Gerenciador de tarefas: veja como otimizar processos do escritório

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Ser um bom gerenciador de tarefas consiste em um trabalho complexo, mas que precisa fazer parte do dia a dia de todo gestor. Sendo bem realizado, ele consegue criar um fluxo de atividades eficiente, onde todos os colaboradores trabalham em parceria em busca de uma rotina mais eficaz e com reduzido índice de falhas operacionais.

É necessário destacar que todos os processos de gestão de uma empresa estão diretamente associados à capacidade de manter a sua organização de acordo com os prazos e acordos de mercado. Então, continue a leitura e saiba como otimizar os seus processos de forma satisfatória!

Determine prazos

Determinar um prazo para cada objetivo é essencial para que os seus ideais passem de simples metas para planos completos. Enquanto não tiver uma data estabelecida para finalizar alguma obrigação, será mais propício dar espaço para outras tarefas e compromisso menos relevantes.

Desse modo, o tempo vai passando e quando perceber, você vai ver que não está mais perto daquele objetivo que sempre desejou para o sucesso de seu escritório. Por outro lado, prazos verdadeiros ajudam a manter o foco nas prioridades certas e alcançá-las dentro de um pequeno tempo.

Delegue tarefas

Diversos gestores têm receio de delegar tarefas, pois acreditam que delegar é o mesmo que deixar um trabalho importante ou, até mesmo, urgente largada aos cuidados de qualquer um.

Mas as coisas não são assim — e o primeiro passo é selecionar uma pessoa de confiança. Isso é fundamental para que você consiga repassar parte das responsabilidades sem precisar se preocupar se elas serão bem realizadas, o que seria tão ruim quanto fazer tudo isso sem a ajuda de ninguém.

Uma excelente forma de evitar erros é passar instruções claras a respeito das tarefas que foram delegadas, visto que uma boa comunicação entre os colaboradores é primordial para que todos estejam no mesmo ritmo do que precisa ser executado.

Não se esqueça de que as pessoas têm interpretações distintas sobre os mais variados assuntos. Dessa forma, seja claro sobre o que precisa ser ou não realizado para que a tarefa alcance o resultado pretendido.

Conte com a tecnologia

Todos os métodos e ferramentas usadas para realizar as atividades têm grande interferência no resultado final. Então, gerenciar tarefas não é algo diferente, especialmente se deseja criar na organização uma cultura que prioriza os valores e ações.

Logo, contar com a tecnologia é primordial, pois ela é capaz de agilizar todas as atividades dentro da empresa. Uma ferramenta de qualidade ajuda na boa comunicação entre os profissionais, que, por sua vez, deixa as tarefas mais otimizadas e eficientes. Assim, a companhia alcança ótimos resultados.

Escolha um sistema

Um sistema de gerenciamento de tarefas é capaz de listar e organizar as atividades de seu time em apenas um lugar. É uma ferramenta que melhora o fluxo de informações e a comunicação entre os colaboradores, ajudando-os a manter o foco no que é mais necessário e alertando-os sobre as próximas obrigações.

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Para proporcionar esse resultado, um gerenciador de tarefas apresenta muitas funcionalidades e recursos. Entre eles, podemos mencionar a criação de grupos específicos de trabalho.

Por exemplo, as atividades que são mais complexas podem ser divididas em partes reduzidas; os lembretes e as notificações podem ser colocados para que o período seja respeitado, deixando a rotina dos colaboradores mais eficiente, e assim por diante.

Desse modo, é válido salientar que uma ferramenta de gerenciamento de tarefas proporciona diversas vantagens para a empresa, como:

  • aumenta o foco no trabalho;
  • reduz a quantidade de reuniões;
  • favorece a colaboração entre os profissionais;
  • facilita o processo de comunicação;
  • permite um maior controle das informações;
  • monitora o andamento das tarefas;
  • fornece informações mais realistas.

Saiba quais aplicativos podem atuar como um gerenciador de tarefas no escritório

Vários apps são verdadeiros parceiros no momento de administrar os compromissos do dia a dia. Listamos, agora, alguns importantes aplicativos que podem ser usados para esse gerenciamento de tarefas e, consequentemente, o aumento da produtividade. Confira!

Trello

O Trello é um dos mais desejados do pessoal que ama organizar a vida, já que ele permite que você elabore quadros interativos com listas para gerenciar as atividades do trabalho, da faculdade e da vida pessoal. É perfeito para determinar metas pessoais também, facilmente visualizáveis e controláveis. O app aguenta links e anexos, possibilita o compartilhamento para trabalho em grupo e está disponível para acesso no navegador.

Google Keep

O aplicativo da Google é uma excelente opção, pois ele permite que o usuário sincronize as notas com os outros apps e seja acessado por meio de outro navegador. É possível também elaborar notas rápidas como lembretes e alarmes, determinar prioridades e marcar as tarefas por cores ou categorias.

Por fim, o Keep permite elaborar fotografias, gravações de voz e listas que podem ser transcritas para texto rapidamente.

Wunderlist

O Wunderlist consiste em um importante gerenciador de tarefas que ajuda na elaboração de listas de todos os tipos. Ou seja, é possível criar lembretes com a finalidade de lembrar-se de ir ao supermercado, planejar férias ou, claro, administrar vários projetos. As tarefas podem ser definidas por ordem de prioridade e grau de necessidade.

É um aplicativo simples de ser usado, apresenta um visual clean e é excelente para ir direto ao ponto. Nas anotações, o usuário estabelece o prazo de conclusão e liga um alarme, a fim de ser notificado quando o prazo estiver finalizando. Os alertas podem aparecer no e-mail e no celular.

Evernote

O Evernote é considerado um dos aplicativos mais completos, pois permite gerenciar notas rápidas (como o Keep), porém, suporta listas mais elaboradas, anexos, inserção de links e tabelas. Um importante diferencial é a oportunidade de compartilhar várias notas com outras pessoas, o que é ótimo para trabalhos em equipe.

Um gerenciador de tarefas pode ser muito útil para aumentar a produtividade e os resultados de sua empresa. Saiba que essas ações são capazes de ajudar o empreendedor, deixando as tarefas mais otimizadas, e, além do mais, os colaboradores trabalham mais focados para alcançar bons resultados.

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