Confira 6 dicas ideais para organizar documentos com pastas suspensas

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Se você trabalha em casa ou quer organizar melhor os seus documentos no escritório, contar com as tradicionais pastas suspensas pode ajudar, e muito, nesse processo. Afinal, esse material permite, como nenhum outro, separar, identificar e destacar importantes arquivos de seu negócio, de forma prática, segura e, principalmente, muito bem planejada.

No entanto, apesar de toda essa praticidade disponível, podemos garantir que nem todo mundo consegue usufruir dos benefícios das pastas suspensas logo de primeira. Por isso mesmo, pensando em ajudar você com a organização e o planejamento de sua rotina de trabalhos, resolvemos preparar este post completo, exclusivamente para trazer dicas sobre como arrumar seus documentos, utilizando essa prática e útil ferramenta.

Podemos começar?

1. Organize bem as pastas suspensas

O primeiro passo para melhorar a organização de seus documentos com as pastas suspensas é criar meios e formas de separá-las, sempre levando em consideração a utilidade e a frequência de pesquisa daqueles materiais.

Para ficar mais claro, confira as dicas e sugestões a seguir!

1.1. Classificação por ordem alfabética

As pastas suspensas podem ser organizadas em ordem alfabética, justamente para facilitar a sua pesquisa na hora de encontrar um ou outro documento. Claro que tudo vai depender do tipo de material que você arquiva e se há essa possibilidade de organização.

Por exemplo, é possível fazer a separação pelos nomes dos clientes, dos produtos ou dos serviços, bem como pelos tipos de documentos (ofícios, atas, notificações etc.).

1.2. Classificação por mês

Uma outra forma de organizar as pastas suspensas é as separando por mês! Ou seja, contar com 12 pastas, cada qual representando um mês do ano, para armazenar os documentos referentes a esses períodos.

Após a virada de ano, é possível transferir todas as pastas para um arquivo maior e recomeçar do zero.

1.3. Classificação por cor

Como existem pastas suspensas de diversas cores, também é possível aproveitar esse diferencial para se organizar melhor. Para exemplificar, pode funcionar da seguinte forma:

  • pastas vermelhas para arquivos de maior urgência e frequência de uso;
  • pastas azuis para documentos importantes, porém sem muitas pesquisas constantes;
  • pastas verdes para aqueles materiais que dificilmente serão utilizados outra vez, mas que precisam estar arquivados.

2. Utilize identificações fáceis e práticas

Aproveitando o gancho do tópico acima, é fundamental que, independentemente do modelo e do método escolhidos por você para organizar suas pastas suspensas, haja também uma identificação clara e prática.

Afinal, por mais cuidadoso que você seja, pode ser que se esqueça do que cada pasta representa ali. Além do mais, outras pessoas também podem vir a utilizar esses papéis. Assim, use etiquetas para identificar cada material e otimizar o uso do conteúdo no dia a dia.

3. Escolha bem o modelo de pasta suspensa para o seu trabalho

Hoje, há diversas pastas suspensas que podem ser utilizadas na sua rotina. Por isso, é fundamental que a escolha e a decisão de compra sejam estratégicas. Afinal, um modelo com mais divisórias pode ser o ideal para grandes volumes de documentos em certas empresas, mas pode ser desnecessário em outras, por exemplo.

Para um trabalho home office, em que há a necessidade de arquivar apenas documentos mais simples e de baixo volume, uma pasta suspensa básica e até mesmo sem divisórias já pode ser suficiente e útil.

Portanto, conheça bem as suas necessidades e invista no material mais adequado para aquilo que, de fato, você precisa.

4. Mantenha a organização em dia

Não adianta comprar pastas suspensas para o seu negócio, se você não mantiver uma organização frequente e constante, concorda? Por isso, nós reforçamos a importância dos tópicos anteriores, principalmente quanto à questão da separação e da identificação dos documentos.

Afinal, se o profissional não preza por isso, muito provavelmente vai perder ou misturar documentos ao longo dos dias. Isso, consequentemente, pode impactar o seu trabalho, fazendo perder todo o sentido de investir nas pastas suspensas.

Sendo assim, ao organizar tudo, respeite o método escolhido e mexa com disciplina em todos os documentos, sempre os colocando de volta no lugar certo.

5. Retire papéis desnecessários das pastas suspensas

É normal que alguns arquivos percam o seu valor ou que não tenham mais necessidade de serem guardados. Assim, é importante retirá-los das pastas suspensas e, dessa forma, abrir espaço para novos documentos, realmente mais úteis naquele momento.

Para isso, o ideal é realizar uma manutenção constante, descartando os papéis sem importância na hora certa. Ou seja, não esperar ou deixar acumular por muito tempo.

6. Mexa nos documentos com cuidado

Você deve investir em pastas suspensas de qualidade e com uma boa resistência, com o intuito de preservá-las por muito mais tempo! No entanto, não basta apenas isso! Na hora de mexer ou pesquisar por algum papel, é fundamental ter cuidado e cautela, para não danificar nem o material nem o documento em si.

Portanto, oriente também seus funcionários ou colegas de trabalho a manusearem a ferramenta de forma eficiente e com a devida atenção, para aumentar a vida útil do material, mas também para ajudar na boa organização e na preservação dos arquivos.

Em resumo, essas foram algumas dicas úteis sobre como organizar melhor os documentos de trabalho, utilizando as tradicionais pastas suspensas. Como vimos, apesar de essa ferramenta já ser velha conhecida de muitos profissionais, há uma infinidade de formas diferentes de utilizá-la e, consequentemente, de usufruir de toda a sua praticidade e funcionalidade no dia a dia de um escritório.

Antes de finalizar, se você quer reorganizar sua rotina e colocar em ordem todos os seus documentos, saiba que a PORT é especialista em materiais de escritório de todos os tipos, o que inclui uma variedade enorme de pastas suspensas, sempre prezando pelas marcas mais reconhecidas do mercado, por um atendimento diferenciado e, claro, pela facilidade e comodidade de comprar tudo pela internet, no conforto de sua casa ou trabalho.

Curtiu as dicas? Então, para complementar sua leitura e ajudar com a sua organização, não deixe de conferir também nosso próximo post e saiba como escolher os melhores gaveteiros de escritório. ​

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