O setor de compras é extremamente importante, afinal, é ele o responsável por fazer o abastecimento dos materiais necessários para a produção. No entanto, esse setor também representa a maior parte dos gastos de uma empresa e, por isso, pode causar grandes impactos no faturamento.
Reduzir os custos no setor de compras sem interferir na qualidade da produção é um dos maiores desafios para os gestores e empresários. Pensando nisso, resolvemos fazer este texto, com as 6 melhores estratégias para você aprender como reduzir custos no setor de compras.
Quer melhorar a saúde financeira da sua empresa? Então, continue a leitura!
1. Escolha um bom fornecedor
Escolher bons fornecedores é um dos passos mais importantes para reduzir os custos do setor de compras. É preciso levar em consideração outros fatores, além do preço dos materiais, na hora de escolher um fornecedor, como o prazo de entrega e as questões logísticas. Afinal, nem sempre o fornecedor com os melhores preços tem os produtos de maior qualidade.
Quanto mais estreito for o seu relacionamento com seus fornecedores, maiores serão as suas oportunidades de barganhar e conseguir ajuda. Os bons fornecedores geralmente oferecem condições especiais para clientes que realizam compras grandes e com certa frequência. Assim, podem facilitar a forma de pagamento, dar descontos no valor total ou no frete dos insumos e realizar a entrega mais rápido em casos de emergência.
É por isso que trocar de fornecedores o tempo todo não é uma boa ideia. Dessa forma, você nunca sairá da condição de novo cliente e não poderá usufruir das vantagens que nós citamos acima.
2. Analise a demanda da sua empresa
Conhecer a demanda de uma empresa é essencial para que não falte nem sobre matéria-prima para a produção. Imagine que você tem uma indústria que fabrica calças jeans. Se os botões acabarem no meio da produção, isso significa que o seu setor de compras está mal organizado.
A demanda normalmente é fácil de ser observada, basta analisar os meses e anos anteriores para entender qual é a média de vendas. No entanto, uma questão muito importante e que deve ser considerada é a sazonalidade. Isso significa que, em um período específico, a demanda da sua empresa pode aumentar absurdamente, e você tem que estar preparado para esse momento.
Vamos usar como exemplo uma fábrica de chocolate. É óbvio que durante a Páscoa a demanda vai crescer. Os gestores precisam se preparar previamente e abastecer seus estoques para que não falte matéria-prima durante esse período tão importante para as vendas da empresa.
3. Faça uma boa gestão do estoque
É impossível falar sobre setor de compras sem citar a importância de um estoque organizado. À medida que uma empresa prospera, o estoque tende a crescer e a ficar cada vez mais difícil de ser controlado.
O estoque não pode estar vazio ao ponto de faltar insumos para a produção ou itens para serem vendidos, tampouco pode estar cheio demais, ao ponto de produtos estarem parados há anos e materiais com o prazo de validade vencido.
O ideal é que você deixe o estoque o mais enxuto possível. Para tanto, é preciso avaliar a demanda da sua empresa, isto é, saber o histórico de saída de cada produto e insumo em estoque para fazer o reabastecimento com a quantidade certa e no tempo correto. Dessa forma, você evita desperdícios e, consequentemente, reduz os gastos do seu negócio.
4. Use a tecnologia a seu favor
Para empresas de grande e médio porte, fazer a gestão de estoque e controlar o setor de compras de forma manual, ou seja, usando a mão de obra humana, não é nada viável. A boa notícia é que, hoje em dia, já existem várias tecnologias que podem ajudá-lo.
A ferramenta mais conhecida e usada por empresas para fazer a gestão do setor de compras é o sistema de gestão, que nada mais é do que um programa de computador que controla todos os dados da entrada e saída de produtos e matéria-prima.
Além de monitorar os dados, o sistema também emite avisos para informações que precisam de atenção, por exemplo, a necessidade de realizar uma nova compra para abastecer o estoque.
Contudo, o sistema de gestão não é a única ferramenta que pode ajudá-lo a cuidar da sua empresa. Para cada necessidade empresarial, existe um tipo de tecnologia que pode reduzir barreiras e melhorar a performance do seu negócio.
5. Determine o orçamento do setor de compras
O seu setor de compras nunca deve gastar mais do que a sua empresa lucra por mês. Caso contrário, o seu negócio sempre ficará no negativo. A melhor solução é reunir os responsáveis pelo setor de compras e estabelecer um teto de gastos, seja anual ou mensal.
Analise o histórico de vendas dos meses anteriores e estipule um valor para que o setor de compras possa fazer o abastecimento dos insumos da empresa baseado na quantidade de vendas. Não se esqueça de considerar algumas emergências que possam aparecer, como é o caso do período de sazonalidade que nós citamos anteriormente.
6. Invista na capacitação dos seus colaboradores
Embora esse seja o último item da nossa lista de dicas, ele é tão importante quanto os demais. Se você sente que os seus colaboradores do setor de compras estão tendo dificuldade para controlar os gastos, então o melhor que você pode fazer é oferecer cursos e treinamentos de capacitação.
Dessa forma, os seus colaboradores poderão aprender e desenvolver novas técnicas para controlar melhor o setor pelo qual eles são responsáveis. Essa dica vale para todos os setores de uma empresa.
Agora que você já sabe como reduzir custos no setor de compras, basta aplicar todas as dicas que você aprendeu neste texto ao seu negócio. É importante que você tenha em mente que esse é um investimento de médio a longo prazo, isso significa que você não vai perceber os resultados tão cedo. No entanto, quanto antes você começar, mais cedo colherá os frutos dessas mudanças.
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