Contar com uma gestão eficiente de compras para empresas é fundamental. Isso vale tanto no caso dos próprios insumos necessários à elaboração e às vendas dos produtos quanto para itens de uso interno das equipes.
Por esse motivo, comprar matéria-prima para uma fábrica ou adquirir materiais para um escritório de pequeno porte demandam bastante trabalho e muita organização. Lembre-se de que as chances de desperdício são menores quando tudo é feito de forma planejada.
Quer saber como você pode melhorar todo esse processo dentro da empresa? Preste bastante atenção nas 6 dicas que separamos a seguir. Depois delas, sem dúvidas, suas compras ficarão muito mais simples e práticas.
Vamos começar? Continue a leitura e anote cada detalhe!
1. Acompanhe o estoque de perto
Ter um controle rigoroso de tudo o que entra e sai do estoque é essencial para facilitar os processos de compra nas empresas. Busque realizar inventários e contagens de acordo com a necessidade do negócio.
A pior coisa que pode acontecer dentro de um setor de armazenagem é encontrar uma divergência entre o sistema e a realidade. Imagine você concluir uma venda, imprimir a nota fiscal e, na hora da entrega, não ter o produto disponível nas prateleiras?
Além do péssimo impacto comercial que isso pode provocar à marca, provavelmente você vai ter de correr atrás dos insumos necessários em cima da hora, aceitando preços mais elevados. Uma boa gestão de estoque é imprescindível para que o setor de compras tenha segurança e tranquilidade para trabalhar sem emergências ou correrias.
Para tornar alguns processos ainda mais ágeis e práticos no estoque, pesquise por métodos logísticos específicos, como FIFO (First In, First Out) ou LIFO (Last In, First Out), além de sistemas, impressoras e equipamentos mais modernos, que sempre auxiliam nas rotinas de movimentação dos produtos.
Quem sabe não está na hora de renovar todo esse setor da companhia?
2. Conheça bem todos os seus fornecedores
Para manter a excelência durante as etapas de compras para empresas, é fundamental contar com a participação de bons fornecedores. Eles devem atender às suas demandas, com prazos e condições de pagamentos favoráveis.
É essencial estabelecer parcerias com empresas confiáveis e de referência (preferencialmente que forneçam uma ampla gama de produtos para que se possa escolher a melhor opção). Ao adquirir materiais de escritório, por exemplo, você não vai querer comprar canetas em uma loja e blocos de anotação ou grampeadores em outra.
O ideal é que consiga concentrar tudo em um só lugar — se for de forma online e segura, melhor ainda. Isso ajuda a economizar tempo e dinheiro, além de ser muito mais prático para comparar todas as opções de produtos fornecidas.
3. Capacite os funcionários
Para que o processo de compras para empresas seja de fato eficaz, é preciso que todas as equipes interajam com o setor responsável pelas aquisições.
Quer um exemplo mais prático? Você acaba de comprar novos cartuchos de tintas, porém a área de faturamento informa, um dia depois da entrega, que precisa de uma fita para a única impressora matricial da empresa.
Nesse caso, não há muito a fazer. Provavelmente, você terá que abrir um novo pedido com o fornecedor e pagar novamente o frete. Tais detalhes, apesar de pequenos, podem gerar custos desnecessários e trabalhos redobrados (tudo isso simplesmente devido às falhas de comunicação).
Portanto, é importante que todos os funcionários estejam capacitados e integrados às necessidades da empresa, independentemente de seu tamanho. É preciso promover treinamentos sobre os mais variados processos de pedidos, além de estabelecer datas-limite para as compras, com o intuito de incentivar as equipes a comprarem juntas e economizarem nas entregas.
4. Conte com uma previsão de vendas real
Todo negócio precisa criar previsões e metas de vendas para determinado período. Sempre pode haver ajustes, mudanças e adaptações, de acordo com diversos fatores e cenários econômicos.
Porém, é fundamental que todas essas informações estejam acessíveis ao setor de compras, para que seja possível estabelecer planejamentos de forma eficiente. A partir desse processo, fica mais fácil estimar e incluir os itens e insumos necessários às etapas de produção — também muito importantes e sobre as quais veremos no tópico a seguir. Confira!
5. Planeje e controle a produção
Essa etapa serve como base das compras para empresas. A partir dela, é possível calcular quantidades, planejar reservas e cumprir um orçamento. Cada organização tem suas particularidades e seus métodos de produção.
No entanto, o ideal é contar com um sistema “just in time”, que seja capaz de planejar todos os processos e indicar o momento exato em que um insumo é necessário. Dessa forma, é possível organizar melhor as aquisições, os transportes e os recebimentos.
6. Tenha sempre um plano B
Mesmo que o processo de compras funcione perfeitamente em um negócio há muitos anos, é sempre bom contar com um plano de emergência. Os bons fornecedores, mais uma vez, são partes essenciais para atender a uma demanda de última hora (pelo menos até que a normalidade volte).
Por isso, muito além de uma lista de contatos ampla, é importante que a empresa confie e conheça seus parceiros. Mesmo que ela siga todo o planejamento de compras, produção e vendas, sempre pode haver brechas e imprevistos em alguma etapa.
Se for possível, visite a planta e as lojas dos principais fornecedores. Verifique seus processos e suas opções de produtos que, por acaso, possam ser úteis em pedidos emergenciais.
Neste artigo, demos algumas dicas infalíveis para agilizar as compras dentro das empresas. Além de detalhar cada processo, é imprescindível que os setores internos sejam devidamente automatizados e contem com sistemas, computadores, impressoras ou outros equipamentos de última geração, que garantam uma boa qualidade.
Somente assim é possível otimizar o processo e o trabalho dos colaboradores, certo? Como consequência, a marca conquistará a excelência e obterá os melhores resultados.
E então, gostou de descobrir como tornar as compras para empresas mais ágeis? Quer o melhor fornecedor? No site da PORT, você encontra os melhores materiais de escritório, informática e papelaria. Entre e confira!
