Como organizar uma lista de compras de materiais para escritório?

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A lista de compras de escritório é fundamental para facilitar a aquisição dos produtos, controlar o estoque, conseguir melhores preços e evitar a falta de material durante a execução das atividades. Seja um novo espaço, ou a manutenção de um ambiente já existente, é preciso ter um bom planejamento para economizar e garantir todos os suprimentos necessários para oferecer serviços de qualidade.

Organizar uma lista eficiente vai muito além de pesquisa de preço. É preciso considerar a qualidade dos produtos, a real necessidade do escritório, a facilidade de acesso e de aquisição dos materiais, a centralização das compras para criar oportunidades de maiores descontos, dentre outros fatores.

Pensando nisso, fizemos este post para que você saiba como organizar uma lista de compras para escritório de forma eficaz. Boa leitura!

Faça o cálculo e a contagem de estoque

O primeiro passo para elaborar uma lista de compras de escritório eficiente é contar o estoque e fazer uma previsão do que é gasto em um determinado período de tempo. Esse processo deve ser constante para que as informações sejam atualizadas, o controle seja mais efetivo e a previsão cada vez mais próxima da realidade.

Para isso, é imprescindível contabilizar tudo que é gasto. Os itens com maior demanda devem ser controlados diariamente (como papel), outros podem ter monitoramento mensal (como tôner para impressora), a depender da rotina de cada escritório. Computando a quantidade e os produtos que são utilizados é possível identificar quais itens têm maior demanda, qual o prazo médio para reposição e o investimento necessário para cumprir as aquisições.

Isso evita a falta de material no meio de uma atividade. Imagina você precisar imprimir um documento e a impressora não tem tinta, ou o papel acabar? Essa situação pode gerar estresse entre a equipe, perda de credibilidade com clientes e prejuízos financeiros para o negócio. 

Faça uma planilha

Para conseguir analisar e coletar os dados de forma organizada é fundamental elaborar uma planilha, seja no Excel ou por meio de um software de gestão mais avançado. Dessa forma, é possível centralizar as informações, acessá-las mais rapidamente, padronizar o processo de compras em relação à qualidade, quantidade e frequência, otimizar o tempo e reduzir os custos.

Isso porque a planilha permite ter uma visibilidade de todo o processo, incluindo as demandas que podem diminuir ou aumentar com o passar do tempo. Assim, é possível estimar os gastos, estudar a viabilidade financeira das aquisições, analisar o crescimento do negócio, identificar pontos de economia e diminuir os desperdícios

Organize a planilha por categorias

Ao elaborar uma planilha é bom organizá-la por categorias para melhor visualização, controle e entendimento das informações. Elas podem ser determinadas de acordo com o dia a dia de cada negócio, e suas reais necessidades. No caso de materiais para escritório, é interessante dividi-las pelos itens propriamente ditos, e criar subcategorias.

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Por exemplo, um escritório de arquitetura pode determinar papel como uma categoria, e dividi-la em subcategorias, como tamanho, já que esse segmento utiliza diversos tamanhos para impressão de projetos. Caso seja um escritório de fotografia, a subcategoria pode ser o tipo de papel, gramatura, qualidade ou tamanho.

Há diversos tipos de materiais que podem constar na lista de compras de escritório e na planilha de controle, desde os itens mais básicos, como lápis, borracha, caneta, pastas, blocos de anotações, agendas, marca-textos, clipes de papel, porta-arquivos, grampos, toner para impressora, até os itens mais supérfluos, como artigos de decoração. Todos eles devem ser separados por categorias e subcategorias, de acordo com a demanda e segmento de cada escritório.

Compare a qualidade dos produtos

Com a crescente competitividade de mercado, é fundamental atentar-se para a qualidade dos materiais adquiridos, a fim de oferecer um serviço ou produto de qualidade para os consumidores e também para que o negócio se mantenha concorrente. Por isso, ao fazer uma lista de compras para escritório compare a qualidade dos produtos e não faça escolhas considerando apenas o menor preço.

Em alguns casos, a qualidade é muito importante para o bom desempenho das atividades, como na compra de equipamentos, como impressoras e computadores. O tôner também é um item que precisa ter qualidade, pois influencia muito nas impressões e na forma de apresentação do trabalho. É fundamental analisar até onde vale a pena economizar, já que, muitas vezes, o barato pode sair muito mais caro.

É bom que todas essas informações sejam anotadas na planilha, pois facilita muito a saber, na hora da compra, quais itens devem prezar pela qualidade e quais podem ser selecionados pelo menor preço. Também é interessante incluir a marca e as especificações do item desejado para que realmente atenda às necessidades do negócio.

Coloque links de acesso aos produtos

O e-commerce vem ganhando cada vez mais espaço no mercado pelas diversas vantagens que oferece, como comodidade, melhores preços e variedade de produtos. Por isso, ao criar uma lista de compras de escritório é muito útil incluir na planilha links de acesso aos produtos. Isso facilita muito os processos de aquisição e torna os produtos acessíveis em tempo real, tanto para pesquisa de preço como para acessar informações relevantes sobre as suas especificações e efetuar a compra.

Além disso, centralizar todas as compras em um único site gera muita economia, pois há a possibilidade de conseguir melhores preços e também de o frete ser único ou gratuito, dependendo do valor da compra. Sendo assim, baseado na previsão de frequência das aquisições de cada material, programe a melhor data para comprar tudo de uma só vez.

Como visto, a lista de compras para escritório pode ser muito mais útil e eficiente do que se imagina. Se feita de acordo com as nossas dicas e com um bom planejamento, é possível otimizar o tempo, evitar imprevistos, organizar a reposição dos materiais e a aquisição de novos produtos em conformidade com as reais necessidades do espaço.

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