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Como organizar sua agenda de negócios para ter mais sucesso

setembro 17, 2019
Tempo de leitura 5 min
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Você tem o costume de usar agenda de negócios? Sabia que ela é mais importante do que imagina? Trabalhar de maneira organizada e planejada é um dos fatores chave para o sucesso dos seus planos, metas e objetivos. Porém, em um mundo tão digital, já se tornou raridade encontrar alguém usando uma agenda de papel e uma caneta, não é mesmo?

Entretanto, mais pessoas a usariam se soubessem da sua importância. Para você ter uma ideia, um estudo realizado na Universidade de Toronto constatou que estudantes que anotavam os seus objetivos conseguiram melhor performance e notas do que aqueles que não anotavam.

Outra pesquisa, realizada pelo professor Gail Matthews, Ph.D de uma universidade da Califórnia, mostrou que aqueles que registravam suas metas conseguiam cumprir mais, em comparação com quem não as escrevia. Então, para que você também possa fazer parte dessa porcentagem de sucesso, entenda, a seguir, como organizar uma agenda de negócios e como escolher a ideal para você. Boa leitura!

Saiba como organizar uma agenda de negócios

Planejamento deve ser a palavra de ordem para aqueles que querem ter uma vida de sucesso e mais organizada. Nesse caso, é importante manter atenção a alguns hábitos para organizar a sua agenda de negócios.

Tenha objetivos claros

Para registrar as suas metas, objetivos e tarefas diárias, antes, é preciso conhecê-las, certo? Então, o primeiro passo é definir e anotar o que você precisa para alcançar o sucesso, quais medidas e hábitos deve colocar em prática e quais atividades precisa executar nos dias da semana.

Separe o que é prioridade daquilo que pode ficar em segundo plano na sua vida. Contudo, é importante ter os pés no chão durante esse desenvolvimento, pois as suas metas precisam ser claras e alcançáveis.

Programe-se com antecedência

A melhor dica para se programar com antecedência é fazer isso um dia antes. Ao finalizar as suas tarefas do dia, visualize quais delas conseguiu cumprir e quais ficaram pendentes.

Depois, anote na sua agenda de negócios quais metas precisam ser cumpridas e os horários para cada uma delas. Isso previne que você se esqueça de fazer algo ou acabe se enrolando com algum compromisso.

A nossa rotina tem se tornado cada vez mais corrida, e um dia de 24 horas já não é mais o suficiente para os nossos afazeres. Então, para conseguir concluir tudo que precisa com eficiência e qualidade, tirar esse tempo ao final de cada dia é essencial para a sua performance, principalmente para separar horários de descanso e lazer, que são fundamentais para a saúde do seu corpo e da sua mente.

Defina as suas prioridades

Não adianta querer abraçar o mundo e fazer mil coisas durante o dia. Isso apenas trará frustração. Portanto, é necessário entender quais são as suas prioridades para que você possa manter o foco na sua rotina e não deixar de cumprir nada que seja altamente relevante para o seu sucesso.

Para ajudar nessa definição, pense em quais prazos estão mais perto de vencer e quais demandam mais tempo. A dica é: faça o que for mais difícil primeiro. No entanto, caso surja algum imprevisto durante a sua rotina ou algo que precisa ser feito com urgência, altere os seus horários e anote isso na sua agenda. Assim, nenhuma tarefa deixa de ser cumprida.

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Entenda o que uma agenda de negócios precisa ter

Diferentemente do que muita gente pensa, as agendas de negócios não são todas iguais. Para se organizar da maneira adequada, a sua agenda precisa apresentar algumas seções específicas que façam sentido na sua rotina.

Planner semanal

Uma boa agenda de negócios precisa contar com um planner semanal, em que você anotará todas as suas atividades diárias com especificação de horários. Nesse espaço, você registrará as suas reuniões, compromissos, além das tarefas que precisam ser cumpridas em cada dia da semana.

Essa seção facilitará, e muito, a sua organização e planejamento de metas, pois a partir delas você saberá o prazo para cada atividade e quais tarefas estão próximas de vencer.

Espaço para anotações

Por mais que o seu dia esteja completamente planejado, as chances de surgirem imprevistos ou algo que precise ser registrado são grandes. Então, é importante que na sua agenda haja uma seção para anotações avulsas, como algo que não possa ser esquecido mas não foi anotado, algum item que você precise comprar ou algum compromisso que surgiu de última hora.

Assim, não há necessidade de comprometer o seu planner e, ao mesmo tempo, você não se esquece de algo que seja relevante na sua rotina.

Lista de contatos

Muitas pessoas acreditam que a seção de contatos de uma agenda se tornou obsoleta com o uso dos celulares. Porém, há profissionais que não abrem mão dessa opção. Por mais que telefones e e-mails possam ser salvo em smartphones, existem momentos em que a agenda de negócios já está em mãos, como durante reuniões, quando os celulares precisam ficar desligados.

Além disso, sabemos que frequentemente esses aparelhos podem nos deixar na mão, fazendo com que percamos todas as informações. Nesse caso, anotações em uma agenda são uma excelente maneira de se precaver contra essas situações.

Calendário

Uma agenda de negócios com calendário segue a mesma premissa da lista de contatos. Ainda que possamos anotar datas importantes no computador ou celular, há momentos em que essas informações fazem falta em uma agenda.

Um exemplo são os feriados. As agendas atualizadas sinalizam quais são facultativos, os nacionais e internacionais. Assim, você não corre o risco de marcar algum compromisso em um feriado e depois ter que remarcá-lo ou, pior, remanejar todo o seu planejamento por um simples engano.

Uma é a melhor e mais tradicional maneira de melhorar a sua performance e produtividade profissional, já que, anotando e visualizando todos os seus compromissos, será mais fácil alcançar os seus objetivos.

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