Lista de tarefas: o que são e como elas ajudam a organizar sua rotina

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A lista de tarefas consiste em uma simples e eficiente ferramenta de produtividade. Não é à toa que muita gente costuma usá-la como auxílio na organização do dia a dia e no planejamento pessoal ou profissional.

Nesse sentido, vale a pena destacar que prioridade é aquilo que precisa ser realizado mais rapidamente, sempre a partir do gerenciamento adequado. Portanto, a listas de tarefas é um acessório capaz de desempenhar papel significativo na agilidade do cotidiano.

Logo, se você ainda não produz a sua, deveria pensar a respeito disso o quanto antes. Continue a leitura e saiba como a lista de tarefas pode facilitar a sua rotina!

Como fazer uma lista de tarefas?

Com uma lista eficiente, você consegue elevar consideravelmente sua produtividade. Muitas vezes a rotina de uma pessoa pode ser confusa e cheia de obrigações para cumprir, daí a importância de saber como criar uma lista de tarefas. Siga conosco e confira as dicas a seguir.

Divida as atividades

Dividir as suas atividades em pequenas etapas é um dos primeiros passos pra garantir a eliminação de todos os itens da lista.

Se uma das obrigações consiste em “planejar o passeio do feriado”, por exemplo, você pode levar dias para fazê-la e ficar com aquela sensação de que resolveu muita coisa mas que ainda existem diversas situações a serem solucionadas.

Dessa forma, separe cada necessidade em uma série de etapas. Se valendo do exemplo acima: avaliar o valor da viagem, reservar o hotel, comprar as passagens, separar roupas, arrumar as malas, montar a ordem dos passeios etc.

Logo, cada passo que você dá significa uma tarefa riscada da lista. Assim, tem-se a sensação de dever cumprido e, além do mais, ganha-se um belo estímulo para realizar as outras obrigações.

Priorize as tarefas urgentes

Lembre-se de que nem todas as tarefas apresentam o mesmo grau de urgência. Nesse contexto, é essencial priorizar as atividades mais importantes, como projetos e relatórios que precisam ser entregues o mais rápido possível, obrigações que estão com prazo curto ou que não podem atrasar de jeito nenhum.

Desse modo, separe suas atividades por patamar de importância e, em seguida, organize-as em nível de urgência. Assim, você sabe o que precisa ser feito e evita a perda de prazos relevantes em meio a desordem de um dia corrido.

Registre todas as informações necessárias

Mesmo que você tenha uma ótima memória, jamais julgue ser possível guardar todas as obrigações na cabeça. Quanto tenta armazenar cada atividade, o que você faz na verdade é simplesmente adicionar uma nova tarefa, pois é necessário relembrar com frequência para não deixar nada de lado.

Colocados no papel, todos os prazos ganham clareza e simplicidade. O sentimento de sobrecarga diminui bastante e, como consequência, a mente pode se concentrar no que é realmente importante.

Como se não bastasse, você ainda consegue registrar a sua lista do smartphone com a ajuda de aplicativos ou até mesmo amparado por uma agenda. O primordial é tê-la em um local de rápido acesso.

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Consulte a lista de tarefas sempre que precisar

Não basta criar a lista e deixá-la de escanteio: é necessário fazer consultas constantes para se certificar de que você está finalizando todos os deveres. Caso não confira a lista com a frequência adequada, corre-se o risco de passar pelos mesmos contratempos mencionados no item anterior.

Além disso, olhar para o papel ao final do dia e perceber que nada foi realizado conforme o planejado é bastante desanimador, mantendo aquela terrível sensação de desorganização.

Quais listas podem ser feitas para otimizar a produtividade?

Muitas pessoas usam a lista tarefas para evitar a perda de ideias, deixando a mente menos sobrecarregada. Por esse e outros motivos, abordamos na sequência algumas listas capazes de acrescentar coisas boas à sua rotina!

Lista de projetos

Os projetos de um negócio em desenvolvimento não costumam ter quantidade reduzida. É preciso, então, mensurar avanços, atrasos e falhas. Por essa razão, não se recomenda manter um planilha, já que ela precisa exige atualização diária. Geralmente o indicado é recorrer a uma ferramenta de gestão de projetos.

Desse modo, com os projetos listados em um software, basta distribuir as atividades para todos os colaboradores. Dependendo da sua escolha, você é capaz de acompanhar o próprio desempenho, além de administrar a equipe inteira.

Lista de assuntos a serem abordados em reunião

É necessário contar sempre com uma lista tarefas por perto durante as reuniões. Assim você registra suas dificuldades, realizações e aprendizados conforme lembra, absorvendo gradualmente os pontos de maior relevância.

Afinal de contas, nem tudo o que você deve falar surge na mente de uma só vez, assim como nem tudo o que você faz durante a semana é importante para todas as pessoas presentes.

Lista de prós e contras para ajudar nas tomadas de decisão

Negar ou aceitar o convite para fechar uma parceria, iniciar um empreendimento em conjunto e desligar ou contratar colaboradores de um negócio são decisões que demandam uma reflexão muito ponderada.

Portanto, nada mais satisfatório do que uma lista de prós e contras para observar no momento de tomar qualquer decisão importante para seu sucesso e da sua empresa.

Lista de objetivos

Uma mudança de comportamento valiosa é passar a delinear os objetivos de longo prazo. Ao tratar metas como planos para o futuro, você adia vários propósitos, até já não ter as mesmas condições nem a disposição para correr atrás dos seus sonhos.

Além do mais, evite comentar seus objetivos com alguém, não por causa da inveja do outro, mas porque você pode ter a falsa sensação de realização prévia, algo capaz de prejudicar o empenho.

Portanto, conforme constatamos, a lista de tarefas é necessária para manter suas obrigações do dia a dia organizadas. Com a intenção de alcançar bons resultados, adquira materiais de qualidade e garante eficácia na elaboração da lista. Também não deixe de anotar as práticas diárias para cumprir cada item rotineiramente.

E aí, gostou do post? Então aproveite e deixe seu comentário para a gente saber o que você achou a respeito do assunto! 

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