Como organizar sua agenda de negócios para ter mais sucesso

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Você tem o costume de usar uma agenda de negócios? Sabia que ela é mais importante do que imagina? Trabalhar de maneira organizada e planejada é um dos fatores-chave para o sucesso dos seus planos, metas e objetivos. Porém, em um mundo tão digital, já se tornou raridade encontrar alguém usando uma agenda de papel e uma caneta, não é mesmo?

Entretanto, mais pessoas a usariam se soubessem da sua importância. Para você ter uma ideia, um estudo realizado na Universidade de Toronto constatou que estudantes que anotavam os seus objetivos conseguiram melhor performance e notas do que aqueles que não anotavam.

Outra pesquisa, realizada pelo professor Gail Matthews, Ph.D de uma universidade da Califórnia, mostrou que aqueles que registravam suas metas conseguiam cumprir mais em comparação com quem não as escrevia. Então, para que você também possa fazer parte dessa porcentagem de sucesso, entenda, a seguir, como organizar uma agenda de negócios e como escolher a ideal para você. Boa leitura!

Por que uma agenda é importante?

Introduzir o planejamento diário em sua rotina é uma etapa essencial para criar equilíbrio em sua vida. Ele permite separar claramente o tempo que você gasta trabalhando e o tempo para todas as outras atividades.

Isso é ainda mais importante se você trabalha em casa, pois as rotinas pessoais e profissionais podem facilmente se misturar. Aqui estão outras razões pelas quais você deve criar um planejamento em sua vida:

  • pode tornar sua rotina muito menos estressante: saber o que esperar do próximo dia (e ter um plano de ação para cada tarefa) reduz, consideravelmente, a quantidade de estresse no dia seguinte;
  • facilita a autoavaliação: ter planos permite analisar se você se mantém fiel a eles, avaliando sua própria capacidade de permanecer (ou não) dentro do cronograma. Com o tempo, é possível descobrir o que funciona melhor para o seu estilo de vida;
  • ajuda a estar preparado: não podemos prever todos os obstáculos, mas sua rotina de planejamento pode ter um plano para situações de emergência ou inesperadas. Isso evita o pânico e ajuda a tomar melhores decisões;
  • reduz a procrastinação: se você possui compromissos predefinidos, é muito mais difícil (e doloroso) adiar essas tarefas. O prazer de cumprir as atividades pode ser a motivação necessária para continuar;
  • garante tempo para outras atividades: podemos perder muito tempo entre os compromissos do dia a dia. Uma agenda bem estruturada também reserva períodos para outras atividades, como ficar com a família, estudar, descansar ou qualquer outro hobby que seja importante para você.

Como organizar uma agenda de negócios?

Planejamento deve ser a palavra de ordem para aqueles que querem ter uma vida de sucesso e mais organizada. Nesse caso, é importante manter atenção a alguns hábitos para organizar a sua agenda de negócios.

Tenha objetivos claros

Para registrar as suas metas, objetivos e tarefas diárias, antes, é preciso conhecê-las, certo? Então, o primeiro passo é definir e anotar o que você precisa para alcançar o sucesso, quais medidas e hábitos deve colocar em prática e quais atividades precisa executar nos dias da semana.

Separe o que é prioridade daquilo que pode ficar em segundo plano na sua vida. Contudo, é importante ter os pés no chão durante esse desenvolvimento, pois as suas metas precisam ser claras e alcançáveis.

Programe-se com antecedência

A melhor dica para se programar com antecedência é fazer isso um dia antes. Ao finalizar as suas tarefas do dia, visualize quais delas conseguiu cumprir e quais ficaram pendentes.

Depois, anote na sua agenda de negócios quais metas precisam ser cumpridas e os horários para cada uma delas. Isso previne que você se esqueça de fazer algo ou acabe se enrolando com algum compromisso.

A nossa rotina tem se tornado cada vez mais corrida, e 24 horas já não são mais suficientes para todos os afazeres. Então, para conseguir concluir tudo que precisa com eficiência e qualidade, tirar esse tempo ao final de cada dia é essencial para a sua performance.

Defina as suas prioridades

Não adianta querer abraçar o mundo e fazer mil coisas durante o dia. Isso apenas trará frustração. Para alcançar os seus resultados e evitar frustrações (que podem ser desmotivantes), é necessário entender quais são as suas prioridades, a fim de que você possa manter o foco na sua rotina e não deixe de cumprir nada que seja altamente relevante ao seu sucesso.

Para ajudar nessa definição, pense em quais prazos estão mais perto de vencer e quais atividades demandam mais tempo. A dica é: faça o que for mais difícil primeiro. No entanto, caso surja algum imprevisto durante a sua rotina ou algo que precisa ser feito com urgência, altere os seus horários e anote isso na sua agenda. Dessa forma, nenhuma tarefa deixa de ser cumprida.

Crie um ritual diário

Assim como qualquer novo hábito, gerenciar sua agenda exige consistência. Quando você deseja alcançar metas específicas, adotar um certo ritual fornecerá a estrutura e a disciplina necessárias. Por exemplo, tenha um horário específico todos os dias para organizar sua agenda.

Separe tempo para tudo

Algumas pessoas deixam as atividades pessoais fora do seu calendário, mas a realidade é que, quando você fica ocupado, essas são as primeiras tarefas a se perderem. Priorizar sua saúde física, mental e emocional é a meta mais importante. Programe tudo, da meditação diária ao tempo com a família.

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Tenha momentos de descanso

Pode ser tentador agendar atividades importantes para cada hora do dia. Porém, seu cérebro precisa de momentos para recarregar as energias, seja com um cochilo rápido, um café ou alguma distração.

Sem esses períodos de descanso, sua produtividade e atenção vão despencar durante o dia — aumentando a chance de erros. Procure organizar tarefas por nível de dificuldade. Algo mais difícil exige um tempo maior de descanso e vice-versa.

Não existe uma regra para a duração das pausas. Faça testes e veja em quanto tempo você se sente revigorado. Para garantir esses momentos, uma boa ideia é definir alarmes em seu celular. As pausas também podem ser usadas para avaliar a atividade anterior e se organizar para a próxima.

Analise o seu estilo de vida

O objetivo de toda agenda pessoal e profissional é tirar o máximo de proveito de cada hora do dia. No entanto, não somos robôs. Tome cuidado para não definir metas irreais que podem, além de atrapalhar o seu dia, aumentar seu estresse e frustração.

Procure sempre aprimorar suas metas e produtividade, mas tenha certeza de que esse planejamento está de acordo com o seu ritmo e estilo de vida. Como regra, não tente copiar rotinas de outras pessoas.

O que uma agenda de negócios precisa ter?

Diferentemente do que muita gente pensa, as agendas de negócios não são todas iguais. Para se organizar da maneira adequada, a sua agenda precisa apresentar algumas seções específicas, que façam sentido na sua rotina.

Planner semanal

Uma boa agenda de negócios precisa contar com um planner semanal em que você anotará todas as suas atividades diárias, com especificação de horários. Nesse espaço, serão registradas as suas reuniões, compromissos, além das tarefas que precisam ser cumpridas em cada dia da semana.

Essa seção facilitará, e muito, a sua organização e planejamento de metas, pois, a partir delas, você saberá o prazo para cada atividade e quais tarefas estão próximas de vencer.

Espaço para anotações

Por mais que o seu dia esteja completamente planejado, as chances de surgirem imprevistos ou algo que precise ser registrado são grandes. Então, é importante que, na sua agenda, haja uma seção para anotações avulsas, como algo que não possa ser esquecido mas não foi anotado, algum item que você precise comprar ou algum compromisso que surgiu de última hora.

Assim, não há necessidade de comprometer o seu planner e, ao mesmo tempo, você não se esquece de algo que seja relevante na sua rotina.

Lista de contatos

Muitas pessoas acreditam que a seção de contatos de uma agenda se tornou obsoleta com o uso dos celulares. Porém, há profissionais que não abrem mão dessa opção. Por mais que telefones e e-mails possam ser salvo em smartphones, existem momentos em que a agenda de negócios já está em mãos, como durante reuniões, quando os celulares precisam ficar desligados.

Além disso, sabemos que, frequentemente, esses aparelhos podem nos deixar na mão, fazendo com que percamos todas as informações. Nesse caso, anotações em uma agenda são uma excelente maneira de se precaver contra essas situações.

Calendário

Uma agenda de negócios com calendário segue a mesma premissa da lista de contatos. Ainda que possamos anotar datas importantes no computador ou celular, há momentos em que essas informações fazem falta em uma agenda.

Um exemplo são os feriados. As agendas atualizadas sinalizam quais são facultativos, os nacionais e internacionais. Assim, você não corre o risco de marcar algum compromisso em um feriado e depois ter que remarcá-lo ou, pior, remanejar todo o seu planejamento por um simples engano.

Uma agenda é a melhor e mais tradicional maneira de melhorar a sua performance e produtividade profissional, já que, anotando e visualizando todos os seus compromissos, será mais fácil alcançar os seus objetivos.

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