naquilo que você procura e peça todas as orientações com o fornecedor antes de concluir compras mais importantes.

Enfim, esse é o básico de um processo de compra eficiente. Vale reforçar que esse trabalho se trata de uma questão estratégica de gestão e somente com organização e planejamento você perceberá a melhoria dos resultados.

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Gostou? Para se informar ainda mais sobre uma boa gestão, trouxemos mais algumas dicas imperdíveis. Leia também nosso artigo com 6 segredos para aumentar a agilidade de suas compras.

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