Como estruturar o processo de compra na empresa? Entenda mais!

O processo de compras deve ser visto como parte da estratégia de uma empresa. Já passou o tempo em que o comprador tinha apenas o papel de repor estoques. Hoje, esse é um trabalho de gestão que, com certeza, promove inúmeros benefícios ao negócio quando bem estruturado.

O setor deixou de ser somente operacional e está se tornando cada vez mais enfático em negociações e inteligência. Isso é consequência direta do impacto que o processo de compras tem sobre os lucros da empresa. Afinal, se realizado de forma eficiente, pode diminuir consideravelmente os custos e resultar em conquistas expressivas.

Quer entender como gerir melhor as compras corporativas? Então confira as dicas abaixo e coloque-as em prática! Podemos começar?

Quais são as principais etapas de um processo de compras?

Qualquer coisa que você vai fazer precisa de planejamento e um roteiro a ser seguido. No momento das compras, isso não é diferente. Aqui, algumas etapas devem ser seguidas para que o processo de compras seja eficiente. Pensando nisso, separamos algumas dicas para você realizar essa tarefa com qualidade. Acompanhe!

Avaliação da necessidade

Quando falamos de planejamento e organização dentro do processo de compras, o primeiro passo é avaliar a real necessidade de adquirir novos itens. Pode parecer algo um tanto quanto óbvio, mas não é muito difícil se deparar com empresas que insistem nesse tipo de falha.

Quer um exemplo prático? Uma determinada marca consome uma média mensal de X pacotes de papel ofício. Porém, um dos seus setores se modernizou e passou a digitalizar seus documentos, reduzindo o uso dos papéis. Enquanto o comprador não tem essa informação, o volume comprado continua o mesmo, sem necessidade.

Análise de orçamentos

Uma grande vantagem para os fornecedores de hoje é que, por meio de lojas online, é possível acessar todos os valores e itens disponíveis para compra, assim como os meios de pagamento e o prazo médio para as entregas.

Por isso, dependendo do tipo de produto, como material de informática ou de escritório, a melhor opção é pedir online.

Solicitação do pedido

Seguindo essa tendência de modernidade no processo de compras, o que antes era preciso gastar com ligações, pesquisas e agendamento de entregas, hoje é feito em questão de minutos e poucos cliques.

No ambiente online, você já tem o cálculo do frete de acordo com a sua localização, bem como a melhor maneira de pagamento a ser escolhida.

Como estruturar melhor o seu processo de compras?

Defina metas

Como citamos, um processo de compras eficiente deve fazer parte de uma gestão. Com isso, a definição de metas e objetivos pode ser uma excelente estratégia para redução de custos. Por exemplo, que tal estudar processos para diminuir o número de impressões de um determinado setor, que consome muito mais toners que os demais?

Controle o estoque

Não dá para basear o processo de compras apenas em uma estimativa média de consumo. É fundamental que a gestão esteja ligada ao controle do estoque.

Há uma infinidade de softwares criados para esse fim, mas nada impede também o uso de uma simples planilha em um computador. O importante é que haja uma análise mais crítica a cada nova aquisição.

Relacione-se com o fornecedor

Apesar da facilidade das negociações no meio virtual, o papel do fornecedor é essencial durante todo o processo. Imagine, portanto, que sua empresa precise renovar as impressoras dos setores.

Você vai se decidir apenas pelo preço mais em conta? Não! O conhecimento e a experiência do vendedor desempenham funções cruciais para a escolha mais acertada do equipamento de acordo com a sua real necessidade.

Por isso, busque lojas especializadas naquilo que você procura e peça todas as orientações com o fornecedor antes de concluir compras de maior impacto.

Como otimizar e melhorar o processo de compras?

Faça um diagnóstico preciso

A equipe do setor de compras precisa estar bem preparada e orientada para fazer um diagnóstico preciso de toda a cadeia de fornecimento do negócio.

Ele é de extrema importância para identificar os pontos fortes e fracos do processo de compras, bem como riscos e oportunidades de melhorias. Avaliação de custos e da qualidade dos produtos, relação com os fornecedores, prazos e desempenho de cada colaborador do setor também figuram como questões relevantes.

Entender o funcionamento do processo de compras consiste no primeiro passo para encontrar falhas e procurar as melhores soluções. Assim, é possível promover ações eficientes em todas as etapas e, consequentemente, garantir a excelência nos resultados.

Compre sempre pensando na qualidade

Um processo de compras eficaz precisa pensar na qualidade dos produtos adquiridos. Comprar pensando apenas no melhor preço pode ser uma solução viável em curto prazo, mas em seguida traz o risco de inúmeros prejuízos para a organização.

Geralmente, mercadorias com os menores valores de mercado têm qualidade questionável. Isso é capaz de comprometer a qualidade do produto final, a satisfação dos clientes e a credibilidade e notoriedade da empresa frente aos seus consumidores.

Além disso, acarreta em um investimento maior, pois, muitas vezes, o item precisa ser substituído por não cumprir as expectativas.

Utilize indicadores

Usar boas técnicas a fim de aplicar práticas de otimização não basta. É essencial acompanhar os resultados obtidos pelas estratégias adotadas para que a gestão possa constatar o que realmente é eficiente para o negócio.

Para isso, indicadores de desempenho figuram como uma ótima opção para controlar o progresso das medidas adotadas e identificar o que é positivo e o que é negativo para o desenvolvimento do processo de compras, monitorando os resultados de todas as etapas.

Assim, a equipe toma decisões baseadas em dados reais, algo que facilita a implementação de ações mais rentáveis em prol da produtividade do setor.

Reduza o ciclo de compras

Outra estratégia eficiente para otimizar o processo de compras é reduzir o ciclo em que as aquisições são realizadas.

Dessa forma, obtém-se melhores preços, maior eficácia na aplicação dos insumos, melhor relacionamento com os fornecedores, novas parcerias e vantagens nas negociações.

Não compre além do necessário

Quando uma empresa busca melhorar o processo de compras, é preciso planejar e organizar o setor. Um dos passos mais importantes consiste em avaliar a real demanda de aquisição dos produtos para não comprar mais do que o necessário. Isso otimiza os recursos, os processos e evita gastos desnecessários.

É de extrema importância que o processo de compras seja bem estruturado, estratégico e eficaz para obter bons resultados. Caso contrário, pode trazer muitos prejuízos para a organização, já que está diretamente ligado aos números, é capaz de afetar os lucros e comprometer os recursos financeiros do negócio. Vale reforçar que esse trabalho se trata de uma questão estratégica de gestão, portanto, organização e planejamento são vitais.

Conheça os erros a serem evitados

Sabe quando você vai comprar alguma coisa e comete um erro que te causa dor de cabeça depois? Pois bem, sabemos que isso não é legal, mas com um bom planejamento podemos evitar esses contratempos. Contudo, quais são os erros mais frequentes quando fazemos compras para a empresa?

Entre vários deslizes cometidos pelo comprador, temos a compra de produtos, por vezes, em quantidades menores ou maiores que o necessário devido à falta de controle do estoque da empresa. A falta de planejamento de compras também é um fator agravante para a aquisição ineficientes dos produtos, o que aumenta os gastos empresariais.

Além disso, a escassez de pesquisas sobre os fornecedores, verificando, por exemplo, a procedência dos produtos e a atuação do fornecedor em questão, é um erro que deve ser evitado. Portanto, procure fugir desses deslizes para que sua empresa possa crescer de modo exponencial.

Entenda o fluxo de compras da empresa

Esse fluxo se refere aos passos a serem seguidos pelos gestores no processo de compras da empresa, o que ajuda a monitorar tal procedimento no negócio. Veja, a seguir, de maneira reduzida, o que fazer:

  • verificar a amostragem dos produtos e dos serviços da empresa;
  • analisar os produtos em estoque;
  • averiguar as necessidades de cada departamento da empresa;
  • buscar fornecedores com as melhores qualificações;
  • estudar os resultados obtidos com as compras.

Agora que você conhece alguns dos passos para montar um fluxo de compras, está pronto para aplicar os conhecimentos adquiridos na montagem do fluxo da sua empresa. Mas, antes, continue a leitura para dominar mais sobre o assunto do processo de compras.

Qual a importância da gestão de compras e suprimentos?

Para que um produto saia do estágio de fabricação e seja entregue ao consumidor, ele deve seguir uma longa jornada guiada por profissionais de gerenciamento de compras e suprimentos.

Essas pessoas tomam decisões importantes em relação a custo, qualidade e programação — fatores que causam um grande impacto nas receitas e vendas da empresa.

Basicamente, os profissionais de compras garantem que os produtos certos estejam disponíveis para seus consumidores no tempo e nos locais corretos. Veja a seguir outros motivos para investir no setor.

Redução de custos

A compra tem um impacto direto em dois dos fatores importantes que impulsionam os resultados da empresa: custo e vendas. Ao iniciar melhorias de processo, produto e relacionamento com fornecedores, os profissionais de compras são responsáveis ​​por reduzir os custos para suas organizações sem comprometer a qualidade.

Negociação vantajosa com fornecedores

Diretamente relacionados à obtenção de economia de custos, os profissionais de compras e de suprimentos têm a tarefa de negociar termos com fornecedores que beneficiem ambas as partes.

Esse aspecto importante afeta não apenas a receita e as vendas, mas também o relacionamento entre a organização e o fornecedor. As fortes habilidades de negociação e a capacidade de prever relacionamentos comerciais de longo prazo são dois aspectos importantes.

Além de gerenciar custos, contratos frutíferos se concentram na qualidade dos materiais, além de como e quando os produtos serão entregues.

Mitigação de riscos

Compreender os riscos potenciais e desenvolver estratégias para gerenciá-los é outro aspecto do setor de compras e suprimentos. É nesse momento que um plano de ações é de extrema importância para o setor de compras, já que ele, além de nortear as compras, reduz os riscos durante o ato de aquisição dos produtos.

Os riscos potenciais incluem fraude de contratos, roubo de propriedade intelectual, materiais falsificados ou danificados, entre outros. Ainda, os profissionais de compras devem elaborar planos emergenciais para proteger a operação caso haja imprevistos durante o processo.

Inovação

Os profissionais de compras apoiam o crescimento da empresa obtendo soluções inovadoras para problemas e oportunidades de negócios. E uma das formas de inovar é aprendendo mais sobre o assunto, tanto na teoria quanto na prática.

Para isso, eles trabalham em estreita colaboração com os fornecedores, compartilhando as necessidades da empresa e explorando como os parceiros podem ajudar. Juntos, eles desenvolvem melhores tecnologias e produtos para os clientes.

Como usar a tecnologia a seu favor?

Que a tecnologia está crescendo a todo vapor não é segredo para ninguém. Isso quer dizer que as empresas atuais devem se inserir nessa realidade e fazer uso dessa ferramenta para se manterem no mercado. Falando nisso, você já pensou em aliar o processo de compras aos benefícios da tecnologia?

Isso pode ser feito com a capacitação dos gestores para que eles consigam trabalhar de forma eficiente com os diferentes meios tecnológicos. Assim, o processo de compra será otimizado e facilitado. O uso da tecnologia contribui, por exemplo, para a emissão da nota fiscal, visto que durante esse processo, sem o uso das ferramentas tecnológicas, os erros são frequentes e as consequências podem ser expressivas.

Quais são os elementos críticos do gerenciamento de compras?

Alguns elementos são capazes de nortear os profissionais de compras, como simplificar os processos em toda a cadeia de suprimentos, maximizar a satisfação do cliente, fornecer produtos e serviços em tempo hábil e melhorar a credibilidade entre colegas, empregadores e fornecedores. Veja a seguir.

Desenvolvimento de processos e políticas

Depois que uma organização estabelece a documentação padrão de políticas associadas ao gerenciamento de contratos, os profissionais envolvidos podem trabalhar com maior segurança e produtividade.

No início, apenas contratos de alta visibilidade que atendem aos limites do orçamento se enquadram nessas diretrizes, mas, à medida que a função de compras da organização amadurece, os profissionais de compras aplicam esses padrões em outras transações.

Automatização dos processos

Com a padronização dos contratos, a empresa pode utilizar ferramentas de software para automatizar as funções, dependendo do tipo de contrato, dos termos, das condições, do valor, do prazo ou de outros requisitos, a fim de agilizar o processo.

Integrações com outros departamentos

Com o tempo, as organizações podem integrar funções críticas de compras em outros setores. O treinamento de todos os funcionários garante que cada departamento siga as melhores práticas estabelecidas.

Usando métricas de produção de cada departamento, os profissionais de compras podem analisar dados para negociar de maneira mais eficaz com os fornecedores e tomar decisões sobre qualidade e serviço — o que afeta toda a lucratividade da empresa.

Como vimos, um processo de compras eficiente inclui esforços contínuos de melhoria de todos os envolvidos, além do aprendizado com projetos anteriores. Ao garantir que a organização siga o fluxo de trabalho mais eficiente possível (sem burocracias e desperdícios), a empresa alcança o mais alto nível de capacidade de compras.

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